Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

Работники коллектива проекта имеют двойное подчинение: начальникам своих штатных подразделений и руководителям проектов. В их обязанности по проекту входит:

• выполнение порученной работы в полном соответствии с высшими стандартами и личным мастерством;

• выполнение работы в срок и в пределах выделенного бюджета;

• поддержание профессиональных знаний и навыков на должном уровне.

Кроме того, работа в коллективе предъявляет свои требования.

• Учитывайте, как ваша деятельность повлияет на работу других членов коллектива проекта.

• Старайтесь предвидеть ситуации, когда вы можете создать помехи другим участникам проекта.

• Информируйте коллег по проекту о ходе выполнения работ и возникающих проблемах.

Они отвечают за оптимальное распределение вперенного им персонала и ресурсов по ведущимся проектам, в частности:

• разрабатывают и утверждают графики привлечения ресурсов подразделения в соответствии с задачами;

• обеспечивают постоянную готовность персонала выполнять порученную работу;

• дают техническую консультацию и оказывают поддержку в работе своим специалистам;

• обеспечивают оснащением и оборудованием работников своего подразделения;

• содействуют в поддержании профессиональных знаний и навыков работников на должном уровне;

• обеспечивают единство методов работы специалистов своего подразделения;

• поощряют лиц, успешно выполняющих работу;

• назначают на должности, дают должностные поручения и устанавливают оклады персонала в соответствии с успехами в выполнении работы;

• решают вопросы о предоставлении отпусков, направлении на переподготовку и т. д.

Руководители высшего звена создают организационную структуру. Они отвечают за эффективность и совершенствование общего стиля, методов и процедур работы организации, развитие информационной структуры и фонды. Можно выделить еще такие обязанности:

• установление приоритетов, порядка и процедур распределения ресурсов;

• совершенствование и обеспечение работы системы учета расхода финансовых и трудовых ресурсов;

• обеспечение работ проектов оборудованием и оснащением;

• распределение полномочий.

Такая организация труда требует от руководителей особого внимания к лицам, составляющим коллектив участников проекта. Многие из них не имеют длительного опыта совместной работы и могут испытывать некоторый организационный дискомфорт.

Избежать затруднений вам помогут советы.

Создайте и постоянно поддерживайте командный дух.

• Сплотите коллектив.Как только коллектив участников сформирован, доведите до всех в понятной форме задачи проекта. Способствуйте их знакомству со стилями и навыками работы друг друга.

• Установите общие методы работы.Содействуйте выработке в коллективе вашего проекта единых методов работы.

• Распределите полномочия.Каждый должен знать, какими полномочиями обладают участники проекта.

• Поддерживайте здоровые отношения в коллективе.Способствуйте установлению и поддержанию доброжелательных и продуктивных взаимоотношений.

• Добейтесь понимания каждым общих задач.Индивидуальная и совместная деятельность каждого должна быть направлена на выполнение общих задач.

Расположите к себе участников.

• Добейтесь сознательности.При матричной организации труда участники, как правило, не состоят в административном подчинении друг у друга. Поэтому выполнить указания равного по статусу коллеги может побудить только внутренняя мотивация, т. е. осознание важности общего дела. Следует с самого начала вызвать и поддерживать это осознание.

• Изучите стили участников проекта.Это позволит вам создать и поддерживать нормальную рабочую обстановку, в которой исполнители вашего проекта будут с удовольствием работать.

Заручитесь поддержкой.

• Найдите главного сторонника вашего проекта.Вашего личного авторитета может не хватить для гладкого решения всех вопросов. Постарайтесь побыстрее найти влиятельного союзника хотя бы вашего уровня.

• Просите оказывать поддержку и не забывайте благодарить начальников "ваших" специалистов.Это расположит к вам и тех и других, и они будут помогать и в дальнейшем.

Разработайте процедуры устранения типичных проблем.

• Детально планируйте.Работы проекта планируйте совместно с участниками. Тщательная детализация способствует ясному пониманию намеченных работ, их трудоемкости и роли каждого в их выполнении.

• Выявляйте и немедленно устраняйте конфликты.При совместной работе малознакомых людей они возникают нередко. Призывайте участников вовремя выходить из конфликтных ситуаций путем обсуждения спорных вопросов. Разработайте систему и процедуры разрешения таких ситуаций, не доводя до конфликта.

• Призывайте участников к открытому общению, особенно при возникновении проблем.Чем раньше вы о них узнаете, тем быстрее сможете принять меры. Это также способствует улучшению рабочей обстановки.

• Информируйте соответствующих лиц высшего руководства о ходе работ и затруднениях.Поскольку участники вашего проекта имеют административных начальников, могут возникнуть противоречия в полномочиях. Апеллируйте к высшему руководству для решения конфликтов в соответствии с приоритетами организации.

В этой главе…

• Кто относится к аудитории проекта

• Создание списка аудитории проекта

• Определение распорядителей, соисполнителей и наблюдателей

• Полномочия участников проекта

Вначале проекта, пока не видна подводная часть айсберга, вам кажется понятным, что делать и с кем. Но в ходе работы периодически возникает потребность в новых людях, которые могут помочь и подсказать.

Несвоевременное привлечение нужных людей к проекту чревато, во-первых, вероятностью упустить важную информацию, что в дальнейшем может иметь серьезные последствия, и во-вторых, обидой тех, кто посчитает себя проигнорированным. Не сомневайтесь, они-то сделают так, чтобы вы о них впредь не забывали!

Поэтому с самого начала позаботьтесь обо всех, кто нужен для проекта. Из этой главы вы узнаете, как их определить, когда и как привлекать к работе и какими полномочиями наделять.