Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

Проверка документов качества, сертификация товара.

Если на складе используется WMS, производится идентификация товара в базе данных управления складом. Технология идентификации в данном случае определяется требованиями данной системы. Кроме того, как правило, обязанностью участка приемки склада является внесение значений таможенных пошлин и проверка соответствия цен в заготовке на приход и оригинале инвойса. Информация о партии товара заносится только после приемки всего количества поступившего товара по данному инвойсу. Иначе разноска значений таможенных пошлин и платежей будет произведена некорректно.

Таким образом, процесс приемки товара заканчивается, когда товар поставлен на места хранения, информация о товаре внесена в базу данных и открыта к продажам, а документы на приход переданы в соответствующее подразделение финансового департамента или отдела поставок. Как правило, на приемку направляют наиболее опытных и внимательных специалистов и работников. Ошибка "на входе" может потянуть за собой целую цепь дальнейших недоразумений.

Типичные ошибки при организации приемки:

1. Поштучная приемка по качеству и количеству – самый затратный способ приемки товара

Посчитайте, сколько вам понадобилось ресурса, складской площади и времени! Во-первых, данный ресурс используется неритмично. Создав запас ресурса на приемке, вы будете использовать его не полностью. Перебросив рабочих с других участков, ослабите набор, комплектацию или отгрузку. Увеличение времени приемки товара увеличит продолжительность цикла поставки, т. е. период недоступности товара к продажам. Эти решения, как правило, принимают менеджеры, не видящие всей логистической цепочки – от выстраивания отношений с поставщиками до построения отношений с клиентами в части послепродажного сервиса. В результате, казалось бы, благая цель – добиться адекватного учета товара на входе (т. е. локальное решение проблемы) оборачивается такими потерями, которые могут оказаться неадекватны выявленным погрешностям. К тому же, их можно выявить и устранить другими путями. Давайте разберемся – из чего вы исходили, принимая решение о необходимости поштучной приемки товара?

А) Вы опасаетесь, что ваши клиенты могут пойти на лукавство и, воспользовавшись, к примеру, вашим отсутствием при передаче товара от транспортной компании, предъявят вам претензию по внутритарному недовложению? Но в этом случае, ваше утверждение будет против их утверждения. Не более того. Как вы докажете клиенту, что вы действительно добросовестно, поштучно проверили именно эту коробку? Следовательно, кроме вашей внутренней убежденности, других аргументов у вас нет…

Б) У вас есть подозрение, что на складе не все в порядке с сохранностью товаров? Но не проще ли это выявлять с помощью системы плановых и неплановых инвентаризаций на местах хранения, а также выборочным контролем при отгрузке? Накопленная при этом статистика позволит вам, во-первых, принимать меры по сохранности товаров на складе, во-вторых, выстраивать отношения с поставщиками в части качества товара.

2. После проверки товара по количеству и качеству, в случае расхождений, данный факт просто фиксируется.На этом работу по приемке считают законченной.

На самом деле, работа закончена складом. Но работа отдела по поставкам только начинается. Прежде всего, все расхождения скрупулезнейшим образом учитываются и анализируются как в абсолютных, так и в относительных показателях.

Личный досмотр. Не забывайте, что если вы хотите сделать досмотр действенным, а не формальным, то, во-первых, сделать это нужно только по закону, т. е. при добровольном согласии на то работников; во-вторых, для этого требуются соответствующим образом подготовленные сотрудники, а в-третьих, необходимы условия – специальные досмотровые помещения, причем отдельно для мужчин и женщин. Не выполнив

этих условий, вы, во-первых, ничего не достигнете, во-вторых, морально могут пострадать именно добросовестные и честные работники, а действительные злоумышленники только усмехнутся… И еще. Личный досмотр эффективен только в комплексе с системой товарного учета и выполняет скорее вспомогательную, нежели основную функцию в обеспечении сохранности ТМЦ. Забор не ловит воров – он их только останавливает! Питательная среда для воровства на складе – отсутствие постоянного учета и контроля.

Ограничение доступа на склад. Теоретически, на склад должны иметь доступ только лица, подписавшие договор о материальной ответственности за хранимый на складе товар. Остальным на складе делать нечего.

Постоянное наблюдение за хранением товара на складе Проектируя склад и стеллажное хозяйство, не следует относиться по остаточному принципу к двум системам – пожарной безопасности и охране товарно-материальных ценностей. Экономия на этих вопросах рано или поздно обернется для вас, в лучшем случае, серьезными проблемами и затратами. При этом, система охраны должна обеспечивать наблюдение и за теми, кто работает на складе, и за теми, кто его охраняет… Особенно строго следует контролировать зоны приемки и отгрузки товара. В последнее время широко применяется тестирование работников на наркозависимость – эта категория лиц не подходит для работы с товарно-материальными ценностями.

Во многом, воровство определяется и уровнем заработной платы персонала Чем меньше платите, тем больше будете тратить на охрану и компенсацию потерь. И конечно же, однозначно – пойманного на воровстве увольняйте немедленно, несмотря ни на какие заслуги, компетенции и нехватку персонала! Лучше иметь дефицит кадров, чем дефицит дисциплины!

Порядок на складе Невозможно повышать культуру производства и качество в неубранных, захламленных производственных и бытовых помещениях. Введите за правило регламентные уборки (не менее 2-х раз за смену). При сменной работе – начальники смен передают друг другу склад в убранном состоянии. Техника осматривается на предмет внешних повреждений. Замечания должны фиксироваться в специальном журнале и контролироваться начальником склада. По ним принимаются меры и делается соответствующая запись в данном журнале. Данный журнал – настольная книга начальника склада при проведении еженедельных планерок.

На складе не должно быть товара с неизвестным наименованием и количеством, непонятным адресом хранения и не внесенным в складскую базу данных Очень часто склад пре вращают в хранилище всякого хлама – старой упаковки, неиспользуемых комплектующих изделий, старой мебели и оргтехники и т. п. Особенно это характерно для складов, работающих давно. Начальник склада должен, во-первых, принимая данное имущество, требовать письменное указание с описанием данных ТМЦ, их количества, планируемого срока хранения, а также должностного лица, ответственного за работу с данными ТМЦ. Во-вторых, определиться с местом хранения и обозначить его по алгоритму, принятому в данном складе, т. е. знать ряд, место и уровень, где будут храниться данные ТМЦ, а также занимаемый ими объем. В-третьих, присвоить идентификационный код для данных ТМЦ и ввести необходимую информацию в складскую БД. Всячески противьтесь сокращению полезного объема склада! Как правило, в основе этих намерений – нежелание хозяйственных и административно-управленческих структур компании своевременно принимать решения по списанию или утилизации постепенно накапливаемого хлама!