Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Я считаю, что в начальной фазе вариант с карандашом и бумагой оптимален. Но самое лучшее – это взять цветные стикеры для выделения элементов схемы: в случае внесения изменений нужно будет лишь переклеить разноцветные листочки без стирания чего-либо. Не устаю повторять – используйте визуальные подходы описания бизнес-процессов, способствующие эффективности работы в группе.

Если хотите, создавайте хоть комиксы – главное, чтобы это принесло результат! Можете обратиться, например, в компанию «Правила игры» (г. Москва) где вас научат грамотно визуализировать информацию, в том числе и бизнес-процессы. Генеральный директор Сергей Бехтерев – ведущий специалист в майнд-менеджменте («mind management» – технология предоставления сложной информации в наглядном и понятном виде).

Потом, конечно, правильно будет перенести итоговый результат на бумажный носитель, например в Word или Excel.

1. Первый шагдля описания бизнес-процесса – создание общей картины того, кто учавствует в процессе и того, как они взаимодействуют друг с другом и с окружающим миром. Это так называемая карта взаимосвязей. Она не учитывает производственные действия или их последовательность.

Для ее отображения Вы на чистом листе бумаге рисуете ячейки, обозначающие отделы или сотрудников, которые принимают участие в рассматриваемом процессе. После этого каждая взаимосвязь между ними анализируется, чтобы понять ее тип. С помощью разных стрелок Вы можете показать различный тип взаимосвязей. Например:

Соотвественно, Вы должны описать окружение, которое представляет собой совокупность «входов» и «выходов» бизнес-процессов с обозначением имеющихся поставщиков и клиентов. Они, в свою очередь, подразделяются на «внешних» и «внутренних» – то есть, подразделения и сотрудники Вашей компании, которые участвуют в данном бизнес-процессе.

Давайте перейдем к примерам. Возьмем стандартный бизнес-процесс, который назовем «Поиск, подбор и прием сотрудника в штат компании». «Входом» в него указан запрос на подбор кандидатуры сотрудника, поступающего из профильного подразделения: именно оно и будет «внутренним поставщиком» процесса.

«Выходом» из бизнес-процесса станет принятый сотрудник, который поступает в подразделение – получается, что это профильное подразделение одновременно будет и «внутренним клиентом» данного бизнес-процесса.

При описании окружения бизнес-процесса приходится его «входы» и «выходы» делить на два типа: первичные и вторичные. В результате такого деления получаются «первичные и вторичные входы», а также «первичные и вторичные выходы». Это делается для того, чтобы не нарушать принцип Парето «20 на 80».

При описании окружения бизнес-процесса число «входов»/«выходов» может быть очень большим: схема получается огромной и насыщенной ненужной информацией, которая в дальнейшем будет только дезориентировать Вас.

Чтобы правильно провести разделение бизнес-процессов на первичные и вторичные, используем определения из нижеследующей таблицы.

Таблица 3.5. Параметры «первичных» и «вторичных» «входов» и «выходов» бизнес-процесса.

Итак, «первичный вход» – это «вход», который «запускает» бизнес-процесс.

Основное правило: начиная описание, нужно сосредоточить внимание на «первичных» входах и обозначить их. Про «вторичные» входы можно забыть – при дальнейшей детализации бизнес-процесса они отразятся на схеме автоматически: на более низком уровне есть операции, для которых они будут «первичными».

То же самое справедливо относительно «выходов». «Первичный» выход – тот «выход», ради которого и существует процесс и т. д.

Используйте этот инструментарий для того, чтобы упростить, повысить скорость и качество работ по описанию бизнес-процессов.

2. Второй шаг:переходим к графической составляющей – вычерчиванию блок-схемы и созданию карты бизнес-процесса.

Блок-схема – это распространенный тип схем (графических моделей), описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой линиями. Различные по форме фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

Описание бизнес-процессов при помощи блок-схем очень доступно изложено в книге Бьерна Андерсена: «Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования». Кстати, в книге Б. Андерсена и П. Петтерсена так же представлено и большое количество различных способов графического представления.

Итак, обычная блок-схема представляет собой графическое описание потока действий в бизнес-процессе. Важно, что в блок-схеме используются четырехугольники разной формы, которые обозначают различные действия. Точно так же, используя разновидности стрелок, Вы сможете показать различные связи между действиями. Помимо этого, Вы можете делать надписи, которые могут указать требуемые ресурсы, оборудование или определенное условие, при котором может выполняться данное действие.

Например:

Существует несколько типов блок-схем. Обычная блок-схема нужна для того, чтобы показать, какие действия происходят в бизнес-процессе.

Если нам нужно установить, кто выполняет то или иное действие, к какому функциональному отделу принадлежат исполнители, то мы используем межфункциональные блок-схемы. В них Вы тоже можете указывать дополнительную информацию, располагая ее либо вдоль вертикальной оси при использовании книжного формата листа, либо вдоль горизонтальной оси при использовании листа альбомного формата. Так же Вы можете выделять шаги блок-схемы разными цветами – в зависимости от того, какой отдел компании ответственен за выполнение данного действия.

Если рассматриваемый процесс длителен, сложен, и вам на листе надо поместить массу информации, то лучше использовать многоуровневую блок-схему. Ее суть такова: вы разбиваете всю схему на несколько иерархических уровней. На верхнем уровне вы показываете только основные действия. Основным действиям на схеме нулевого уровня обычно дают двузначные номера: 1.0, 2.0 и т. д. (первая цифра – номер операции, вторая – номер уровня). Соответственно, блок-схему первого уровня дает нам представление обо всем процессе целиком.