Сергей Гредников - Семь шагов для создания эффективного ИТ-подразделения

7) Рост количества выполненных заявок выше запланированного – показатель определяет нижнюю границу количественного выполнения Заявок пользователей ИТ-сервисов. Данный показатель применяется совместно с показателем «Рост количества открытых заявок не более запланированного», сокращая количество открытых Заявок предыдущих периодов. Показатель рассчитывается в процентах к количеству поступивших заявок за период;

8) Рост количества открытых Изменений не более запланированного – показатель определяет верхнюю границу роста количества открытых Изменений в отчетном периоде по каждому направлению деятельности ИТ-подразделения (функции). Показатель рассчитывается в процентах к количеству открытых Изменений на начало отчетного периода;

9) Рост количества выполненных Изменений выше запланированного показателя определяет нижнюю границу количественного выполнения Изменений по ИТ-сервисам. Данный показатель применяется совместно с «Рост количества открытых Изменений не более запланированного», сокращая количество открытых Изменений предыдущих периодов. Показатель рассчитывается в процентах к количеству поступивших Изменений за период;

10) Количество просроченных заявок за период по предприятию – если Заявка была принята в работу и не реализована к намеченному сроку, причем к ней не был применен механизм перенесения сроков (по согласованию с Заказчиком), то какие заявки считаются просроченными. Данный показатель ограничивает сверху количество просроченных заявок для ИТ-специалистов. Показатель может быль применен как к отдельному направлению ИТ-услуг, так и к службе в целом.

11) Повышение качества обслуживания запросов внутри организации (снижение времени реагирования и/ или исправления неисправностей) – минимальное время реакции на неисправность закреплено в SLA. Данный показатель направлен на снижение времени реакции. Рассчитывается как процент улучшения показателя по сравнению с предыдущим отчетным периодом;

12) Повышение количества единиц оборудования на одного сервис-инженера – функциональная нагрузка данного показателя – снижение стоимости обслуживания одной единицы ПК на предприятии. Показатель не растет по экспоненте от периода к периоду, но способствует пониманию динамики изменения загрузки персонала;

13) Реализация ИТ-проектов и стратегических инициатив в области автоматизации (где контролируются сроки, стоимость и эффект внедрения) – оценка выполнения Стратегических инициатив выполняется по специальному алгоритму, мы рассмотрим его чуть позже в разделе отчеты. В данном случае показатель отражает сам факт выполнения плана Инициатив за отчетный период – да или нет;

14) Оценка степени удовлетворенности пользователей услугами ИТ на основании результатов анкетирования – показатель отражает текущий уровень удовлетворенности пользователей ИТ-услуг. Более детально рассмотрим как необходимо выполнять анкетирование в разделе»»;

15) Оценка степени удовлетворенности руководителей предприятия качеством ИТ – услуг: данный показатель отражает свою суть в названии. Оценка выставляется и согласовывается на Комитете ИТ и утверждается председателем Комитета. Обычно оценка имеет следующий диапазон значений:

а) Хорошо – результат деятельности превосходит запланированный по всем или части показателей эффективности;

б) удовлетворительно – результат деятельности подразделения сопоставим с ожиданиями: выполнены все плановые показатели в 100 % объеме;

в) неудовлетворительно – результат деятельности подразделения не удовлетворяет ожиданиям;

16) Бюджет БДДС и БДР по статье «Расходы на информационные технологии» и «Связь» не превышен по отношению к бизнес-плану за квартал – снижение (без ущерба для эффективности) стоимости владения ИТ.

Конечно же, каждый показатель KPI, применяемый для оценки эффективности имеет свой вес, что и делает оценку – сбалансированной.

Вывод: Для оценки эффективности ИТ-подразделений служат различные показатели, причем применение тех или иных показателей тесно связано с уровнем зрелости ИТ-подразделения.

Срез по текущему состоянию работ по выполнению задач ИТ-подразделения возможно выполнить путем подготовки отчета о плане/факте работ. Данный отчет может выполняться как один раз в месяц или квартал, так и с большей периодичностью. В приведен пример построения отчета по план/факту работ ИТ-подразделения. Исходя из структуры отчета можно выполнить оценку текущего состояния работ как по ИТ-подразделению в целом, так и по конкретным Заявкам.

Оценка выполнения и полнота реализации Стратегических инициатив выполняется на очередных (плановых) заседаниях Комитета по ИТ Предприятия.

Информация предоставляется членам Комитета по ИТ посредством отражения текущего статуса по каждой Стратегической инициативе, намеченной к реализации в отчетном периоде. В случаях, если работы по инициативе не завершены, то указывается в примечании текущий статус выполнения работ. Если работы по реализации Стратегической инициативы завершены, то заполняется колонка «Оценка выполнения инициативы».

В целях подведения итогов по факту выполнения Стратегических инициатив, по факту завершения работ по инициативе инициатором Стратегической инициативы (руководителем подразделения Заказчика), совместно со специалистом ИТ-подразделения проводится процедура оценки результатов выполнения по следующим параметрам:

– Полнота реализации функционала;

– Достаточность выходной технической документации;

– Выполнение работ в заданных бюджетных ограничениях;

– Соблюдение сроков реализации Стратегической инициативы.

Для получения взвешенной оценки по каждому из вышеперечисленных параметров, возможно применение методики оценки, представленной в таблице 7.

По окончании оценки всех запланированных к реализации Стратегических инициатив в области автоматизации, члены Комитета ИТ имеют возможность выставить итоговую оценку деятельности ИТ – подразделения в этом направлении: «Реализация ИТ-проектов и стратегических инициатив в области автоматизации», а также разработать и утвердить план мероприятий (при невыполнении Инициатив) по достижению необходимого и приемлемого результата.

Следующий инструмент отчетности ИТ-подразделения может быть еженедельный отчет по текущей деятельности. Данный отчет готовится ИТ-подразделением по всем направлениям деятельности и содержит следующие разделы:

1. Инциденты – в случае фиксации Инцидента за отчетный период в разделе отражается информация: описание инцидента; ИТ-сервис, по которому произошел Инцидент; текущее состояние инцидента (открыт/закрыт); количество пользователей ИТ-сервиса, «пострадавших» в связи с Инцидентом; количество зафиксированных часов простоя. Все эта информация используется в дальнейшем при расчете показателей соблюдения условий Соглашения об уровне сервиса (SLA).