Гали Новикова - Лидерство и руководство. Развитие управленческих компетенций

Николай Иванович Козлов – доктор психологических наук, профессор, основатель тренинг-центра «Синтон». Президент Ассоциации практических психологов и консультантов, сопредседатель Международной ассоциации профессионалов развития личности, аккредитованный член ЕАС (Европейская ассоциация консультирования). В настоящий момент является ректором Университета практической психологии. Ведет большую научную работу, готовит психологов-консультантов и коучей.

Н. И. Козлов – ведущий российский автор в области практической психологии, разработчик и ведущий программ развития личной эффективности, более 30 лет успешной тренинговой работы. Тираж его книг за рубежом достиг 1 млн экземпляров, общий тираж за пятнадцать лет составил более 12 млн.

Николай Иванович – наш первый учитель практической психологии. Благодаря ему мы начали свой путь психологов-практиков и тренеров.

В начале 2000-х мы организовывали приезд Николая Ивановича в регион с серией тренингов для руководителей. Он очень эмоционально «зажигал» участников на «подумать» и «начать свою жизнь менять».

Вот его методика проведения хронометража в трех вариантах и потом анализ.

Первый вариант хронометража– запись своих действий каждые 15 минут.

Необходимо заполнять примерно такую таблицу:

Попрактиковавшись в данном способе, выработав привычку, вы заметите, что каждые 15 минут задаетесь внутренним вопросом – в процессе ли я? Не расслабилось ли внимание, не «утекло» ли оно от решения рабочих вопросов? Метод предназначен лишь для записи дел, требующих много времени.

Второй вариант хронометража– запись каждого момента переключения внимания:

Этот способ может быть удобнее, т. к. быстро вырабатывается стереотип сознания – закончил что-то делать, отметь. С его помощью вы узнаете, сколько времени тратите на привычные дела, о чем никогда не задумывались. Ваш рабочий день станет более осознанным, и вы будете лучше планировать и организовывать свое время. Освободится масса свободного времени, и вы просто физически не сможете тратить его на ненужные дела. Большая разница – заниматься пустяками, старательно не замечая часов, или отлично видеть, что бесполезно тратишь свое время, запланированное для выполнения какого-то дела.

Иными словами, одно дело тратить некое неопределенное «время», другое – конкретный час, например, 13:00–14:00, видя перед собой таблицу, в которой этот час посвящен выполнению конкретного задания – например, сделать 30 звонков. Тогда и возможности отложить задание на конец рабочего дня не будет. Особенно, если контроль будет осуществляться каждый час или два.

– Почему вы пришли на работу в 10? Рабочий день начинается с 8!

– Так все равно все до 10 только чай пьют… А мне столько чая не выпить.

Пожиратели времени:

• Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытка слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

• Плохое планирование рабочего дня (личная неорганизованность).

• Плохая система личных записей.

• Нетворческое отношение к работе.

• Недостатки кооперации или разделения труда.

• Отрывающие от дел телефонные звонки (незапланированные посетители).

• Неспособность сказать «нет».

• Неполная запоздалая информация.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлекающая обстановка (отвлекающие личные дела).

• Затяжные совещания.

• Болтовня на личные темы (излишняя коммуникабельность).

• Желание знать всё.

• Длительные ожидания.

• Слишком редкое делегирование.

• Недостаточный контроль за перепорученным.

• Распорядок дня не увязан с ритмом продуктивности.

• Частое откладывание дел.

• Отсутствие приемов работы с корреспонденцией.

Варианты совмещения первого и второго способа хронометража.

Если вы хотите соединить в своей работе преимущества обоих методов, то можно выбрать один из следующих вариантов:

• вести учет времени первым способом, но при этом отдельно, «на полях» фиксировать стоимость своих основных затрат времени;

• вести учет времени по второму способу, но ограничить максимально возможный интервал, например, теми же 15 минутами;

• поработать 1–2 недели по первому способу и, когда выработалась привычка постоянно спрашивать себя «Что ты сейчас делаешь?», выныривая из потока, спокойно переходить ко второму способу.

Ты молод? Активен? Креативен? Легкообучаем? Стрессоустойчив? Коммуникабелен? Мобилен? Садись и переписывай свое шаблонное резюме.

1. Начинать сразу же контролировать весь свой рабочий (и не только) день тяжело, поэтому разбейте задачу на этапы: сначала 2 часа, потом 4 часа. Далее время до обеда. Затем послеобеденное. Потом все вместе. Сначала только рабочий день, потом при необходимости весь день целиком.

2. Ведите учет без эмоциональной оценки. Осознав, что вы впустую проводите каждый день за компьютером, скажем, 4 часа, вы можете впасть в депрессию или заняться самобичеванием. Анализировать свои ежедневные действия лучше потом. К тому же запись сама по себе дисциплинирует и структурирует, делая вас более собранным и трудолюбивым.

Третий вариант хронометража– «продвинутый». Вот пример таблицы:

Бригаде, работавшей на дне карьера, сообщили, что привезли аванс. Так быстро по карьерной лестнице не поднимался никто.

Анализ структуры расхода времени по статьям (рис. 2.4). Желательно, чтобы крупных «статей расхода» было 7 ± 2. Эти статьи могут включать в себя под статьи, например:

• Сон

• Работа

• Домашние дела:

– уборка, готовка, стирка, покупка продуктов…

• Развлечения:

– телевизор, тусовки, игры, развлекательное чтение…

• Развитие:

– полезное чтение, курсы, тренинги…

• Транспорт

• Самообслуживание:

– еда, гигиена…

Рис. 2.4.Схема распределения времени

Анализ структуры расхода времени с точки зрения полезности:

• Полезное время – расходуется на достижение ваших целей. Это время с «положительным» остатком (работа, учеба, продвижение).