Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Проверяйте получение.Настройте свою почтовую программу на уведомление о получении ваших сообщений. Если такой возможности нет, попросите получателя дать знать об этом по электронной почте или телефону.

• Архивируйте важные сообщения.Храните копии важных отправленных и полученных сообщений, чтобы в будущем можно было легко уточнить, что вы или вам сообщали (об аудитории проекта — подробно в главе 7).

В этой части…

Хорошо, если есть подробный, в несколько сот страниц, путеводитель по всем стадиям проекта. Но когда грянет гром, лучше иметь краткую, хотя бы на клочке бумаги, инструкцию, что и как делать.

В этой части я предлагаю ряд дельных советов и подсказок, как поступать в типичных затруднительных ситуациях.

В этой главе…

• Уточняем задачи проекта

• Описание намеченных результатов, графика работ, требуемых ресурсов

• Как поступать с неопределенностями

Ссамого начала вам, конечно, не терпится приступить к работе, учитывая сжатые сроки. Но для этого нужна твердая уверенность, что все спланировано верно. Полной гарантии не даст никто, а вот желающие нажать, чтобы вы немедленно начали работать на результат, найдутся.

Чтобы иметь больше уверенности в полноте, соответствии и результативности вашего плана, задайте себе следующие вопросы.

Как только вас назначили руководить проектом, составьте себе ясное и полное представление о причинах его возникновения.

• Какие обстоятельства обусловили потребность в нем?

• Кто первым подал идею?

• Кто еще ожидает выгоды от проекта?

• Что произойдет, если проекта не будет?

Без точного определения целей проекта сложно разработать оптимальный план, обеспечить полное понимание и отдачу участников, добиться высокой производительности (обсуждение обоснования проектного задания см. в главе 2).

Определите, кто и какую роль может сыграть для обеспечения успеха вашего проекта.

• Распорядители.Те, кто ожидают от проекта результата.

• Соисполнители.Те, кто будут что-то делать для проекта.

• Наблюдатели.Те, кто интересуются проектом.

Когда составите полный список всех возможных кандидатов, решите, кого и как привлекать к проекту (об этом подробно — в главе 7).

Дайте определение всему, что ожидаете получить в результате успешного выполнения проекта.

• Дайте его четкое описание, будь то изделия, услуги или изменение условий.

• Укажите меру конечного продукта.

• Определите критерии и меры успешного выполнения проекта.

Убедитесь, что перечисленное совпадает с потребностями и ожиданиями распорядителей (см. главу 7).

Соберите всю информацию по временным, технологическим, нормативным, директивным и иным ограничениям. Различайте:

• директивные ограничения, которые устанавливают лица, не являющиеся участниками проекта;

• естественные ограничения, которые выявляете и определяете вы с участниками своего проекта.

(Подробно об этом см. в главе 2.)

Проверьте достоверность всей использованной при планировании информации. Все принятые допущения должны быть задокументированы (об этом подробно — в главе 2).

Определите все работы, которые нужно выполнить в процессе реализации проекта. По каждой дайте следующую информацию.

• Подробное описание— операции и порядок их выполнения.

• Исходные данные— исполнители, оборудование и оснащение, снабжение, материалы, фонды и дополнительная информация.

• Намеченные результаты— изделия, услуги, изменение каких-либо условий в результате деятельности.

• Взаимозависимости— возможность начать выполнение одной работы только после окончания другой.

• Продолжительность— фактическое (календарное) время, необходимое для выполнения данной работы.

(Как сделать описание работ проекта см. главу 3.)

Разработайте подробный график работ с их четкими определениями и вехами. При этом необходимо учесть:

• взаимозависимость работ— какие работы должны быть завершены до начала данной;

• потребность в ресурсах— когда и какие ресурсы должны быть обеспечены.

(О разработке графика работ читайте в главе 4.)

По каждому участнику проекта должна быть информация.

• ФИО, должность, наличие требуемых знаний и навыков.

• Обязанности и порядок взаимодействия при коллективном выполнении работ.

• Планируемая продолжительность работы в проекте.

• Персональное расписание, если планируется неполная занятость в проекте.

Всю эту информацию нужно уточнить с исполнителем (об оценке продолжительности работ см. в главе 4).

Определите оборудование и оснащение, услуги, снабжение и фонды, необходимые для выполнения проекта, а также расписание обеспечения этими ресурсами. (Подробно об этом см. главу 5.)

Определите уязвимые части вашего плана. Выявите самые опасные для проекта риски и разработайте планы по уменьшению их воздействия. (О том, как управлять рисками проекта, см. главу 14.)

В этой главе…

• Уточняем поручение

• Объясняем важность

• Уведомляем других о взятых обязательствах

• Отслеживаем выполнение

При реализации проекта придется полагаться на ряд людей, административно вам не подчиненных. Предлагаю советы, как увеличить вероятность выполнения ими взятых обязательств.

Уточните у административного начальника кандидата в участники проекта, действительно ли он свободен на это время. Об этом следует договариваться с самого начала, чтобы:

• уменьшить вероятность того, что участник вашего проекта в последний момент неожиданно получит другое назначение;

• установить отношения с его начальником. В этом случае будет легче обратиться за помощью, если возникнут проблемы;

• выяснить, кто в их подразделении распоряжается выделением ресурсов, и обеспечить соответствующие обязательства.