Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Цель создания корпоративного информационного ящика и его назначение:

Корпоративный информационный ящик служит носителем корпоративной информации, он обеспечивает анонимный канал связи с сотрудниками и выявляет проблемные зоны в жизнедеятельности компании.

Схема создания:

1. Приобретение ящика почтового/или изготовление ящика и его оформление в образе компании с нанесенным логотипом организации и надписью, например, «Скажи свое слово».

2. Ящик крепится в проходной рабочей зоне. Обязательно гарантируется исправность его механизма закрывания. Ключ от него хранится только у руководителя и не подлежит передаче третьим лицам.

3. Порядок работы с ящиком:

Сотрудники компании извещаются о новом проекте: объявление на стенде о создании корпоративного информационного ящика. Доводится цель создания и его назначение, а именно:

•получить информацию о достоверной картине жизни компании;

•желание руководства знать все, чем живут и дышат сотрудники, получая информацию из первых рук;

•желание руководства решать проблемы, о которых не всегда сотрудник может сказать директору лично;

•снять напряжение в коллективе, сделать отношения ровными и доверительными;

•почерпнуть новые идеи и предложения от сотрудников. Сотрудники могут оставлять в нем свои сообщения для руководителя организации, при этом возможна анонимность сообщений.

4. Должен быть назначен ответственный за работу с ящиком. Функции ответственного по работе с ящиком:

•Следить за исправностью ящика, его сохранностью и внешним видом;

•1 раз в неделю (по пятницам) вынимать сообщения из ящика и обрабатывать полученную информацию;

•Хранить тайну отправленных сообщений;

•Следить за чистотой и внешним видом ящика, не допускать его поломки;

•Хранить и уничтожать информацию по мере надобности, не допускать ее потерю, передачу третьим лицам;

•На планерках и собраниях с коллективом или на личных встречах с сотрудниками НИКОГДА не говорить прямо или косвенно о том, через какой источником информация получена и от кого;

Обсуждать полученную информацию с высшим руководством, принимать соответствующие решения на ее основании. Необходимо стараться решать поставленные вопросы быстро (чтобы видимый эффект был заметен и не размыт по времени), избегая лобовых столкновений и очных ставок с персоналом. Это может демотивировать написание сообщений;

•Поощрять написание сообщений – предложений по улучшению деятельности компании и порицать сообщения-жалобы, содержащие неконструктивную информацию. Девиз написания сообщений должен быть «Критикуя-предлагай!»;

•Предоставлять возможность писать сообщения без подписи.

•Корпоративный ящик также может быть использован как инструмент в различных акциях и конкурсах для персонала компании, например как «урна для голосования», «копилка пожеланий», «ящик поздравлений» и др.

1. Цели и задачи Корпоративного стенда.

Стенд является инструментом корпоративной культуры, носителем актуальной корпоративной информации. Стенд предназначен для отражения настроения в компании. Содержание информации, которая на нем есть, влияет на укрепление командного духа, сплочение коллектива общими ценностями.

2. Внешний вид, и корпоративное оформление.

2.1 Оформление выдержано в корпоративных тонах (цвет, шрифт). Это может быть стенд, оклеенный по краям, с указанной сверху миссией или ключевыми ценностями компании. К праздникам стенд должен быть модернизирован (например, к Новому Году украшен символикой праздника-снежинками, гирляндами и пр.);

2.2 Оформление должно содержать символику компании. Каждая информационная листовка, размещаемая на стенде должна быть с фирменным логотипом;

2.3. Стенд должен быть размером в 60 × 100 см. На такой площади удобно размещать и зрительно воспринимать информацию.

2.4. Стенд должен быть функциональным в плане размещения на нем бумажных носителей (магнитная доска, пробковая поверхность и т. д.)

3. Месторасположение

3.1 Месторасположение стенда должно обеспечивать абсолютную просматриваемость всем персоналом компании внутри рабочей зоны. Стенд не должен находиться в зоне обслуживания клиентов.

3.2 Стенд крепится стационарно, вертикально к стене или мобильно на ножках на высоте среднего роста человека на уровне глаз.

4. Информационное наполнение стенда

4.1 Стенд должен быть всегда наполнен актуальной корпоративной информацией.

4.2 Информация, которая может содержаться на стенде:

•Новости от отделов и подразделений;

•Презентация новых сотрудников (фото, краткая информация об образовании, опыте работы, достижениях);

•Поздравления с профессиональными и индивидуальными праздниками;

•Конкурсная информация (фото лучших сотрудников, достижения в конкурсах, рисунки сотрудников и их детей и пр.);

•Праздничная информация (открытки, поздравления);

•Обращения руководства к коллективу;

•Новости компании за неделю, месяц, квартал, год;

•Компания в глазах потребителя и СМИ (вырезки из газет, журналов, распечатки из Интернета о компании и ее сотрудниках);

•Важные события в жизни персонала компании (фото свадеб, побед детей в конкурсах, поездки в интересные места и пр.);

•Приглашение на корпоративные и другие мероприятия, организованные для персонала (например, поход в кино, театры, бассейн, спортзал, вечеринки и пр.);

•Предложения от персонала по различным вопросам;

•Результаты планерок, собраний, совещаний;

•Новая информация по специфике бизнеса из мировой или региональной практики (новые интересные технологии, знания из отрасли в которой работает Ваш бизнес);

•Фотосессии «Один день из жизни нашей компании», другие тематические фотоматериалы;

•Публикация приказов по личному составу, общих приказов по предприятию (в рамках коммерческой информационной безопасности);

•Другая информация по ситуации.

5. Ответственный за эксплуатацию, содержание располагаемой информации и актуальность наполнения сотрудник:

5.1 Назначается из числа ответственных, лояльных, творчески настроенных сотрудников компании по желанию/по настоятельной рекомендации руководства. Это почетная выборная должность (ежегодная или по ситуации, например, если человек уволился или не справляется, может быть назначен другой сотрудник).