Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Как и централизованная, функциональная структура относится к типу фиксированных , и ей в основном присущи те же достоинства, но есть и некоторые свои.

• Лучшее понимание персоналом задач своей функциональной группы.Поскольку каждый специалист работает только в интересах своей группы, можно подобрать таких, которые кроме своей специальности также разбираются в общих задачах группы.

• Отсутствие конкуренции за услуги специализированных подразделений.Наличие своих специализированных подразделений избавляет от конкуренции за доступ к нужным специалистам и от связанных с этим трений и конфликтов.

Однако у такой структуры есть и недостатки.

• Разнобой в методах работы и отчетности одноименных подразделений разных групп.Возникает в результате отсутствия единого подчинения и управления.

• Сложно делать крупные инвестиции в оснащение и оборудование.Предположим, что информационным подразделениям как отдела сбыта, так и производственного отдела требуется издательская система стоимостью 100 тыс. долл. А каждый из отделов может выделить не больше 75 тыс. и обеспечить загрузку оборудования до 60 %. Понятно, сообща они эффективнее используют бюджеты, но получится ли совместная эксплуатация?

• Вероятность дублирования работ разными подразделениями.Ее можно устранить согласованием открываемых проектов. Однако если согласия нет, и в организации процветают интриги, напрасная трата времени гарантирована.

Проникновение современных проектов в разнообразные сферы деятельности организаций постоянно расширяется, причем влияние часто взаимное. Поэтому особую важность приобретает слаженность работы специалистов разных профессий.

Для ускорения реакции на возникающие задачи и повышения эффективности труда применяется матричная структура организации труда (рис. 6.3). Как видно из рисунка, для выполнения каждого проекта привлекаются специалисты разных подразделений организации. Это дает возможность приблизить занятость персонала к 100 %.

Рис. 6.3. Матричная структура управления проектами

Отметим следующие преимущества данной структуры.

• Оперативная комплектация временных команд.Обеспечивается возможностью планировать привлечение любого свободного специалиста организации в нужное время и на требуемый срок. Повышение эффективности использования персонала также снижает потребность в специалистах со стороны.

• Возможность краткосрочного привлечения высококвалифицированного специалиста.Не все задачи проекта требуют постоянного участия специалиста высокого уровня, а привлечение такого со стороны — хлопотное дело.

• Легче расположить к себе руководителей специалистов, назначенных вашему проекту.Начальники специализированных подразделений, которые задействованы или заинтересованы врезультатах проекта, охотнее оказывают поддержку, особенно когда уверены, что и их интересы будут учтены его участниками.

• Возможность использовать одинаковые подходы и методы работ в схожих проектах.Это обусловлено административным сосредоточением специалистов и оборудования в пределах одного подразделения и их работой в различных проектах во всей организации.

К сожалению, матричной структуре присущи также и недостатки.

• Двойное подчинение работников.У каждого работника, как минимум, два начальника: один — начальник подразделения, который назначает на работы в проектах, решает вопросы оплаты и продвижения по службе. Второй (и следующие) — руководитель проекта, который ставит непосредственные задачи.

• Проблемы участников нескольких проектов с распределением времени.Планы руководителей проектов могут быть не вполне согласованы, сроки выполнения отдельных работ не всегда определены точно, что приводит к конфликтам, особенно если эти руководители занимают равное служебное положение.

• Отсутствие "сработанности" членов команды проекта.Следствие слабого знакомства с методами работы и особенностями поведения других участников проекта.

• Вероятность конфликта мотивов участия в различных проектах.Так, например, работник отдела снабжения при закупке оборудования для проекта, в котором он участвует, в первую очередь будет руководствоваться интересами организации в целом.

• Несогласованность методов работы и отчетности участников проекта.Поскольку в разных подразделениях могут установиться разные стили работы, следует проводить работу по их унификации.

В матричной структуре ключевую роль играют следующие лица.

• Руководитель проекта.Полностью отвечает за успех проекта.

• Участники проекта (члены команды проекта).Люди, которые личным трудом обеспечивают этот успех.

• Начальники подразделений.Административные начальники участников проекта

• Высшее руководство.Руководители самого верхнего звена управления организации.

В обязанности руководителя проекта входит обеспечение полного выполнения всех задач проекта силами его участников (определение полномочий, обязанностей и ответственности см. в главе 8). Его непосредственные обязанности:

• определение задач, составление графика работ и расчет бюджета проекта;

• составление ясного, реального плана выполнения задач проекта;

• комплектование работоспособного и целеустремленного коллектива;

• формирование и воссоздание единого стиля работы коллектива на основе имеющихся наработок;

• обеспечение выполнения поставленных задач в пределах сроков и выделенных средств;

• контроль за соблюдением плана и оперативное решение возникающих проблем;

• правильный выбор приоритетов, методов работы и разрешение внутренних конфликтов;

• управление изменениями в ходе выполнения проекта;

• ведение отчетности;

• информирование клиентов о ходе работ;

• оценка труда участников проекта и доведение ее до соответствующих лиц.

У термина "руководитель проекта" есть синонимы директор проекта и лидер проекта . Поинтересуйтесь, так ли их понимают в вашей организации. Бывает, их различают, подразумевая под словом "лидер" человека, который обладает даром вдохновлять и вести за собой людей, а под словом "руководитель" — лицо, занимающееся повседневной административной работой. На всякий случай уточните!