Юрий Наврузов - Структурирование хаоса или практическое руководство по управлению командой

Какие потребности получателя сообщения, как вашего клиента, в той или иной информации? Если в настоящий момент ваш сотрудник погружен в производственные проблемы, то вряд ли он адекватно отреагирует на ваше сообщение. Может даже его пропустить, не обратить внимания (проигнорировать, скажете вы). Кто тут прав? Врываясь в кабинет начальника с яркой идеей на устах, и встречая его хмурый взгляд озабоченного тяжкими проблемами человека, мы потом жалуемся сослуживцам на непонимание со стороны руководства, не понимая при этом собственной вины за нерезультативность этой коммуникации. Отправитель сообщения, как инициатор и активный участник коммуникационного процесса, должен оценить потребности получателя этого сообщения. Иначе, различие в оценке потребностей приводит к такому результату: Я слышал, что мир прекрасен, – сказал слепой. Так только кажется, – ответил зрячий…

Какие ожидания получателя в отношении содержания сообщения? Ждет ли он вашего мнения относительно варианта решения проблемы? Или надеется получить анализ различных подходов? Где начало того конца, которым оканчивается начало? Эти слова незабвенного Козьмы Пруткова как нельзя лучше описывают ситуацию. Узнайте ожидания клиента и соответственно этому формируйте содержание вашего сообщения: результативность коммуникационного процесса повысится многократно.

Начиная только думать о послании, представьте себе, что должен сделать или ощутить (что в этом смысле одно и то же) получатель. Желаемое для вас действие получателя подскажет вам, как лучше сформулировать и передать сообщение. Формула результативных коммуникаций проста: дать возможность получателю услышать, понять и сделать то, что хочет отправитель. Причем последнее слагаемое этой формулы критично важно: если ваш собеседник услышал, понял, но не сделал, вы остаетесь в недоумении и неудовлетворенности. Получается «а Васька слушает да ест».

Как практически использовать эту формулу?

Мыслите с конца. Какая цель вашего сообщения? Какова его значимость для получателя? Поставьте себя на место получателя сообщения. Как он воспримет его? Какие его характерные черты как коммуникатора, какие его ожидания и потребности? Можно ли и как использовать наиболее сильные качества получателя?

Не полагайтесь на очевидность многих понятий. Нет ничего более обманчивого, чем вполне очевидный факт, – говорит Конан-Дойл устами знаменитого Шерлока Холмса. Не предполагайте, что известное вам известно также всем, в том числе получателю. Убедитесь в том, что вы говорите с ним на одном языке, используете один понятийный аппарат. Дайте необходимую для адекватного понимания базу сравнения (факт увеличения на один процент значит неизмеримо больше при базе сравнения в десять процентов, чем при ста). Сделайте получателя своим единомышленником – и одним барьером станет меньше!

Мотивируйте получателя. Побеспокойтесь о том, чтобы у получателя сообщения было достаточно и ресурсов, и желаний совершить нужные для вас действия. «Мало знать, надо и применять. Мало хотеть, надо и делать», – говаривал Гете. Ясность и четкость цели устраняет двусмысленность и позволяет получателю лучше понять суть сообщения. Бессмысленно просить получателя посмотреть какой-то сайт в интернете, если он не знает, что это такое, не умеет этого делать или просто не имеет доступа к сети. Подумайте, достаточно ли получатель мотивирован для того, чтобы сопереживать вашим эмоциям и действовать соответственно? То, что кажется важным вам, не обязательно попадет в аналогичный разряд важности получателя.

Итак, триединая задача коммуникаций – дать возможность услышать, понять и сделать, представляет собой второй навигационный маяк.

Прагматик

Полезно также представлять себе типологию коммуникационных особенностей между людьми. В зависимости от таких двух показателей, как доминирующий тип лидерства в группе и преимущественная ориентация на исполнение, можно выделить четыре типа коммуникационных моделей.

Первая модель называется сетевой. В ней все общаются со всеми, и благодаря этому отправитель может достаточно четко представить себе только «коллективный портрет» получателя: индивидуальные особенности вскрыть сложно, поэтому вероятность быть непонятым возрастает. Мне очень нравится российский сайт www.e-xecutive.ru, но форумы, которые на нем возникают, время от времени напоминают общение глухонемого со слепым, хотя все читают (то есть проходят в нашей классификации первые шесть этапов коммуникаций) один и тот же текст. Складывается такое впечатление, что для этой модели важным является процесс, а уж никак не результат!

Например, если вы взываете к помощи членов сетевой коммуникационной модели, то все, что вам необходимо сделать, это четко сформулировать потребность (первые два слагаемых формулы – дать возможность понять и услышать) и ждать, когда кто-нибудь откликнется на ваш SOS (третье слагаемое – сделать). Вы посылаете сообщение без адреса и поэтому не претендуете на действия конкретного получателя.

Центростремительная модель, характеризующаяся индивидуальным типом лидерства, поддерживаемым коллективным исполнением, использует преимущественно направленные на лидера – центр принятия решений – коммуникационные каналы. Здесь формула коммуникаций хорошо работает при направлении от центра, и может давать сбои при движении информации в обратном направлении. Устанавливается анизотропия коммуникаций: сообщение из центра имеют характер обязательных к исполнению распоряжений, причем не всегда акцент в них делается на первые две составляющих результативных коммуникаций, в то время как центростремительные сообщения носят ярко выраженный информационный характер для облегчения принятия решений или для информирования о проделанной работе.

Индивидуальное исполнение при индивидуальном типе лидерства формируют фрагментарную модель коммуникаций. Она характеризуется высокой степенью ориентации на результат. Поэтому сообщения передаются и получаются по мере необходимости на основании соответствующего запроса, показывающего, что получатель ждет вашего сообщения для восприятия и соответствующего действия. Это, в сочетании с рациональной загрузкой каналов коммуникаций, приводит к высокой коммуникативной эффективности. Необходимо также отметить, что в такой модели коммуникаций достаточно трудно завладеть вниманием получателя: в случае, если ваше сообщение не попадает в перечень приоритетов получателя, вы можете очень долго ждать его (ее) реакции на ваше послание.