Николай Бортник - Бухгалтерское дело

При разработке индивидуальных графиков задания должны составляться с учетом подготовленности работника, которому поручается выполнение учетных и отчетных функций, технических средств учета и полного использования рабочего времени.

В графике вначале заполняется первый раздел «Основная работа», а затем второй раздел «Работа по совместительству».

В обоих разделах графика показываются в первую очередь работы, выполняемые в учетном периоде: ежедневные, пятидневные, десятидневные и т. д., а дальше – в отчетном периоде – по датам осуществления отчетных обязанностей.

В процессе разработки графиков приходится сталкиваться с отдельными моментами, тормозящими нормальный ход учетного процесса или лимитирующими сроки составления и представления отчетности. Например, к этому можно отнести несвоевременное отражение некоторых хозяйственных операций в соответствующих учетных регистрах. Многие хозяйственные операции могут быть пропущены и оказаться не записанными в журналы-ордера и другие регистры (это относится к регистрам не из первичных документов, а из ведомостей и журналов-ордеров).

Чаще всего пропускаются и несвоевременно отражаются в учете следующие операции:

• дебетовые обороты, учтенные в ведомостях по дебету счетов кассы и расчетного счета;

• полученные и начисленные суммы в уменьшение общепроизводственных общехозяйственных расходов;

• материалы, полученные в результате имевшего места брака деталей и изделий;

• расходы будущих периодов, подлежащие ежемесячному списанию на затраты, и т. д.

Подобного рода пропуски и несвоевременное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах обнаруживаются только лишь по истечении отчетного месяца, когда уже закончены и подсчитаны все ведомости или журналы-ордера и даже произведены записи в главную книгу. На выявление и исправление ошибок требуется значительное время в период составления отчета, что заметно отодвигает и сроки представления отчетности. Этот недостаток в учетной работе может быть устранен путем включения в графики учетных работников всех возлагаемых на них обязанностей с подробным указанием, в какие сроки и в какие учетные регистры и по каким документам записываются те или другие хозяйственные операции.

Во избежание излишних затрат времени на повторную сверку записей и устранение ошибок необходимо организовать тщательный текущий контроль за записями хозяйственных операций в журналы-ордера и ведомости по ним. Для этого необходимо вменить в обязанность каждому учетному работнику, чтобы он после записи каждой операции в журнал-ордер или ведомость, как правило, еще раз проверял, правильно ли данная операция перенесена из первичных или других документов в соответствующий учетный регистр. Особенно под такой контроль должны быть взяты такие участки работы, как учет и распределение заработной платы, распределение расхода материалов, распределение и передача услуг и работ вспомогательных цехов и записи операций из журналов-ордеров в главную книгу.

Кроме того, следует в графиках отразить работы, предусматриваемые организацией учета по журнально-ордерной форме. К этим работам можно отнести:

• отметки на документах, данные которых включены в учетные регистры, корреспондирующих счетов, номера журнала-ордера или ведомости и номера соответствующей строки;

• сверка данных журналов-ордеров с данными листков-расшифровок и другими документами;

• подтверждение подписью передачи и приема каждой суммы для включения в соответствующие регистры;

• подбор документов по соответствующим журналам-ордерам для брошюровки и хранения.

При разработке графиков надлежит разрешить вопросы в отношении и других подобных моментов и должно быть предусмотрено создание условий, при которых обеспечивалась бы полная возможность выполнения каждым исполнителем учетных обязанностей, предусмотренных графиком.

Составленные индивидуальные графики должны быть обсуждены с исполнителями. Тщательно разбираются все работы, техника и сроки их выполнения. Все замечания, дополнения и изменения вносятся в предварительный график.

После этого еще раз инструктируется каждый исполнитель, которому вручается его индивидуальный график. Одновременно с вручением графиков должен быть издан приказ по предприятию, обязывающий всех работников, связанных с учетными и отчетными работами, выполнять эти работы в предусмотренные графиком сроки. Сроки, предусмотренные графиком, строго обязательны для всех исполнителей. Всякое отклонение от сроков графика следует рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Составленные и врученные исполнителям графики должны совершенствоваться по ходу работы. Уточняются и изменяются отдельные виды учетных работ и операций, уплотняется нагрузка отдельных исполнителей. Устраняются все причины, тормозящие равномерное размещение учетной работы и сокращение сроков ее выполнения.

Содержание графика уточняется как под влиянием совершенствования способов и приемов исполнения учетной работы, так и в результате изменения объема и содержания хозяйственных работ. По мере необходимости в индивидуальные графики вносятся дополнения и исправления.

Составной частью планирования учетной работы является организация текущего контроля за выполнением плана.

Контроль выполнения является главным, решающим этапом планирования учетной работы. Успех работы учетного аппарата, его группы и отдельного исполнителя зависит от правильно организованной проверки исполнения.

Проверка исполнения в организации учета имеет огромное значение. Она позволяет прежде всего правильно распознать и определить качество работника, определить его достоинства и недостатки, определить недочеты заданий и поручений, выполнение которых проверяется.

Регулирование и контроль за выполнением работы приобретает большое значение в связи с неравномерностью поступления документов и их обработкой.

Целью проверки исполнения является не только констатация фактического состояния работы и ее недостатков, но и предупреждение недостатков, мобилизация работников и умение организовать их на борьбу с недостатками и обеспечение успеха в работе.

С организацией учета по графику контроль учетной и отчетной работы становится более действенным. Документооборотом предусматривается течение работы по этапам, операциям и исполнителям. Жесткие сроки выполнения той или другой работы, установление четких взаимоотношений между исполнителями и ответственность каждого исполнителя за свою работу облегчают организацию контроля. Такой контроль прежде всего должен быть возложен на самих исполнителей. Каждый из них обязан контролировать работу предыдущего исполнителя.