Максим Кузнецов - Показываем бизнес-процессы

Управление документацией– функция менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов компании, включая их создание, «прохождение по службе», временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. Управление документацией является составной частью управления информационными ресурсами компании, одной из основных функций управления в организациях. Управление документацией основывается на Государственной системе документированного обеспечения управления (приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г.).

3.7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов

Бизнес-процесс– устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Владелец бизнес-процесса– должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о бизнес-процессе, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса.

Модель бизнес-процесса функциональная– модель бизнес-процесса, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.

Регламентация бизнес-процессов– применяемые компанией способы описания (формализации – последовательность, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения бизнес-процессов, отражаемые в нормативно-методических документах.

Функции– обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.

Модель бизнес-процесса– прикладное представление, в заданной нотации, исполняемых компанией работ.

Модель бизнес-процессов верхнего уровня– агрегированная наиболее общая модель бизнес-процессов компании.

Модель бизнес-процесса алгоритмическая– модель бизнес-процесса компании, отражающая состав и логику исполнения компанией работ при реализации бизнес-процесса.

Модель бизнес-процесса потоковая– модель бизнес-процесса компании, отражающая потоки объектов (материальные, финансовые и информационные).

Модель бизнес-процесса функциональная– модель бизнес-процесса компании, отражающая функциональный состав бизнес-процесса, закрепление функций процесса за исполнителями.

Политика– документально оформленное заявление руководства о политике и целях предприятия в области качества, охраны окружающей среды и охраны здоровья и безопасности труда.

Цели и задания– то, чего добивается предприятие или к чему стремится в области качества, охраны окружающей среды и охраны здоровья и безопасности труда.

Руководство– документ, определяющий систему предприятия.

Методологические инструкции, стандарты предприятия– документы, описывающие способ выполнения определенной деятельности в системе.

Методика– документ, конкретизирующий один или несколько методов осуществления деятельности.

Инструкция– документ, устанавливающий правила выполнения определенной деятельности.

Записи (зарегистрированные данные)– документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности в системе.

Политики представления и регламентации бизнес-процессов компании– нормативно-методический документ (нормативно-методический раздел документа), представляющий стратегические цели компании, задачи в сфере представления и регламентации бизнес-процессов, модель процессов верхнего уровня, классификатор процессов, показатели результативности компании, риски компании.

Политики представления и регламентации бизнес-процессов по направлению деятельности компании– нормативно-методический документ, представляющий для конкретного направления деятельности стратегические цели компании, детализированный классификатор бизнес-процессов, ключевые показатели эффективности, риски исполнения бизнес-процессов, меры по минимизации рисков.

Политика и цели в области качества– устанавливаются, чтобы служить ориентиром для организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организацией своих ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества создает основу для установления и анализа целей в области качества. Цели в области качества должны быть согласованы с политикой в области качества и обязательствами в отношении постоянного улучшения, а их достижение должно быть измеряемым. Достижение целей в области качества может положительно влиять на качество продукции, результативность производства и финансовые показатели и, тем самым, на удовлетворенность заинтересованных сторон и доверие с их стороны.

Порядок регламентации бизнес-процесса– нормативно-методический документ (нормативно-методический раздел документа), представляющий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов (может содержать детализацию описания бизнес-процесса с указанием процедуры исполнения бизнес-процесса, исполнителей (подразделения, уполномоченные лица), их прав и ответственности); в качестве входящей и исходящей информации – документов. Глубина описания порядка регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик бизнес-процессов.

Инструкция– нормативно-методический документ, представляющий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов (содержит детализацию описания бизнес-процессов, где в качестве исполнителей указываются должностные лица, выполняющие конкретные роли в бизнес-процессе, их права и ответственность); а в качестве входящей и исходящей информации – документы (или поля документов).

Документы нормативно-справочной информации– методические указания, положения, нормативы, процедуры.

Документ «Модель бизнес-процессов»– нормативно-методический документ, представляющий, на основе принятой нотации, описание деятельности компании, взаимосвязь бизнес-процессов, подпроцессов и процедур с использованием принятых в нотации моделирования текстовых, табличных и графических информационных объектов. Обычно документ «Модель бизнес-процессов» разрабатывается в контексте той или иной методологии моделирования и предполагает использование принимаемых в ней решений в качестве дополнительных методических материалов.

Электронная модель компании– использование информационных технологий в интересах разработки модели деятельности компании. Для ее создания применяют специализированные программные продукты, которые позволяют: создавать электронные модели деятельности компании « как есть» и « как надо» (« as is» и « to be»); автоматизировать процесс разработки регламентных документов (создаваемые на выходе регламентные документы не требуют дополнительной доработки); уточнять требования к регламентным документам; корректировать документы в соответствии с изменяющимися требованиями; создавать информационные системы доведения регламентов до исполнителей с заданными параметрами.