Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

5. Установите особый статус операторов по вводу данных. Они должны иметь право не принять счетные листы в случае их небрежного заполнения или неправильно сделанных исправлений. В то же время операторы обязаны расписываться на отработанных листах и аккуратно их архивировать.

6. Распределите склад на инвентаризационные зоны. Подготовьте карту склада в разрезе зон инвентаризации. Данную карту сделайте в нескольких экземплярах и разместите их на информационных стендах склада. Для контроля над ходом инвентаризации подготовьте матрицу, в которой будет отражение трех статусов хода пересчета:

– счетные листы выданы;

– пересчет произведен, листы сданы в группу обработки данных;

– информация о пересчетах заведена в БД.

Такая матрица может быть и опцией ПО для проведения инвентаризации. В таком случае ее заполнение будет производиться автоматически в режиме он-лайн.

Приступаем к процессу инвентаризации.

Прежде всего в начале рабочего дня проведите собрание всех участников инвентаризации. На собрании обычно озвучивается следующее:

– цель проведения инвентаризации в рамках всего холдинга или группы компаний;

– задачи на текущий день;

– знакомство с руководителями инвентаризации на данный день пересчета;

– техника безопасности;

– общие организационные вопросы проведения инвентаризации;

– основные ошибки по опыту предыдущих инвентаризаций;

– распорядок работы;

– распределение участников по счетным группам с указанием старшего по группе.

Далее начнется отработка причин расхождений между результатами пересчета и данными, которые были в БД до начала инвентаризации.

В компаниях с системной организацией бизнеса и правильной постановкой товарного учета основные причины расхождений известны заранее. Поэтому, при подготовке к инвентаризации, заготавливаются файлы:

– отчет по претензиям клиентов по количеству товара;

– отчет по претензиям филиалов по количеству и номенклатуре товара, поступившего с распределительного склада компании;

– отчет по отклонениям в учете, выявленным в ходе текущих инвентаризаций;

– отчет по потерям товара по причине персонала;

– отчет по выбракованным товарам, без проводки по финансовому учету на дату инвентаризации.

Наличие этих отчетов позволяет оперативно выявить большую часть причин расхождений.

Обычно на отработку причин расхождений на крупных складах с большим количеством операций отводится не менее 3-х месяцев. И только после этого вы будете готовы представить итоговый отчет руководству компании.

Очень важный момент – открытие продажникам доступа к БД, обновленной по результатам инвентаризации. Этот момент обязательно обозначается в приказе на инвентаризацию и персонально контролируется директором по логистике.

Итак, компания-дистрибьютер или логистический оператор, доверила вам управление крупным складским хозяйством. Под крупным я понимаю склад с количеством паллето-мест не менее 15 000, наименований товара – не менее 10 000, персонал – не менее 600 человек. Склад осуществляет комплексное комиссионирование (паллетное, коробочное, розничное), с круглосуточным режимом работы и полным набором складских услуг (приемка, хранение, комиссионирование и организация отгрузки товара в течение суток). Количество активных клиентов (адресов отгрузки) – не менее 4000. Склад оснащен современным оборудованием, применяет прогрессивные IT-решения, работает в жестких временных рамках при выполнении заказов клиентов. В вашем распоряжении ресурсы. Ваша ответственность – обеспечение роста производительности труда, сокращение издержек на единицу отгрузки, обеспечение заданного уровня качества, обеспечение требований товарного учета и условий хранения товара.

С чего начать? Что нужно сделать, чтобы этот огромный механизм работал бесперебойно и точно как швейцарские часы? Прописная истина – главная задача начальника склада – организовать эффективную работу и взаимодействие своих подчиненных. Разделим эту науку на несколько разделов. Каждый раздел обозначим известными управленческими аксиомами китайской школы управления.

«Управляй многими как немногими»

Разделите менеджеров на "оперативников", "технологов" и "контролеров". К первой группе следует отнести менеджеров, занимающихся планированием и управлением трудовыми ресурсами. Их задачи – выстраивание бригад, смен, нормирование и учет труда, планирование количества персонала под циклические дневные, еженедельные и сезонные нагрузки, контроль соблюдения технологий, состояние товарного учета, организация работы по повышению качества трудового ресурса (обучение, аттестация и т. п.). Это менеджеры, руководящие участками склада по технологическим операциям (приемка, хранение и набор, комплектация и отгрузка). При круглосуточном режиме работы особое значение имеют начальники смен, которые полностью отвечают за оперативное управление всеми ресурсами склада. Должность начальников смен является одной из ключевых в управлении складом. Их главная задача – безусловное выполнение сменного задания, обеспечение беспрерывности технологических процессов на складе. Они имеют широкий круг полномочий, в том числе, право перебрасывать ресурс с участка на участок без согласования с менеджерами данных участков. Если вы хотите, чтобы вас не вызывали на работу среди ночи и в выходные дни, без начальников смен вам не обойтись. Кроме того, к "оперативникам" относится техническая служба и группа операторов-диспетчеров, управляющих процессами перемещения и набора товара с помощью имеющихся IT-технологий. Целесообразно "оперативников" завести на заместителя по оперативной работе и делегировать ему полностью данный блок вопросов.

"Технологи" занимаются, во-первых, внутрискладской логистикой – оптимизацией процессов перемещений и набора товара с различных складов, реструктуризацией складов, программным обеспечением электронного учета труда и выработки, контролем исполнения установленных регламентов по операциям с товаром, оперативной разработкой необходимых кастомизаций в имеющейся базе данных (БД) под текущие задачи. На них возложена ответственность за оптимальное использование объема склада. Кроме того, технологи готовят мониторинги и отчеты, необходимые для оперативного управления складом. Одна из основных функций – подготовка БД к проведению текущих и готовых инвентаризаций.

Во-вторых, к "технологам" относится и группа товарного учета (ГТУ) – важнейшая функция склада. Ответственность специалистов ГТУ – проведение выборочных и сплошных инвентаризаций согласно имеющемуся регламенту, изъятие товара с истекшим сроком годности и т. п. Мониторинги, которые ведут специалисты ГТУ, позволяют определять состояние товарного учета по каждому участку склада и оперативно принимать меры.