Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Между прочим, можно попросить сотрудников сформировать базовую версию модели процесса. Все зависит от конкретного бизнес-процесса. Если он не очень сложен и отвечающий за него сотрудник хорошо представляет себе все этапы, то легко справится с этим заданием. После составления модели, он должен обсудить получившийся документ с остальными участниками: важно общее согласование и уточнение модели с привлечением всех заинтересованных подразделений и руководства.

Если же процесс сложный, то разбейте задачу – каждый сотрудник может описать свой отрезок работы. Далее материалы собираются и совместно обсуждаются, после чего базовый текст должен быть предоставлен всем участникам рабочей группы для обсуждения и корректировки. Каждый ее участник высказывает свое мнение, делает замечания, выдвигает свои предложения и обосновывает их. После заключительного обсуждения текст корректируется и утверждается генеральным директором.

Существуют общие правила для описания бизнес – процессов, я их сейчас обозначу, а далее мы будем детально с вами разбираться, как следовать им на практике.

• В первую очередь нужно выделить основные, управленческие и поддерживающие бизнес-процессы. Отделить процессы от функций. Отделить процессы от подразделений.

• Создать схему взаимодействия подразделений – карту взаимосвязей. При создании необходимо определить основные подразделения, поставщиков и потребителей. Создать общую карту процессов (процессы 1‑го уровня). Карты процессов «первого уровня» – это описание бизнес-процессов на высоком уровне обобщения. Данный организационный документ позволяет получить общее представление о дизайне процессов в компании и служит фундаментом для детализированных процессных документов.

• Когда процессы верхнего уровня выделены, они уже могут быть расписаны более подробно, до входящих в их состав подпроцессов. На этом этапе также могут указываться «входы» и «выходы» каждого подпроцесса, а также ответственные подразделения за выполнение подпроцессов.

• На практике, это кропотливая и достаточно нудная работа. Проведение интервью с сотрудниками – участниками процесса, наблюдение за протеканием процесса, создание блок-схем, их согласование с руководителями подразделений и участниками процесса. Затем опять проведение интервью, создание блок-схем, согласование и т. д. Циклы повторяются до тех пор, пока все основные участники процесса не соглашаются с описанием процесса и распределением функций.

• С каждым повтором становится все меньше белых пятен и непонятных мест. После первых трех циклов заметно увеличится количество действий и документов в карте процесса, а в последующих циклах существенно улучшится качество описания.

• Число так называемых «входов» и «выходов» бизнес-процесса. Чем их меньше, тем лучше: идеально иметь один унифицированный «вход» и два-три «выхода» (в другие процессы). При этом один «выход» – при правильном протекании процесса, а остальные – по исключениям;

• Число процедур одного процесса (оптимально – от 7 до 11; в этом случае процесс можно контролировать, планировать и эффективно им управлять);

• У каждого бизнес-процесса есть свой владелец, который управляет ресурсами и отвечает за исполнение бизнес-процесса.

Как же можно описывать бизнес-процессы? Давайте перейдем к подробному рассмотрению этого вопроса.

Существует несколько способов описания бизнес-процессов. Первый – не что иное, как текстовое последовательное описание бизнес-процессов. Например: «отдел закупок составляет договор и согласовывает его с юридическим подразделением». Собственно, так и выглядят обычные процессные регламенты.

Но использовать текстовые описания для анализа и оптимизации работы фирмы нельзя. Системно и наглядно рассмотреть их просто невозможно. Человеческому мозгу требуется время на то, чтобы преобразовать текстовую информацию в образы, на что уходит дополнительное время и ресурсы памяти. Наверняка Вы помните – прочитав регламент полностью, Вы уже не помните, что было в его начале. Для того, чтобы работать эффективно, наше сознание должно работать с образами.

Структурированная таблица по ячейкам, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение – более подходящий формат отражения бизнес-процесса. Из нее легче понять, кто отвественен за тот или иной этап работы, проще представить стурктуру бизнес-процесса, и соответственно, легче его проанализировать. Табличная форма значительно эффективнее обычного текстового предоставления информации – и сегодня она по-прежнему широко используется различными специалистами.

Последние два десятилетия ознаменовались ростом популярности графических подходов описания бизнес-процессов. Проведенные исследования показали – они наиболее полно удовлетворяют всем условиям, предъявляемым к информации для ее успешного описания, анализа и оптимизиции работы компании. Информация в графическом виде воспринимается мозгом значительно легче – а это означает, что возможности человека по анализу и принятию решений существенно возрастают.

Безусловно, существует великое множество стандартов описания процессов (IDEF0, IDEF3, IDEF 5, SADT, DFD – только некоторые из них). Каждый формат имеет свой набор символов описания, свои концептуальные допущения и ограничения – поэтому, начав описание, не меняйте формат, иначе не избежать путаницы.

Некоторые форматы достаточно сложны для восприятия, другими тяжело пользоваться без вводного курса обучения – в таком случае Вам придется воспользоваться помощью профессионалов.

Самый легкий в освоении формат – блок-схема. Он интуитивно понятен для любого человека с высшим образованием и не требует специальной подготовки. Существует много специализированных программных продуктов, позволяющих строить такие схемы – BPwin, ARIS, Casewise и т. д. Каждый из этих продуктов обладает несомненными достоинствами, но их возможности и характеристики гораздо шире, чем у инструмента, решающего только задачи рисования блок-схем. Поэтому проще всего использовать программу «MS Visio», которая предоставляет хорошие возможности именно для прорисовки блок-схем.

Но можно и вовсе ничего не усложнять. Что нам важно? Главное, чтобы готовые схемы были понятны и отражали сущность процессов. И, безусловно, были понятны всем, а не только некой избранной касте, владеющей тайной информацией, хранящейся в тонне бумаг или загадочном файле компьютера за семью печатями.