Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

✓ Старый добрый метод мозгового штурма, который, между прочим, имеет много различных вариантов. Выбирайте, что подойдет вам!

Рекомендации для проведения мозгового штурма:

1. Четко определите предмет мозгового штурма. Напишите его название на доске или на стенде.

2. Пусть участники высказывают свои идеи по указанному предмету.

3. Надо записать каждую высказанную идею – именно так, как ее сформулировал автор идеи.

4. В ходе мозгового штурма запрещается вступать в дискуссию, критиковать и оценивать идеи. Если что-то непонятно, спрашивать не возбраняется.

5. При подведении итогов мозгового штурма все идеи оцениваются. Сначала выбирайте самые лучшие идеи, так называемые «звезды». Оставшиеся предложения должны быть рассортированы по группам, либо по темам, либо по снижению их эффективности.

Сводный список всех идей можно рассматривать как отправную точку для определения проектов совершенствования.

! Запомните основное правило проведения мозгового штурма: во время него нельзя вступать в дискуссию и высказывать критические замечания!!!

Его часто применяют при наличии конфликтов в группе, выдвигающей идеи. Идеи фиксируются на бумаге, поэтому запаситесь стикерами.

Записанная идея прикрепляется на доску или листы флипчарта – они вам тоже понадобятся. Участники ходят вдоль этой доски или флипчартов, как в галерее, добавляют сопутствующие идеи или расширяют указанные ранее.

Алгоритм:

1. Также как и в классическом методе мозгового штурма, начинать надо с четкого определения предмета обсуждения. Его название надо написать на доске.

2. Участники мозгового штурма записывают свои идеи на стикерах и клеят на доску или наклеенных на стенах листах флипчарта. Нужно стараться дать понятную и точную формулировку идеи, чтобы не переспрашивать авторов, что они написали.

3. Участникам разрешается делать добавления к идеям других авторов. В этом случае дополнительный эффект получается от слияния различных идей и от развития ранее предложенной идеи.

4. В заключении, написанные идеи подвергаются устному обсуждению в группе. Все идеи желательно рассортировать на классы.

При достижении согласия выработанные идеи используются в дальнейшей работе по совершенствованию бизнес-процессов.

Данный метод хорош, когда основные лидеры «перекрывают» инициативу остальных сотрудников, не давая им возможности высказать свои предложения.

Алгоритм:

1. По аналогии с письменным вариантом метода мозгового штурма, участники записывают каждую идею на отдельном стикере.

2. Все поданные идеи кратко обсуждаются. Цель обсуждения – уяснить суть каждой идеи и исключить из рассмотрения повторяющиеся предложения.

3. В итоге, каждой идее присваивается буквенное обозначение, начиная с буквы А.

4. Следующий шаг – индивидуальная работа, когда участники ранжируют выдвинутые идеи. Из общего списка идей каждый член группы выбирает не более пяти и записывает их на свою карту для ранжирования. Каждой идее присваивается буква со стенда. При ранжировании идей участники присваивают этим идеям численные коэффициенты, начиная с 5 от самой важной идеи до 1 для наименее важной.

5. Далее, для каждой идеи веса суммируются. Общая оценка тоже фиксируется на доске. Если идея набрала наибольший вес, то она считается самой приоритетной идеей группы и принимается за решение.

Прежде всего, неверная постановка задачи. Главное условие – простота и четкость: компания делает это, чтобы добиться таких-то показателей до конца этого квартала. Простое описание бизнес-процесов не даст вам информации о том, что можно улучшить (за исключением очевидного дубляжа обязанностей или должностной путаницы). Чтобы ответить на вопрос «что необходимо улучшить?», нужно сначала ответить на вопросы «куда я хочу прийти?» и «что я хочу сделать с компанией?»

К примеру, если у вас нет доходов, то и описывать бизнес-процессы бухгалтерии бесполезно – причина, скорее всего, кроется в работе отдела продаж. Если вы проанализируете и должным образом реорганизуете его деятельность, то улучшится и работа бухгалтерии. Таким образом, очевидно – описание бизнес-процессов есть просто ступень в более масштабной задаче по улучшению управляемости фирмы.

Несоответствие приложенных усилий поставленным задачам. Не надо описывать те бизнес-процессы, которые не находятся в диапазоне главной цели вашей компании (например, как должен действовать директор, пытаясь связаться со своим замом). Смысла у такого описания просто нет.

Неверный выбор средств, при помощи которых описывается бизнес-процесс. Что выбрать – программный комплекс за несколько тысяч долларов или флипчарт со стикерами? Очевидно, что маленькой компании первый вариант абсолютно ни к чему. Приобретение такого программного продукта зависит от финансовых ресурсов предприятия и задач, которые перед ним стоят. Еще раз отмечу – «софт» выполняет только вспомогательные функции. Залог успеха – в верной организации проекта оптимизации.

Упрощение

Основное назначение метода упрощения заключается в том, чтобы исключить потери и лишние избыточные расходы элементов бизнес-процесса. Что может быть применено в качестве упрощения:

✓ Исключение ненужной бюрократии.

Обычный результат бюрократии – необязательное бумаготворчество.

Что можно сделать? Попробуйте формально соединить блок-схему процесса и действия, которые представляют собой проявления бюрократии, выделив их синим цветом. Вы увидите, что они связаны с проверками, утверждениями, подписями и визами. У сотрудника, отвечающего за «синие» действия, следует потребовать отчет о временных и финансовых затратах на их выполнение, а также об их полезности. Соответственно, действия, которые нельзя «оправдать», из процесса исключаются.

✓ Устранение дубирующих функций.

Бывает, что различные отделы предприятия или разные организации в цепочке поставок выполняют свои задачи, совершенно не имея представления о том, чем занимаются другие. Такое дублирование увеличивает затраты на рабочий процесс и повышает вероятность возникновения противоречивых данных. Затраты, связанные с дублированием и искажением информации, надо устранить. Так же возможно сокращение лишних уровней управления.