Александр Шпаченко - Как из оплаты труда сделать эффективный мотивационный инструмент управления персоналом

Итак, нам необходимо формализовать и нормировать все процедуры персонала. Не путайте в данном случае понятие «нормирование» с фотографией рабочего дня. При фотографии рабочего дня фиксируется фактическое время выполнения работ в течение определённого периода времени, при котором описываются не всегда верные по сути действия персонала. При корректном нормировании устанавливаются нормативы на выполняемые работы. При этом нормирование работ нужно выполнять на экспертном уровне. Т.е. либо силами самого эксперта, либо под управлением эксперта. Потому как часто бывает, что сами сотрудники могут выполнять работу в несколько раз дольше, чем это возможно. Скорость движения рук здесь может быть ни при чём. Вся проблема часто кроется в методе работы, последовательности процедур и правилах их выполнения. Соответственно, задачей эксперта при нормировании также является определение правильного метода выполнения процедуры и фиксация порядка выполнения процедуры в виде стандартизированных документов. Это значит, что иногда, прежде чем выполнить нормирование, нужно провести анализ, затем модернизацию или реинжиниринг методов работы. В предыдущих главах книги я писал о том, что процедура нормирования должна соединять в себе две компетенции – нормировщика и специалиста, отвечающего за технологический процесс.

В случае, когда результатом работы персонала является получение на выходе некоего физического объекта или же неких работ с физическим объектом, нормирование данных работ обеспечить достаточно несложно. Но если объектом деятельности является виртуальный объект, то есть информация, то такой объект нормировать становится сложнее, не говоря уже о времени, которое сотрудник потратил на обработку некоего количества информации. Но если проанализировать всевозможного рода информацию, с которой работают сотрудники компаний, то становится понятно, что вся информация всё-таки имеет видимый объект, который иногда отражается в виде электронного события или документа либо в виде бумажного носителя, свидетельствующего о факте события. Так или иначе, событие, зафиксированное в электронном или бумажном виде, – это и есть тот самый объект нормирования, который можно нормировать. Ведь все умственные, виртуальные или физические действия, скрывающиеся за данным объектом, поддаются регламентации, стандартизации, а значит, и нормированию.

Формализовав все выполняемые персоналом процедуры, нормировщик должен указать номинальные нормативы на их выполнение. Сам процесс нормирования регламентированных экспертом процедур следует осуществлять на основании выполнения данных процедур руками конечных исполнителей, но при 100-процентном контроле экспертом, который разработал данные процедуры. Это обязательный этап нормирования. Без подтверждения нормативов руками хотя бы одного исполнителя Вы рискуете натолкнуться на большое сопротивление со стороны самих исполнителей при внедрении данных нормативов. Но если это будет сделано силами исполнителя и под контролем эксперта, то у Вас самих появится уверенность, что нормативы являются адекватными, что придаст Вам уверенности в принятии решений по внедрению данных нормативов на предприятии.

Кто-то может сказать, что нормирование процедур, которые имеют много ответвлений и, как следствие, разное время выполнения, является сложной задачей. Возможно, но эту задачу нужнорешать, иначе Вы не получите того, к чему стремитесь. И специализированные программные продукты умеют это делать.

Задача по стандартизации, формализации и нормированию процессов и процедур компании и персонала считается выполненной, если Вы сделали это хотя бы для 95% всех фактически выполняемых действий, которые составляют 99% суммарной загруженности сотрудника.

Также хочу сделать очень важное замечание для данного шага. Если на этапе нормирования процессов в норматив времени Вы будете включать такие действия, как «исправление собственной ошибки…», «ожидание…», «переход из кабинета в кабинет…» и т.п., то Вы наполните мотивационную систему временем не ценных для компании действий и тем самым будете платить за это время (действия) по повышенной ставке, а значит, поощрять персонал за действия, от которых, по сути, нужно избавляться. Конечно же, если в компании есть специальный сотрудник, который тем и занимается, что переносит бумаги из одной комнаты в другую, то в этом ракурсе для него это ценная деятельность. Раз компания взяла такого сотрудника на работу, значит, она считает это действие ценным для себя, как бы странно это ни звучало. Здесь главное – понять, что ценность работы в разрезе должности не равняется ценности в разрезе компании. Т.е. если в компании есть должность, специально созданная для переноски документов между кабинетами, то в рамках этой должности переноска документов считается ценной деятельностью. Но если на эти действия смотреть в разрезе компании и тем более клиента, то очевидно, что эта деятельность не является ценной.

Приведу один пример из практики нормирования ценных процедур для запуска Универсальной мотивационной системы оплаты труда в складском отделе:

Складской отдел в компании был расположен на втором этаже здания. Участок, с которого нужно было забирать готовую продукцию, находился на первом этаже. Также на первом этаже был расположен участок, куда сотрудник склада должен был перемещать продукцию в виде скомплектованных заказов для отгрузки клиентам. Поскольку процедуры отгрузки заказов и получения готовой продукции производились перманентно в течение всего рабочего дня, сотрудники склада были вынуждены перемещаться по лестнице с первого на второй этаж и обратно весь день, тратя на это своё время. Принципиально процедура отгрузки заказов со склада состояла из четырёх частей: сборка заказа на складе на втором этаже, транспортировка заказа на первый этаж, установка заказа в соответствующую зону, возврат сотрудника с первого этажа на второй. Немного с другой последовательностью выполнялась процедура по получению готовой продукции на первом этаже и её перемещению на склад на второй этаж. Казалось бы, нам нужно нормировать все четыре части процедуры и принять их за ценные, оплачивая нормативное время её выполнения по повышенной ставке. Но после анализа частоты процедур по отгрузке и приёму стало понятно, что, когда сотрудник отгрузил заказ на первый этаж, там же он может забрать и готовую продукцию, которую нужно перемещать на склад на второй этаж. Понимая также, что возврат самого сотрудника с пустыми руками с первого этажа на второй, равно как и его поход с пустыми руками за готовой продукцией со второго этажа на первый, не приносит ценности компании, я предложил исключить перемещение сотрудника между этажами с пустыми руками из ценного времени. Это значит, что время, потраченное сотрудником на перемещение между этажами с пустыми руками, ему не будет учтено в процедурах. Такая временная и ценностная оценка процедур привела к тому, что персонал перестал ходить между этажами с пустыми руками. Персонал начал сам синхронизировано совмещать получение готовой продукции при возврате на склад после окончания процедуры отгрузки заказов со склада. Здесь работает принцип «выполняется то, за что платится», и он работает на компанию.