Гали Новикова - Лидерство и руководство. Развитие управленческих компетенций

• Техническое время – вынужденно расходуется на поддержание жизнеобеспечения (уборка, приготовление пищи, сон). Это время с «нулевым» остатком. Его вы тратите не на обретение нового уровня, а на сохранение существующего.

• Бесполезное время – тратится на пустые развлечения и бесполезные разговоры (компьютерные игры, чаепития, телевизор). Время с «отрицательным» остатком.

Анализ структуры расхода времени по направленности:

• Для себя – время, которое вы расходуете лично на себя (тот же телевизор, учеба, чтение).

• Для близких – время, затрачиваемое на помощь родственникам и друзьям.

• Для мира – время, которое вы расходуете на что-то общественно полезное (участие в городском субботнике, помощь детскому дому).

Анализ расхода времени по трем параметрам поможет его структурировать и упорядочить. В конце концов, что делать с вашим временем, – этим ценнейшим и невосполнимым ресурсом – решать вам. Но расстановка приоритетов всегда принесет пользу.

• Время необходимо контролировать.

• Время необходимо структурировать.

• Есть эффективные и простые инструменты, позволяющие это выполнить (хронометраж).

• Учет времени сотрудника позволяет контролировать выполнение им заданий.

• Траты времени подразделяются на полезные (работа, обучение), нейтральные (технические) и бесполезные (вредные).

Несмотря на мировой финансовый кризис, многие крупные российские компании открывают у себя новую вакансию на должность интернет-секретаря. Менеджеры этих компаний утверждают, что благодаря использованию специально обученных людей производительность коллектива резко повышается. В обязанности данных людей входит ведение переписки в «Одноклассниках» за всех сотрудников офиса, ответы за них на форумах. Им также приходится сразу по возвращении сотрудника из отпуска переписывать отзывы и выкладывать фотографии из Египта или Турции, а также придумывать для них креативные подписи. По словам менеджеров, им даже не приходится обучать людей, специалистов высочайшего уровня в этой области много.

Отдых – одна из важнейших составляющих нашей жизни и крайне важная часть искусства управления временем. Человек, который плохо отдыхает, не в силах работать хорошо. У него просто это не получится. Нельзя позволять себе отдыхать непродуктивно.

• Отдых и работу следует жестко разграничить.

• Найдите для отдыха занятие по душе.

• Отдыхая, постарайтесь оторваться от привычной обстановки.

• Важно найти для себя такой вариант отдыха, при котором будут восстанавливаться ваши силы.

Составьте список занятий (табл. 2.6), который вам особенно нравится. Вспомните, когда вы брались за них последний раз. Решите, когда на этой неделе вы снова ими займетесь. Проанализируйте результат выполнения (табл. 2.7) и укажите причины, по которым какое-то из занятий было отменено или перенесено.

Таблица 2.6.Примерный список занятий

Таблица 2.7.Анализ дня

Причины, по которым не сделано/было перенесено/отменено __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Чтобы хорошо зарабатывать, достаточно возглавить тех, кто хорошо работает.

Как уже говорилось в начале книги, рабочий день руководителя состоит из бесконечного потока вопросов и задач, которые необходимо решать. Зачастую им присваиваются пометки «срочно» и «важно». Что на самом деле может быть просто «стимулом», вызванным чьим-то желанием решить свой вопрос быстрее. С одной стороны, если руководитель бросит предыдущее дело и примется за новое, а потом за третье, он не успеет ничего. С другой стороны, экстренно поступивший запрос может быть действительно важным и срочным.

Конечно, есть какие-то проблемы, которые нужно решать немедленно по умолчанию, – это вопросы от начальства, или же аварийные ситуации. Все нужно разбирать по обстановке – «аварийный» вопрос может быть важнее запроса начальства, но существуют известные механизмы определения приоритетности задач. Они помогут руководителю определить, какую из, скажем, пяти утренних задач ему нужно решить первой, какую второй, а что можно отложить на послеобеденное время.

Критерии определения приоритетности задач:

• ограничение по времени (срочность);

• давление со стороны начальства;

• потенциальная выгода от результата.

Самым эффективным зачастую оказывается последний критерий – оценка потенциальной выгодности. Временные ограничения важны при наличии зависимости одних сотрудников от других, когда для выполнения задания нужно, чтобы его обработал предыдущий сотрудник (т. е. задания выполняются по цепочке, например банковские операции).

В таблицу (табл. 2.8) впишите задания, которые вам нужно выполнить в ближайшее время.

Таблица 2.8.Перечень заданий в порядке приоритетности

Маленькая зарплата у нас компенсируется высоким уровнем ответственности!

Существует еще один эффективный способ расстановки приоритетов – способ Эйзенхауэра (табл. 2.9 и 2.10).

Таблица 2.9.Матрица Эйзенхауэра

Карьерист – это человек, который делая только 20 % своих усилий, умудряется приписывать себе 80 % общего результата.

Еще один полезный принцип расстановки приоритетов – закон Парето (рис. 2.5).

Таблица 2.10.Принципы Эйзенхауэра: расстановка приоритетов

Рис. 2.5.Закон Парето: 20/80%