И. Пашкина - Внутренний аудит и контроль финансово-хозяйственной деятельности организации

Мы уже говорили о том, что система внутреннего контроля компании предполагает регламентирование форм и порядка представления отчетности уполномоченными сотрудниками и подразделениями компании в головной офис. Документы должны отражать все значимые для компании хозяйственные события, оказывающие влияние на формирование отчетности.

Филиалы, представительства и другие подразделения, территориально обособленные от головной организации и выделенные ею на отдельные балансы, формируют отдельные регистры бухгалтерского учета, на основании которых составляется внутренняя финансовая отчетность филиала. В учетной политике компании закрепляется порядок ведения бухгалтерского учета филиалами и составления ими внутренней бухгалтерской отчетности.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 г. № 43н) бухгалтерская отчетность организации должна включать показатели деятельности всех филиалов, представительств и иных подразделений (включая выделенные на отдельные балансы).

Головное подразделение, кроме ведения учета хозяйственных операций, проводимых им самим, формирует бухгалтерскую отчетность организации в целом путем сложения показателей, внесенных в собственные учетные регистры, и регистров обособленных подразделений. Поэтому внутренняя бухгалтерская отчетность по итогам каждого отчетного периода передается из всех подразделений в головную организацию. Показатели этой отчетности включаются в состав финансовой отчетности всей компании.

Информацию о хозяйственных операциях, которые подробно отражаются в бухгалтерском учете обособленных подразделений, головная организация получает свернуто через счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Однако всю полноту информации для анализа и принятия управленческих решений обеспечивает система документооборота между головной организацией и ее структурными подразделениями, которая включает формы отчетности и сроки ее представления.

Организации, имеющие обособленные структурные подразделения, составляют бухгалтерскую отчетность в соответствии с ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации». В Приложении к приказу Минфина России от 22.07.2003 г. № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций» приводятся рекомендуемые формы бухгалтерской отчетности.

Специалисты считают, что для проведения внутреннего контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности подразделений в состав внутренней отчетности, представляемой ими, необходимо включать следующую документацию:

1) формы бухгалтерской отчетности;

2) оборотно-сальдовые ведомости с детализацией по субсчетам и номенклатуре имущества;

3) справки, характеризующие состояние активов и обязательств подразделения (остатков МПЗ, сумм дебиторской и кредиторской задолженности и т. п.);

4) счета-фактуры (полученные и выставленные), выписки из книг покупок и продаж;

5) справки для составления налоговых деклараций (о средне-списочной численности работников и величине остаточной стоимости ОС в подразделении; о состоянии расчетов подразделения с бюджетом и др.);

6) справку о соблюдении кассовой дисциплины в подразделении.

Формируя бухгалтерскую отчетность компании, суммируют показатели бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках, отчета о движении капитала, отчета о движении денежных средств. При этом остатки на счете 79 «Внутрихозяйственные расчеты», отражающиеся в бухгалтерском учете головной организации, должны совпадать с совокупностью соответствующих остатков по данному счету обособленных подразделений, а сальдо по счету 79 в балансе организации должно равняться нулю.

Финансовая отчетность в первую очередь должна являться предметом пристального внимания службы внутреннего аудита, так как на ее основании принимаются решения о распределении прибыли, о привлечении займов и кредитов, о выдаче вознаграждений работникам. Проверка отчетности подразделений должна проводиться головной организацией не реже одного раза в год. Степень ее тщательности во многом зависит от сферы деятельности компании. Без уверенности в достоверности отчетности принимаемые собственниками компании решения могут быть неэффективными или даже привести к банкротству, так как практика показывает, что руководители подразделений могут, например, завысить реальные доходы компании в целях получения премии или, наоборот, занизить объемы, чтобы присвоить часть прибыли путем выведения затрат. Поэтому основная цель проверки формирования отчетности в компании – подтверждение ее достоверности. Согласно п. 6 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» полной и достоверной считается бухгалтерская отчетность, сформированная в соответствии с правилами, установленными нормативными актами по бухгалтерскому учету. Причем важно не только соблюдение правил, но и такая подготовка бухгалтерской отчетности, которая предоставляет достоверную и полную информацию об имущественном, финансовом положении организации и его изменении, финансовых результатах ее деятельности.

Программа проверки включает:

1) анализ взаимосвязи отчетных данных. Сопоставление данных годовой отчетности с данными квартальной и текущей отчетности;

2) проверку соответствия бухгалтерского учета принятой учетной политике компании и рабочему плану счетов;

3) сверку сальдо по счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты», числящегося во внутренней отчетности в проверяемом подразделении, с сальдо по счету 79, числящимся в бухгалтерском учете головной организации;

4) проверку правильности составления и своевременности передачи в головной офис извещений (авизо) при расчетах с головной организацией и другими подразделениями компании;

5) проверку достоверности данных, используемых головной организацией для составления налоговых деклараций;

6) проверку полноты и достоверности данных внутрифирменной отчетности, предоставляемой подразделением.

Осуществление проверки.Основанием для выводов о недостоверности отчетности в отдельных случаях могут служить результаты анализа и сравнение данных, указанных в бухгалтерской отчетности.

При проверке достоверности формирования отчетности аудиторы должны руководствоваться основными принципами ведения бухгалтерского учета, как то:

1) соблюдение в течение всего отчетного года принятой в компании единой учетной политики;

2) полнота отражения в учете всех хозяйственных операций и результатов инвентаризаций имущества и обязательств за отчетный период;

3) правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периоду согласно рабочему плану счетов;