Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

Какой информационный ресурс нужен и достаточен для директора по логистике? Как не утонуть в море цифр, мониторингов и отчетов? Каким должен быть компас, который позволит ему вести логистический корабль компании заданным курсом?

Одна из проблем, с которой сталкиваются директора по логистике, – отсутствие адекватного информационного обеспечения своей деятельности. Казалось бы, в каждой фирме существует корпоративная база данных (БД), в каждом отделе есть свой набор отчетов, которым пользуются исполнители в своей работе. Но при этом директор по логистике постоянно ощущает, что он чего-то не знает или узнает, но не вовремя. Нередко он при этом становится объектом манипуляций со стороны своих подчиненных. Причина – каждый исполнитель знает, как можно преподнести результаты своей деятельности в выгодном свете, умеет "засветить" свои достижения и "затенить" недоработки. А на вопрос "Почему не доложили?" всегда есть ответ – "А вы и не спрашивали!". Для того, чтобы разобраться во всех этих хитросплетениях, директор по логистике (ДЛ) должен в короткий срок научиться досконально разбираться в информации, хранящейся в БД. И если это крупная компания, то данная наука по плечу далеко не каждому человеку. Тем более, с учетом того, что информация в БД заносится, как правило, не всегда корректно и своевременно. Кроме того, от ДЛ требуется видеть всю цепочку поставок, а не

только ее отдельные звенья. И не только видеть, но и ставить задачи на перспективу и контролировать ход их исполнения. Следовательно, ему нужен некий особый информационный инструмент, который позволяет оперативно увидеть всю "картину мира", а не мозаику из отчетов по отделам. По некоторым данным, нередко руководитель тратит до 40 % своего времени на сбор информации, затем столько же – на ее упорядочение и аналитику, и только оставшиеся 20 % – на планирование и выработку управленческих решений…

Любая аналитика – это, прежде всего, работа, а следовательно, и ресурс. В качестве ресурса в аналитической работе используются, во-первых, трудовой ресурс, во-вторых, техническое обеспечение, в-третьих, программное обеспечение. Во многом, в компаниях именно логисты являются основными заказчиками и пользователями IT-обеспечения. Поэтому важно при постановке аналитической работы научиться корректно ставить цели как аналитикам, так и разработчикам программного обеспечения.

Аналитические инструменты подобны набору инструментов хирурга – с одной стороны, они должны быть в нужное время и в нужном количестве, с другой стороны, в операционной не должно быть ничего лишнего!

Итак, приступим к созданию комплекса информационного обеспечения (ИО) директора по логистике. Начнем с целей, которые должен достигать ДЛ в результате своей деятельности. Как правило, именно формирование целей и процессное управление является главным камнем преткновения во многих российских компаниях. Тем не менее, именно с этой задачи, на наш взгляд, и следует начинать любое преобразование, в том числе, создание корпоративной БД и специального ИО для топ-менеджеров и специалистов. Если вы не пройдете этот этап, дальше можете не читать…

Технология процессного управления компанией – тема главы IX. Но поскольку без примера постановки целей не обойтись, приведем кратко, без комментариев перечень основных показателей, которые могут применяться при планировании деятельности ДЛ.

Часть из вышеприведенных показателей относится именно к зонам ответственности конкретных подразделений. Ваша задача – "видеть бой с командной высоты". С одной стороны, не грузить подчиненных мелочным контролем, подавлением инициативы и массой отчетности. С другой стороны – постоянно "держать курс" своего логистического корабля. Для этого вам понадобится набор современных IT-инструментов.

Таблица 12.1

Основные ключевые показатели эффективности логистики в компании-дистрибьюторе

Инструмент № 1. Мониторинг исполнения графика поставок

Данный мониторинг позволяет вам видеть процесс физического движения товара и степень его соответствия с графиком, запланированным на данный период. На наш взгляд, это наиболее объемный документ. Поэтому приведем заголовки столбцов и их группировку по зонам ответственности.

Назначение данного мониторинга – контроль за физическим товародвижением от момента направления заказа поставщику до момента заведения информации в БД центрального распределительного склада. Товарной единицей в данном случае является транспортный пул, описанный отгрузочным документом (инвойсом или накладной ТОРГ-12). Соответственно, по вертикали каждая строчка – номер документа. Сложность данного мониторинга заключается в том, что большая часть данных заносится в него вручную, что требует особого контроля над исполнителями. Важно, чтобы сотрудники соответствующих отделов использовали данный мониторинг как свой рабочий инструмент и осознавали его необходимость. Используйте также механизм перекрестного контроллинга – информацию в мониторинг вносит исполнитель, а вот контролирует ее адекватность и своевременность внесения другое подразделение, которое принимает у исполнителя "эстафету" в логистической цепочке. Фильтры по столбцам позволяют строить аналитику по поставщикам и адекватно оценивать реальные циклы цепочки поставок. Кроме того эти данные позволят более точно составлять план закупок и планировать страховые запасы по признаку "неопределенность закупок". А в целом, мониторинг нацеливает исполнителей на выполнение целей, сформулированных в табл. 2.1 под группой "Эффективность бизнес-процессов" (п. 15–18).

Таблица 12.2

Мониторинг графика поставок

Инструмент № 2. Мониторинг выполнения плана поставок

Данный мониторинг предназначен для контроля выполнения плана поставок по каждому наименованию товара. Основное содержание мониторинга приведено в табл. 12.3. Конечно, помимо кода товара в БД и его наименования, вы можете добавить другие признаки товара. К примеру, поставщик, бренд, признак номенклатуры, признак по маржинальной прибыли, признак продаж. По этим признакам вы сможете подготовить более детальную аналитику. Все эти признаки можно разместить между столбцами 3 и 10. Раскроем понятие "статус заявки на поставку". Товар проходит следующие основные стадии в цепочке поставок: