Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Для того чтобы у вас в компании сотрудники стали работать по Вашим правилам, вы должны пройти путь из шести шагов:

1. Сбор информации для описания бизнес-процессов.

2. Описание (моделирование) процессов «как есть».

3. Анализ текущих бихнес-процессов.

4. Оптимизация или реинжиниринг бизнес-процессов.

5. Регламентация и стандартизация.

6. Внедрение.

На каждом этапе я буду делиться с Вами наиболее легкими и эффективными инструментами. Приступаем к первому шагу.

Вам надо собрать документы, регламенты и положения компании, инструкции, изучить сложившуюся практику для того чтобы свести всю информацию в единый файл и описать существующие процессы.

Для начала Вы можете вместе с командой топ-менеджеров ответить на следующие вопросы анкеты.

Анкета

1. Общая информация

• Сколько бизнес-направлений/товарных направлений (продукты/товары/услуги, которые производятся/реализуются в настоящее время) существует в компании?

• Есть ли какие-то отличительные особенности этих бизнес-направлений?

• Каковы возможные причины неперспективности этих направлений (с чем это связано)?

• Какова стратегия развития компании/ бизнес-направлений? В чем она заключается? Каковы планируемые направления развития компании (как в части рыночного, так и организационного развития)?

• Каковы цели, которые вы планируете достичь в ближайшее время?

• Используются ли стратегические цели в оперативном управлении (при постановке оперативных задач, при разработке планов работ)

• Какое количество собственников непосредственно участвуют в управлении компанией?

• Какое количество сотрудников работает сейчас в компании (в т. ч. по направлениям деятельности/ по подразделениям)?

• Планируется ли изменение численности сотрудников через какое-то время (полгода/год), расширение структуры (введение новых должностей/ подразделений)?

• С чем связано планируемое изменение численности работников?

• Какие из приведенных ниже проблем, с вашей точки зрения, сдерживают или могут сдерживать развитие компании (влиять на эффективность работы)?

2. Функции управления

• Приходится ли высшим руководителям работать круглосуточно и контролировать любую мелочь?

• Случаются ли такие ситуации, когда решения руководства искажаются до неузнаваемости или не выполняются вообще?

• Есть ли в вашей компании ясность, кто из руководителей или специалистов отвечает за конечный результат?

• Знакома ли Вам такая ситуация: при выплате зарплаты приходится специально решать, кому и сколько платить?

3. Структура управления

• Подумайте, характерны ли для Вашей организации такие ситуации и насколько часто они происходят?

• Руководитель компании ставит задачи каждому сотруднику и контролирует их выполнение;

• Руководители подразделений согласовывают каждое решение с первым руководителем;

• Сотрудники выполняют любое задание, которое им поручает один из руководителей;

• Обязанности сотрудников определяются в устной договоренности с начальством;

• Информация о состоянии дел передается устно.

4. Система управления в компании

• Существует ли четкое закрепление функций и областей ответственности сотрудников (Имеются ли формализованные должностные инструкции)?

• Доводится ли информация сверху вниз своевременно и четко, без искажений?

• Насколько последовательно внедряются управленческие решения? Если нет, то почему? (Соблюдение сроков и контроль качества выполнения распоряжений руководства)?

• Возникают ли сбои между подразделениями/ сотрудниками при обмене/ передачи информации?

• Насколько систематизировано оформление и передача управленческой информации (формализована ли эта система, существует ли в компании ситсема документооборота):

• Существуют ли формализованные системы оперативного контроля, оплаты труда персонала?

• Какая система оплаты труда сотрудников существует в компании? Есть ли отличия в подходах к оплате для различных категорий сотрудников?

• Какие категории сотрудников оцениваются по количественным показателям? Какие это количественные показатели (автоматизировано ли получение данных для расчета системы оплаты труда)?

• Существуют ли четкие обоснованные критерии эффективности работы компании, ее подразделений, сотрудников (особенно задействованных в продажах)?

• Соответствует ли уровень заработной платы в компании среднерыночному размеру по отрасли (особенно торгового персонала)?

• Какие формализованные процедуры есть в организации (какие документы доступны для анализа)?

• Каков уровень нагрузки руководства, как руководителя компании, так и менеджеров среднего звена (работают по 10–12 часов; работают нормальный рабочий день с редкими авралами; частые авралы)?

• Каковы сновные причины повышенной нагрузки/возникновения авралов и сбоев в работе?

5. Анализ организационной структуры и существующих бизнес процессов

• Вам необходимо определить распределение функциональных обязанностей между сотрудниками и структурными подразделениями по бизнес-процессам и организационной структуре и ответить на следующие вопросы.

Должность_____________________________________

Ф.И.О.________________________________________

Основные обязанности (функции), выполняемые сотрудником ____________________________________

• Насколько эффективна работа сотрудников при существующей организационной структуре? В чем заключается неэффективность? С чем это может быть связано?

Следует обратить особое внимание на решение следующих задач (Какие задачи являются первоочередными для решения)_____________________________

Так же вам может помочь данный список вопросов для анализа должности.