Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Далее, для каждого из основных действий, которые нужно описать более детально, строят блок-схему более низкого уровня. Если вы детально описываете, например, операцию номер два, то цифры будут выглядеть как 2.1, 2.2., 2.3. (первая цифра номер операции, вторая – номер действия). Если схему необходимо детализировать и дальше, то вы можете легко добавлять новые уровни.

Используя разные блок-схемы и придумывая свои, Вы, по вашему вкусу, можете описать нужные бизнес-процессы.

Например, у основного бизнес-процесса «управление продажами» необходимо создать подпроцесс «разрешение претензий клиентов». Как он может выглядеть?

Пример графического описания бизнес-процесса – на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Пример графического описания бизнес-процесса

! Еще несколько полезных рекомендаций:

Рекомендую присвоить номер или идентификатор каждой работе;

•При формулировке названия работ необходимо использовать два правила:

Правило 1.Название работы нужно формулировать следующим образом:

Например, если работа связана с действием по продаже продукции, то ее нужно назвать «Продажа продукции», а еще лучше конкретизировать что это за продукция.

Правило 2.Формулируя название работы, используйте краткую и лаконичную формулировку – это повысит эффективность дальнейшей работы по оптимизации бизнес-процесса. Идеальный вариант – формулировка при помощи 2–3 слов. В крайнем случае, нужно стремиться использовать в названии не более 50 символов. В сложных случаях также рекомендуется для каждого краткого названия работы сделать ее подробное описание и поместить в глоссарий.

При формулировании названий материальных и информационных потоков также нужно использовать подобные правила.

В данном случае второе правило используется без изменений, а первое правило формулируется следующим образом:

Например, если речь идет о продукции, которую отгрузили клиенту, то данный поток нужно сформулировать следующим образом – «Продукция, отгруженная» или «Продукция, отгруженная клиенту». В данном случае «Продукция» это объект, представляющий поток, а «отгруженная клиенту» – статус объекта.

Получилось? Поздравляю, вы создали карту процессов!

Довольно быстро Вы поймете, что «внутри» компании происходит множество действий – около сотни, возможно больше. Так происходит потому, что при описании бизнес-процессов основной принцип – это постоянное дробление на более мелкие элементы. Главное – вовремя остановиться.

Примеры

1. Например, цель компании – разработка и выпуск новой продукции. Мелкие процессы: покупка технологии, оборудования, подготовка кадров, покупка сырья. Технологии покупаются по следующей схеме: выбор продавца, сбор прайс-листа, сравнение цены, составление договора, оплата, получение и внедрение технологии.

2. Другой пример того на какие действия и операции можно разбить бизнес-процесс: «Управление ассортиментом».

Выбор поставщиков:

1. Заключение/перезаключение договоров поставки с поставщиками.

2. Проведение переговоров с поставщиками, получение информации об условиях работы с поставщиком.

3. Принятие решения о работе с новым поставщиком.

4. Занесение необходимую информацию в базу данных «Поставщики».

• Формирование структуры товарного ассортимента:

1. Сбор обратной связи о потребностях клиентов.

2. Сбор информации о ценах конкурентов.

3. Получение информации о новых видах товара у поставщиков.

4. Проведение анализа маркетинговой информации.

5. Формирование Структуры товарного ассортимента.

6. Планирование продаж.

• Ценообразование:

1. Определение размера базовой наценки и формирование перечня базовых наценок по товарным группам.

2. Внесение размера базовых наценок в справочник товара.

3. Формирование бюджета/ графика поставок и оплат на месяц.

4. Формирование прайс-листа.

• Закупка и доставка товара от поставщика:

1. Формирование заявок на закупку товара и их согласование с поставщиком.

2. Согласование заявок на закупку (руководством компании).

3. Получение спецификации/ накладной на товар от поставщика.

4. Анализ несоответствия цены, количества и ассортимента товара указанного в заявке на закупку и спецификации.

5. Получение от поставщика спецификации на фактически отгруженный товар.

6. Расчет общего объема товарной партии (м 3) и количества мест, отгружаемых поставщиками.

7. Контроль доставки груза в транспортную компанию/ на склад.

• Оплата товара и транспортных услуг:

1. Получение счетов-фактур на оплату товара/ транспортных услуг.

2. Передача полученных счетов-фактур в бухгалтерию.

3. Формирование/ согласование заявок на оплату товара/ услуг транспортной компании.

4. Оплата товара/ услуг транспортной компании в соответствии с заявками на оплату.

5. Ведение взаиморасчетов с поставщиками. Проведение сверок с поставщиками по взаиморасчетам.

• Оприходование и приемка товара на складе:

1. Формирование базы данных «Справочник товара» по новым товарным позициям.

2. Занесение необходимой информацию о приходе товара в БД ПК (информация о товаре в пути).

• Оприходование и приемка товара на складе:

1. Организация подготовки склада к приемке товара.

2. Разгрузка и размещение товара на складе.

3. Приемка товара у представителя транспортной компании (по каким параметрам).

4. Приемка товара на складе (по каким параметрам).

5. Составление акта приемки/ несоответствия (кому передается, для чего).

6. Подтверждение приемки товара и занесение информации о несоответствиях в БД ПК.

7. Передача сопроводительной документацию на принятый на склад товар (кому).

8. Оприходование/списание товара в БД ПК в соответствии с актом.

9. Разрешение разногласий с транспортной компанией/ поставщиком.

• Подготовка товара к продаже

1. Определение товара для доставки в магазин (на основании чего).

2. Предпродажная подготовка товара.

3. Выписка расходных накладных.

4. Подготовка товара к доставке и доставка товара в магазин.

Используйте разные уровни обобщения. Первый уровень – обозначьте самую общую последовательность, а уже на втором уровне включите в описание подробности и детали. На третьем обозначьте все еще более подробно и т. д.