Стэнли Портни - Управление проектами для "чайников"

Таблица Б.2. План производства буклетов

Сразу видно, что буклет А обойдется в 200 долл. за копию, а буклет В — в 100.

Предположим, сейчас конец марта, проект идет уже три месяца. Его состояние на текущий момент представлено в табл. Б.3.

Таблица Б.3. Состояние проекта на 31 марта

Видно, что работы идут не по графику, расходы ведутся не по плану, и если ничего не предпринять, то, похоже, так и будет до конца проекта.

1. Определим отклонения для буклета А .

С П.ЗР= 200$ / буклет x 100 буклетов/месяц х 3 месяца = 60 000$.

С Ф.ВР= 45 000$.

С П.ВР= 200$/буклет x 150 буклетов = 30 000$.

Отклонение по стоимости:

О С= С П.ВР— С Ф.ВР= 30 000$ — 45 000$ = —15 000$.

О С% = О С/ С П.ВРх 100% = —15 000$ / 30 000$ x 100% = —50%.

Отклонение от графика:

О Г= С П.ВР— С П.ЗР= 30 000$ — 60 000$ = —30 000$.

О Г% = О Г/ С П.ЗР x 100% = —30 000$ / 60 000$ x 100% = —50%.

Производство буклета А отстает от графика на 50% и имеет перерасход 50%.

2. Определим отклонения для буклета В .

С П.ЗР= 100$/буклет x 250 буклетов/месяц x 2 месяца = 50 000$.

С Ф.ВР= 30 000$.

С П.ВР= 100$/буклет x 600 буклетов = 60 000$.

Отклонение по стоимости:

О С= С П.ВР— С Ф.ВР= 60 000$ — 30 000$ = 30 000$.

О С% = О С/ С П.ВРх 100% = 30 000$ / 60000$ x 100% = 50%.

Отклонение от графика:

О Г= С П.ВР— С П.ЗР= 60 000S — 50 000$ = 10 000$.

О Г% = О Г/ С П.ЗР x 100% = —10 000$ / 50 000$ x 100% = 20%.

По производству буклета В наблюдается опережение графи­ка на 20% и экономия в 50%.

3. Определим суммарное отклонение сложением соответствующих отклонений буклетов А и В .

Отклонение по стоимости:

O С∑ = —15 000$ + 30 000$ = 15 000$.

Отклонение от графика:

O Г∑= —30 000$ + 10 000$ = —20 000$.

4. Теперь определим ожидаемый расход по окончании (О РО): сначала раздельно по буклетам, а затем суммарный по проекту.

Для буклета А :

О РО= С Ф.ВР/ С П.ВР x (бюджет буклета А ) = 45 000$ / 3 000$ x 100 000$ = 150 000$.

Для буклета В:

О РО= С Ф.ВР/ С П.ВР x (бюджет буклета В ) = 30 000$ / 60 000$ x 100 000$ = 50 000$.

Для всего проекта:

O РО∑= 150 000$ + 50 000$ = 200 000$.

Вся эта информация сведена в табл. Б.4.

Таблица Б.4. Сводные данные анализа выполнения

Точность определения плановой стоимости выполненных работ (С П.ВР) является определяющей для достоверности результата заработанной стоимости. Чтобы рассчитать С П.ВР, нужно знать, какая часть объема работ выполнена. Скажем, если выполнено 60% работ, значит, по плану на них приходится 60% бюджета проекта.

На деле не все так просто. Когда работы дискретны, как, например, телефонные интервью или производство буклетов, несложно определить, что уже сделано. Но некоторые работы не имеют выраженной сегментации, например графическая разработка буклета. В таких случаях приходится пользоваться обоснованным допущением.

Рис. Б.2 иллюстрирует три разных типичных подхода к приблизительной оценке части выполненных работ.

• Пропорциональный.Берется доля С П.ВР, пропорциональная выполненной части незавершенных работ.

• Метод вех.Пока работа выполняется, принимаем С П.ВР= 0, а после завершения — 100%.

• Метод 50/50.До начала работ принимаем С П.ВР= 0, после начала — С П.ВР= 50%, а после окончания— 100% от запланированного.

Метод вех и 50/50 позволяют вам рассчитать С П.ВРбез предварительного вычисления того, какую часть работ вы уже фактически выполнили.

На рис. Б.2 показано сравнение точности этих методов на примере задачи 1.2, которая состоит из работ 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3. Для простоты предположим, что нам известно, насколько выполнены эти незавершенные работы на момент проведения анализа, а именно:

• работа 1.2.1 завершена;

• работа 1.2.2 выполнена на 75%;

• работа. 1.2.3 выполнена на 20%.

Рис. Б.2. Три подхода к приблизительной оценке части выполненных работ

Общая С П.ВРзадачи 1.2 складывается из плановой стоимости трех ее работ. При использовании пропорционального метода она составит 31 тыс. долл. (Такой метод стоит применять, если вы можете точно определить, какой процент работ фактически выполнен.)

Метод вех самый консервативный и наименее точный. В процессе выполнения работы вам, вероятно, придется тратить средства, но вы обязаны считать С П.ВР= 0, пока не завершите работу, в результате чего возникает видимость перерасхода.

Метод 50/50 ближе к истине, потому что С П.ВР> 0 с момента начала выполнения работы. Однако такой подход может скрыть возникший в какой-то момент перерасход.

Предположим, что бюджет работы составляет 10 тыс. долл. и она выполнена на 30%. Следовательно, вы израсходовали 30% бюджета, или 3 тыс. долл. Но по методу 50/50 вы обязаны считать С П.ВР= 5 тыс. долл. (т.е. половину бюджета). И если истрачено 4 тыс., то вместо перерасхода метод покажет экономию в 1 тыс. долл.

Принимая решение о целесообразности применения методов вех или 50/50, учтите такие советы.

• Работы должны быть непродолжительными, желательно не больше двух недель.

• Эти методы применимы только для определения суммарной С П.ВРгруппы (желательно не меньше семи) незавершенных работ одной задачи.