Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Ветви делайте длинными, чтобы в дальнейшем было удобно писать причины, слева от стрелки также оставляйте больше места.

Для каждой категории методом мозгового штурма выявляются все возможные причины и включаются в список в порядке поступления. Самое главное в данном методе – это очень четко описать саму проблему, причины которой предстоит найти (например, низкий показатель чего-либо).

2. Вы написали причины. Нужно понять, кто «хозяин» этой причины – происходит идентификация. Нанесите обозначения категорий около ветвей, выходящих из основной стрелки.

Это могут быть:

a) люди;

b) машины и оборудование;

c) материалы;

d) методы;

e) измерение;

f) окружающая среда: культура, организационная структура, физическое окружение и т. д.

b) процессы;

c) внешние условия;

d) рабочая среда.

3. Для каждой категории методом мозгового штурма постарайтесь выявить все возможные причины и сразу обозначайте их на соответствующей ветви диаграммы. Используйте краткие описания и обозначения. Включайте главные категории по очереди, одновременно делая пометки относительно других категорий, если они придут в голову по ходу дела. Причины, относящиеся к нескольким категориям, отмечайте везде, где это необходимо.

Часто возникает потребность заново перечертить схему после того, как очередная ее версия готова.

4. Проанализируйте идентифицированные причины, выделите самые важные из них.

4 вариант. Метод «5 Почему?»

Поделюсь с Вами еще одним инструментом. Он также помогает найти главную причину, точно убедиться, что это не симптом – чтобы было понятно, что именно оптимизировать. Я решила упомянуть о нем, потому что он очень хорошо дополняет инструмент «Рыбий скелет».

Алгоритм следующий:

1. Определите проблему или причину высокого уровня, предназначенную для последующего анализа;

2. Для каждой идентифицированной причины поставьте вопрос: «Почему именно она служит причиной возникновения исходной проблемы?»;

3. После каждого нового ответа на поставленный вопрос задавайте его снова и снова до тех пор, пока никаких других ответов не останется. Возможно, это будет одна из коренных причин проблемы. Как показывает практика, обычно получается пять «Почему?».

Если вопрос немного изменить и вместо слова «Почему?» поставить вопрос «Каким образом?», то рассматриваемый метод уже можно будет использовать для поиска наиболее эффективного способа решения проблемы.

Достаточно? Теперь мы переходим непосредственно к оптимизации бизнес-процессов. Вы молодцы, изрядно потрудились. Или ничего не делали? В любом случае, это уже Ваша отвественность!

Итак, Вы проанализировали существующие в компании бизнес-процессы – теперь необходимо выбрать те, которые требуют изменений. Вам придется выбирать, будут ли они оптимизированы или их целесообразнее перестроить коренным образом (провести реинжиниринг).

Под оптимизацией понимают небольшие по масштабам изменения в структуре бизнес-процесса, направленные на его улучшение. Если в целом работа бизнес-процесса находится на удовлетворительном уровне, не приносит значительных неудобств и не угрожает жизнеспособности предприятия, то в коренных преобразованиях потребности нет.

Оптимизация – это чаще всего увязка разных бизнес-процессов друг с другом. Допустим, Вы приходите к кладовщику и спрашиваете: «Чем Вы занимаетесь?». В ответ Вы слышите: «Составляю складскую справку». «Кому Вы ее отдаете?» – «Разве я должна ее кому-то отдавать? Я просто ее делаю». Очевидно, что «выход» из этого процесса не является «входом» в другой процесс.

Налицо необходимость оптимизации: чтобы состыковать процессы, Вам надо понять, зачем кладовщица каждый вечер составляет складскую справку. Как правило, проблемы, которые чаще всего становятся предметом конфликтов и разбирательств на оперативных собраниях, как раз и являются следствием «разрывов» в бизнес-процессах. Взаимопонимание между отделами будет достигнуто, когда все несостыковки будут описаны и регламентированы.

В случае с реинжинирингом необходимо фундаментальное преобразование, перестройка бизнес-процессов: замена существующих подходов их выполнения на новые. Целью реинжиниринга является максимальное уменьшение затрат на осуществление бизнес-процессов – финансовых, временных, кадровых и т. д. Также при проведении реинжиниринга претерпевает изменения и структура самой фирмы, задачи ее подразделений.

Что выбрать – оптимизацию или реинжиниринг? Ответ зависит от того, насколько текущие результаты работы компании отличаются от запланированных.

Если издержки или затраты времени на обслуживание клиентов выше запланированных на 10–15 %, можно обойтись мерами оптимизации (к примеру, автоматизировать работу склада или разработать новые стандарты работы с клиентами). Если же серьезные финансовые потери при существующей структуре бизнес-процессов видятся неизбежными (например, прибыль компании упадет из-за того, что конкуренты начали обслуживать своих клиентов в 10 раз быстрее), то единственным выходом будет реинжиниринг.

Очевидно, что оптимизация – это эволюционный путь проведения изменений. Он не оказывает резкого изменяющего воздействия на структуру бизнес-процесса компании и более предпочтителен. Другой вопрос, где именно найти источники для ее проведения? Ими могут стать:

✓ Специалисты и эксперты вашей компании. Людям, которые «изнутри» видят, как лучше осуществлять то или иное действие, проект оптимизации дает возможность внести свои предложения. Они могут не только рассказать, как обстоят дела на данный момент времени, но и объяснить, как именно можно изменить ситуацию к лучшему.

✓ Внешние образцы и стандарты. Бухгалтерии, склады, отделы продаж есть у миллиона компаний во всем мире. Чаще всего российские бизнесмены, создавая бизнес, изобретают велосипед – и даже достигают каких-то успехов. Но зачем рисковать, если можно воспользоваться опытом других компаний и взять за основу их образцы. Имеются специальные библиотеки, содержащие модели описания стандартных бизнес-процессов, существуют стандартные решения, где указано, например, сколько человек должно быть в бухгалтерии, отделе кадров и т. д.

✓ Третий источник – «the best practice». Можно устроить себе что-то вроде стажировки – съездить и узнать, как ваши проблемы решаются в лучших компаниях. Недаром так популярны стали зарубежные командировки.