Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

После беседы с шефом сотрудница поняла, что задание заключалось только в выборе потенциального поставщика оборудования. Речь не шла о поставке и размещении оборудования. Она неправильно поняла поставленную задачу.

В подходе к планированию и выполнению основных работ проекта следует придерживаться единой стратегии. Например:

• все оборудование будет закупаться через поставщиков, а не напрямую у изготовителя;

• обучение персонала будет проходить под руководством привлеченного тренера.

Определение ваших возможностей в достижении намеченных целей тоже должно соответствовать выбранной стратегии. Так, с самого начала следует выяснить, нет ли у основных лиц аудитории определенных предубеждений, как нужно и как нельзя браться за данный проект.

При выборе стратегии:

• учтите принятые в вашей организации подходы к решению подобных задач.

Когда перед Вами ставят сложные задачи

При решении непростых вопросов, помните следующее.

• Не всегда можно использовать тривиальные подходы.Один мой клиент получил выговор от руководства за то, что приобрел оборудование у фирмы, с которой они поддерживали отношения несколько лет. Оказалось, что другие поставщики давно поставляют аналогичные изделия на 20 % дешевле.

• Не относитесь предвзято к действиям других людей. Они могут изменить свое мнение.Автор этой книги однажды столкнулся с проблемой. Мне надо было закончить работу к концу недели, и для этого требовались услуги постоянного секретаря. Однако все секретари фирмы были заняты, а начальство раньше всегда отказывало в просьбах нанять секретаря на временную работу. Когда на очередной встрече шеф узнал о ситуации, то неожиданно удивил меня, заявив, что если речь идет о том, чтобы вовремя сдать работу, следует нанять временного секретаря.

• По возможности выбирайте стратегию с наименьшим количеством всевозможных рисков, неопределенных и неконтролируемых событий. Помните, что нужно использовать не те методы, которые могут работать, а которые действительно будут работать.

• Если проект связан с рисками, подготовьте несколько запасных стратегий на случай, когда первоначальные методы себя не оправдают.

Однажды моему коллеге поручили провести за месяц переподготовку всех торговых представителей фирмы, которых по всей стране насчитывалось несколько сотен. Раньше он уже делал это, и по его приблизительным подсчетам, подготовка программы и проведение обучения никак не укладывались даже в три месяца. Он уже был готов доложить о невозможности выполнить поручение в отведенные сроки, когда другой наш коллега посоветовал использовать возможности Интернет и нашей локальной сети. В результате применения новой стратегии первый коллега справился с заданием раньше отведенного срока.

Не путайте стратегию с подробным перечнем работ. Он составляется на основании структурной схемы работ, которая детально рассматривается в главе 3.

Если на этапе подготовки проектного задания общая стратегия еще не продумана, сделайте в нем отметку-напоминание, например определить стратегию.

Цели — это результаты, которые следует получить в процессе выполнения проекта. Ими могут быть создание продукта, какого-либо вида услуг или эффект от их внедрения. От точности определения целей зависит успех всего проекта.

Чтобы ясно и конкретно поставить цели, следует:

• дать их формулировки— краткое описание намеченных результатов;

• указать критерии оценки— показатели, по которым будут оцениваться результаты;

• установить меры оценки— величины показателей, соответствующих достижению намеченных результатов.

Предположим, вам поручили разработать новую форму отчета по ежемесячным продажам вашей продукции, Вы можете составить примерно такую таблицу.

Таблица 2.1. Схема представления целей проекта

Некоторые вместо конкретных величин предпочитают указывать диапазон запланированных результатов. Это только приводит к недоразумениям.

Предположим, вы агент по продажам, и шеф говорит вам, что для успешной работы фирмы вы должны достичь годового объема продаж на сумму от 20 до 25 млн. долл. Вы считаете, что стопроцентно справились с заданием, достигнув отметки 20 млн., а шеф считает, что полному выполнению задания соответствует 25 млн. долл. Из-за того, что вы не оговорили заранее точное значение, у вас возникли разногласия.

Обычно, начиная очередной курс, я интересуюсь, что слушатели надеются получить на моих лекциях. Периодически кто-нибудь заявляет, что он не ожидает услышать ничего нового, а здесь по распоряжению начальника. Раньше я полагал, что раз он вынужден находиться в аудитории, то уж я его заинтересую. С годами мне пришлось разочароваться в этом. Трудно определить, понятен ли им материал и доходчиво ли я его преподаю. Если у человека нет цели, то работать с ним бесполезно, Думаю, таким мои лекции ничего не дали.

Чем яснее и четче определены цели проекта, тем выше ваши шансы завершить его успешно. Вот несколько рекомендаций по формулированию ясных целей.