Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

– товар, имеющий особое функциональное назначение, по согласованию с клиентом;

– товар, доступный для подбора и отгрузки в стандартном режиме.

Данный отчет понадобится вам для сверки стока ЛО с вашей корпоративной базой данных. Такие сверки рекомендуется проводить не реже чем раз в месяц, а при больших количествах операций – еженедельно.

8.9. Отчет о движении товара (Activity). Данный отчет формируется одновременно с отчетом о товарных остатках (Stocklnventory). Отчет содержит следующую информацию:

– отчетный период;

– код и наименование товара;

– остаток на начало периода;

– количество поступивших учетных единиц;

– количество отгруженных учетных единиц;

– остаток товара на складе на окончание периода;

– номера документов, являющихся основанием для движения товара.

В случае расхождений по остаткам товаров, выявленных при сравнении отчета Stocklnventory с остатками по вашей БД, отчет Activity позволяет выяснить причину расхождений.

Кроме того для единой идентификации документооборота, следует применять специальное ПО, обеспечивающее присвоение сквозной нумерации всех входящих распоряжений от клиента к ЛО и, наоборот, исходящих сообщений о произведенных перемещениях и отгрузках. Это позволит вам автоматизировать сверку товародвижения по документам. Такие почтовые буферы обычно предусмотрены в современных WMS. И этот блок должен быть описан в договоре с ЛО.

К информационному обмену относится и обмен списками авторизованных сотрудников компании и ЛО, с указанием их должностных обязанностей, полномочий, а также электронных адресов и номеров телефонов.

Отдельно поговорим о требованиях к качеству операций, производимых логистическим оператором.

Качество складских операций нередко становится камнем преткновения в отношениях поклажедателя и логистического оператора. Какими попугаями измеряется качество работы склада в отношениях с внешним заказчиком его услуг? Какие существуют механизмы предъявления взаимных требований в рамках заключенного договора на оказание складских услуг?

Как правило, ЛО предлагают свой вариант договора с по-клажедателем (т. е. с вами). При этом, вопросы качества складских услуг в них оговорены чрезвычайно поверхностно и неконкретно. Для начала определим круг ваших интересов, который вы хотели бы "защитить" условиями договора.

1. Качество непосредственно складских операций.

Как правило, по условиям договора, ответственность ЛО заканчивается в момент передачи набранного заказа от представителя ЛО представителю клиента на пандусе при погрузке в транспортное средство. Но как быть в ситуации, когда у вас 30 % объема заказов – розничный набор? А количество единиц товара, набранных в розницу по каждому заказу, – от 100 до 1000 единиц. Соответственно, розничные заказы упакованы в произвольном порядке в нестандартные коробки. И таких заказов в день – от 20 до 100… Если вы будете принимать от представителей ЛО эти заказы поштучно в момент отгрузки, то вам понадобится либо очень много времени, либо очень много своих работников для приемки-передачи заказов и принятия на себя полной ответственности (перед конечными получателями заказов) за соответствие заказа и фактического количества отгруженного товара. Поскольку ни тот, ни другой вариант, как правило, не устраивает поклажедателя, необходимо изначально договориться, что приемка-передача товара на пандусе производится по количеству мест, без проверки внутритарных вложений. А в случае предъявления получателем груза претензий по недовложениям, излишкам, пересорту, внутритарным повреждениям груза, необходимо предусмотреть в договоре механизм расследования данных претензий.

2. Выполнение регламента приемки и отгрузки.

Складские операции должны осуществляться не только качественно, но и своевременно. Вряд ли вас устроит, к примеру, приемка фуры товара в течение 2-х рабочих дней или окончание набора заказов в неопределенное время. Поэтому, во-первых, изначально следует определить регламент на выполнение основных складских операций, а во-вторых, установить ответственность за отклонения от принятого регламента.

3. Предоставление документов и отчетов.

Нередко документообороту уделяется недостаточно внимания. Считается, что главное – это физически выполнить операцию. А документ можно подготовить и неопределенно позже – как получится. На самом деле, ни в коем случае нельзя нарушать один из основных принципов логистики – параллельного движения документов и товара. Товар без документа – ничто! Также как и документ, оформленный без подтверждения физического движения товара. На своевременное оформление документов требуется как трудовой, так и материальный ресурс. Ресурс стараются экономить… А следовательно, не поленитесь установить в договоре с ЛО и в этом вопросе четкий регламент и ответственность. Иначе неминуемы потери не только документов, но и товара. Такие же нормативы должны быть и в предоставлении отчетов и информации, о которых мы говорили выше.

4. Претензии по регламенту выполнения дополнительных работ.

Если Ваш товар требует предпродажной подготовки, выполнение дополнительных работ может стать существенным фактором во взаимоотношениях с ЛО. Без этих работ не состоится и основная отгрузка… Рассчитайте совместно нормативы на выполнение различных видов дополнительных работ и внесите соответствующий раздел в ваш договор вместе с расценками на эти работы. Четко обозначьте, что означает начало работ и их окончание. Не забывайте, что у вас разные базы данных, и особое значение имеют информационный обмен и своевременное отражение реального товародвижения в информационных системах. Нередко, при проведении дополнительных работ "на входе" процесса, вы имеете комплектующие, а "на выходе" новое изделие, которое не проходило через участок приемки. Следовательно, необходимо описать процесс отгрузки комплектующих, упаковки и т. п. и процесс оприходования на склад готовых изделий.

Итак, мы описали риски, которых хотелось бы избежать, работая с ЛО. Начинаем формулировать свои условия языком договора.

Начнем с формализации терминов, характеризующих качество. Составьте перечень претензий, их общее описание, единицы измерения претензии, а также допустимые нормативы, в рамках которых вы договариваетесь не предъявлять штрафных санкций. Скорее всего, у вас появится приложение, аналогичное табл. 7.1.

Таблица 7.1

Перечень претензий, относящихся к отказам при выполнении заказов

В описаниях претензий вы увидите ссылки на некие приложения к основному договору. Поясню их содержание.