Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

5. Важнейший вопрос – конкретизация требований к качеству складских операций и ответственности за отклонения от установленных требований в этой области. Во-первых, определитесь, что вы будете понимать под качеством складских операций, во-вторых, в какой форме будут предъявляться претензии, регламентный срок на их отработку и далее ответственность за отклонения от согласованных параметров качества. При этом ответственность должна быть предельно конкретной и легко рассчитываемой по итогам работы за установленный период.

6. Определитесь в дополнительных работах, которые требуются вам в качестве предпродажной подготовки. Нередко именно они могут стать камнем преткновения, так как ЛО может оказаться не готов выполнять их в нужном объеме. А продавать товар, к примеру, без специальной стикеровки, неприемлемо для вас…

7. Обеспечение учета и сохранности товаров. Заранее оговорите процедуру сверки баз данных.

Изначально следует договориться о системе текущих инвентаризаций и ежегодной полной инвентаризации товаров с остановкой всех рабочих процессов и физическим пересчетом товара совместными счетными группами. Данная работа потребует от ЛО дополнительных ресурсов. Поэтому расценки на операции пересчета следует оговорить заблаговременно, также как и описать процедуру инвентаризации. Не забывайте и о том, что оприходование излишков производится с соответствующим налогообложением.

8. Разработайте систему документооборота и информационного обмена.

Рассмотрим основные отчеты и документы, используемые в работе с ЛО:

8.1. Файл описания продуктов – Productfile. Предоставляется клиентом в электронном виде, обычно в виде файла в формате Excel. Файл содержит описание каждого продукта, стоимость товара, передаваемого на ответственное хранение, должен быть предоставлен для ввода необходимой информации в учетную систему ЛО до начала операций по соответствующему продукту. Productfile может изменяться и пополняться по мере необходимости.

8.2. Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма MX-1). Данный акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт MX-1 оформляется ЛО по каждому прибытию грузов в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон и заверяется подписью уполномоченных представителей и печатями ЛО и клиента. Подписание акта означает – «Груз сдал, груз принял». С этого момента – ваш товар на ответственном хранении у ЛО. Обратите особое внимание на нюансы. К примеру, кто будет отвечать за товар в интервале времени, с момента, когда он был уже выгружен из автомашины, пересчитан, проверен по количеству и качеству совместно с вашим представителем и до момента, когда ему на подпись принесли подготовленные экземпляры акта MX-1? Какое время вы отводите на подготовку этого документа с момента окончания пересчета? На основании какого документа оператор ЛО будет готовить акт MX-1? Ведь товар еще не заведен в информационную систему ЛО. Конечно, идеальный вариант, когда представители ЛО сами принимают груз у перевозчика. Но такой доверительный уровень отношений, как правило, наступает не сразу. Тем более, если ваш товар специфичен и требует особых компетенций для его идентификации и приемки по качеству. Вы также можете указать в акте фактическое время постановки а/м по выгрузку, окончание выгрузки и окончание приемки по количеству и качеству. Если в вашем договоре данные процессы нормированы, то данная информация обозначит контрольные точки выполнения данных нормативов.

8.3. Акт о соответствии качества и количества товарно-материальных ценностей, принимаемых к ответственному хранению. В акте указывается фактическое количество прибывшего груза клиента по каждому наименованию и коду, фиксируются все расхождения по количеству и ассортименту с товарно-транспортными документами поставщика, состояние упаковки и наличие внешних повреждений. Данный документ позволит вам предъявить претензию по качеству поставки.

8.4. Акт о возврате товарно-материальных ценностей с хранения (форма МХ-3). Данный акт оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов. Акт МХ-3 оформляется ЛО по каждому «Заказу на отгрузку» в двух экземплярах. Подписание акта означает, что ответственность ЛО за сохранность ваших грузов закончена, он передал вам заказ в полном соответствие с вашим распоряжением на отгрузку.

8.5. Акто повреждении продукции. ЛО оформляет акт о повреждении продукции клиента при обнаружении поврежденной продукции на объекте, либо при нанесении повреждений при выполнении операций. ЛО указывает в акте количество поврежденного груза, его код, наименование, характер повреждений в соответствии с классификацией, предусмотренной в Инструкции клиента, а также предполагаемую причину повреждений. Акт заверяется подписями членов комиссии в составе уполномоченных представителей ЛО и клиента.

8.6. Реестр отгрузок. Реестр – это сводный график прибытия ТС и организации процесса погрузки, планируемый в течение следующего рабочего дня. Данный реестр должен содержать следующую информацию по каждому маршруту:

– дата отгрузки;

– номер заявки на отгрузку;

– планируемое время отгрузки;

– номер транспортного средства (ТС);

– способ доставки (самовывоз, передача груза представителю клиента, доставка).

Данный реестр позволяет ЛО планировать свой ресурс исходя из нагрузки и установленных временных параметров на приемку-передачу заказов со склада. В случае отклонения от установленных договором регламентов и параметров, указанных в реестре отгрузок, клиент вправе предъявить соответствующую претензию.

По факту отгрузок формируется отчет о произведенных отгрузках, с указанием параметров отгрузки по принципу "план-факт" (отчет Shipped).

8.7. Подтверждение счета (Billing). Содержит подробную сводную информацию об услугах, оказываемых клиенту за отчетный период. Информация детализируется по кодам услуг и по объему их оказания. На основании этого документа клиенту выставляется счет за фактически оказанные услуги. В случае отсутствия электронной опции формирования биллинга, во избежание споров «задним числом», рекомендуется делать сверку по произведенным операциям не реже, чем раз в неделю.

8.8. Отчет о товарных остатках (Stocklnventory). Содержит информацию о наличии и статусе продукции клиента на складе ЛО на отчетный момент. Отчет формируется по кодам товаров и дает следующую информацию:

– код и наименование продукции;

– физическое наличие единиц продукции на складе, всего;

– поврежденный и бракованный товар (сток некондиционного товара);