Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Шаблон структурной схемы работ создается на основе накопленного опыта в разработке множества проектов определенного типа. Выполняя аналогичные проекты, вы каждый раз добавляете в схему новые наработки, а также удаляете то, что себя не оправдало. Такой шаблон поможет значительно сэкономить время и улучшить качество работы.

Допустим, вы готовите очередной квартальный бюджет отдела. По опыту вы знаете последовательность действий: сбор исходных данных, подготовка чернового варианта, согласование черновика, печать окончательного варианта документа. Имея шаблон, не нужно каждый раз составлять заново структурную схему. Зато ее можно постоянно совершенствовать.

Как бы ни был "отшлифован" шаблон, но к разработке структурной схемы работ проекта все равно следует привлекать других участников. Это способствует повышению их ответственности, при этом уменьшается вероятность что-либо пропустить.

При использовании шаблонов учитывайте следующее.

• Создавайте шаблоны не только для всего проекта, но и для отдельных часто выполняемых задач.Для разных проектов используются разные шаблоны. Например, шаблон для планирования ежегодной сдачи крови будет отличаться от шаблона для представления нового лекарства в Управление по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов. То же можно сделать и по отношению к отдельным задачам. А их, как, например, шаблон документа по оформлению договора, можно включить в общую структурную схему работ.

• Совершенствовать шаблон структурной схемы работ можно только на основе опыта успешно выполненных проектов, а не многообещающих планов.То, что в плане выглядит хорошо, на деле может подвести, а вы, занятые ведением проекта, можете забыть удалить его из шаблона.

• Используйте шаблон только как начальный набросок схемы разбивки работ, а не как окончательный вариант.И вы, и другие участники проекта должны критически подходить к прошлому опыту. Предыдущий проект мог не включать работы, которые необходимо выполнить в этом.

• Постоянно вносите коррективы в шаблоны, учитывая опыт выполнения различных проектов.Подведение итогов выполнения проекта — подходящий повод для пересмотра исходной структурной схемы работ. По завершении проекта найдите время, чтобы откорректировать шаблон по результатам работы. (О проведении оценки итогов выполнения проекта см. главу 15.)

Кроме определения работ в процессе разработки их структурной схемы, также можно выявить различные неопределенности, способные вызвать затруднения при выполнении проекта. Информация по множеству факторов, которые следует принять во внимание, продумывая работы проекта, не всегда бывает полной и достоверной. От того, насколько эффективно удастся выявить и учесть эти неопределенности, во многом зависит успех проекта.

Неизвестную информацию можно разделить па две категории.

• Частично неизвестная— информация, неизвестная вам, но которой располагает кто-то другой.

• Полностью неизвестная— информация, которая неизвестна ни вам, ни кому-то другому, поскольку в данное время ее еще не существует.

В первом случае вам просто нужно найти человека, который владеет информацией. Во втором — составить план с учетом непредвиденных обстоятельств либо попытаться оценить значение этой информации и снизить ее влияние на ход работ.

Рассмотрим часть структурной схемы работ на рис. 3.2, а именно: проведение опроса по почте выбранной группы клиентов. Первое задание называется "Определение выборки для опроса". В начале планирования проекта вы не знаете, существует ли файл со списком клиентов. Если таковой имеется, то эта задача займет одну неделю, а если нет, то растянется на четыре.

Это частично неизвестная информация. Она неизвестна вам, но ее знают в отделе сбыта, куда можно позвонить.

Разработка структурной схемы работ поможет вам определить ситуации, в которых что-либо может помешать выполнению вашего проекта. (О том, как справиться с такими ситуациями, рассказывается в главе 14, посвященной рискам проекта.)

После декомпозиции всех задач проекта до нижнего уровня работ следует дать по этим работам всю важную информацию. Для больших проектов эта информация составит так называемый словарь-справочник структурной схемы работ. Каждая конкретная работа описывается так.

• Детальное описание работы— последовательное описание процесса и операций, которые подлежат выполнению.

• Исходные— предназначенные для этой работы продукты, полученные в результате выполнения других работ.

• Результаты— конечный продукт данной работы.

• Роли и обязанности— исполнители и способ их взаимодействия в процессе выполнения работы.

• Продолжительность работы— установленный календарный срок выполнения данной работы.

• Требуемые ресурсы— труд исполнителей, фонды, оборудование, оснащение, сырье, информация и прочее, необходимое для выполнения данной работы.

Иногда в этот список включают:

• предшествующие работы— работы, которые должны быть завершены перед данной;

• последующие работы— работы, которые можно выполнять только по завершении данной.

Есть смысл начинать с разработки сразу нескольких вариантов, чтобы иметь возможность оценить проект с разных точек зрения и снизить вероятность что-либо упустить.

Рассмотрим в качестве примера проект по созданию общественного Центра по реабилитации лиц с алкогольной и наркотической зависимостью. На рис. 3.7 и 3.8 показаны два варианта структурной схемы работ этого проекта.

Представленная на рис. 3.7 структурная схема работ составлена по организационному принципу.

• Персонал

• Помещение (здание Центра)

• Контингент (люди, которые будут жить в Центре и пользоваться услугами)

• Работа с общественностью

На схеме рис. 3.8 основные задачи выделены по функциональному признаку.

• Планирование

• Наем

• Закупка

• Обучение

Однако виды работ более низкого уровня совпадают в обеих схемах.