Павел Безручко - Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Отказ в этом требовании может спровоцировать забастовку, которая повлечет за собой серьезные финансовые и репутационные потери.

<���…>

Давайте представим себе диалог с первым лицом, посвященный этой проблеме. На какие вопросы адресат хочет получить ответ от автора документа? Разумеется, его главный вопрос таков: какое из возможных решений проблемы будет оптимальным?

Чтобы порекомендовать оптимальный вариант решения, необходимо прежде обдумать ответ на три других вопроса:

• Каковы возможные решения (варианты)?

• Каким требованиям (критериям) должно удовлетворять оптимальное решение?

• Каковы преимущества и недостатки различных вариантов по этим критериям?

Упорядочим последовательность вопросов. Сначала опишем рекомендуемое решение (главная мысль понятна сразу). Затем добавим контекст и покажем логику выбора рекомендуемого решения.

Уважаемый Леонид Степанович!

Вопрос:какое из возможных решений проблемы будет оптимальным?

1. Рекомендуемое решение

На мой взгляд, оптимальный вариант разрешения предзабастовочной ситуации на заводе в Климишах из всех рассмотренных далее – сохранить принцип премирования за результат. Для этого создать согласительную комиссию из представителей рабочих и руководства. Комиссия тщательно проверит и скорректирует целевые планки премирования, чтобы устранить ситуацию «работали хорошо, план выполнен, а премии нет».

Вопрос – напоминание контекста:какую проблему мы хотим решить – в чем ее суть и причина? Какова цена этой проблемы?

2. Контекст

Напомню, что одной из наиболее значимых причин роста уровня социальной напряженности является решение руководства компании о переводе 20 % фиксированного заработка (заработной платы) в квартальную премию. Это решение вызывает острое недовольство 86 % рабочих. Они требуют возврата к прежней системе оплаты труда.

Отсутствие решения этого вопроса с высокой вероятностью спровоцирует забастовку. Один день простоя завода приведет к потере 14 млн руб.

Внедряя новую систему премирования, руководство преследовало цель повысить заинтересованность рабочих в конечном результате. Изначально речь не шла об экономии ФОТ. Между тем применение системы в существующем виде позволяет получать неплановую экономию ФОТ в размере 22 млн руб./квартал.

Использование новой системы приводит к тому, что текущее среднемесячное вознаграждение рабочих на 11 % меньше прежнего. При этом завод, как и раньше, выполняет план на 98,2–104 % в среднеквартальном выражении. Именно это расхождение вызывает острое недовольство, протест среди рабочих.

Примечание.Контекст можно было описать перед рекомендуемым решением – на первый взгляд это логичнее. Однако в реальной ситуации проблема была острой и срочной. Руководитель хотел получить вариант решения как можно быстрее. Немедленно.

Вопрос:каким требованиям (критериям) должно удовлетворять оптимальное решение?

3. Требования, которым должно удовлетворять оптимальное решение

• Сохранить принцип вознаграждения за результат.

• Не допустить забастовки.

• Не допустить значительных финансовых потерь.

Вопрос:каковы возможные решения (варианты)?

4. Возможные варианты решения

• Уступить требованиям рабочих. Вернуться к прежней системе оплаты труда.

• Ничего не менять. Отказать рабочим. Оставить систему как есть.

• Создать согласительную комиссию. Сохранить принцип вознаграждения за результат, но скорректировать (сделать более адекватными) целевые планки премирования.

Вопрос:каковы преимущества и недостатки различных вариантов по критериям?

5. Оценка вариантов решения

Структурирование при помощи вопросов и ответов помогло выстроить логику изложения. Помимо этого автор, поставив себя на место адресата, чтобы сформулировать вопросы, смог обнаружить важные факты, о которых не подумал раньше и которые мог бы упустить (например, соотношение премиальных выплат и выполнения заводом плана).

Иногда при подготовке отчета или предложения у автора есть возможность задавать вопросы адресату, уточнять задачу по ходу дела. Если вы располагаете такой возможностью, обязательно воспользуйтесь ею. Спросите у первого лица: «Ответы на какие вопросы вы хотите видеть в документе?» Запомните (а лучше запишите) вопросы первого лица и используйте их при создании структуры документа.

Ваша выжимка этой главы: __________________

В четвертой части книги мы рассмотрим правила, относящиеся к содержанию вашего документа.

Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса – понимать, какие финансовые вложения, риски, затраты сил, времени и иных ресурсов связаны с решением или бездействием. Они хотят понимать размер отдачи, выгоды каждого из альтернативных вариантов действий, а также вероятность получения этих выгод.

Цена конкретного вопроса, о котором вы хотите сообщить, может быть не очевидна для первого лица.

Руководитель бэк-офиса пишет президенту своей фирмы о проблеме, связанной с цветной печатью документов. Цель автора – получить согласие с предлагаемым решением .

Геннадий Станиславович, здравствуйте!

В прошедшем году наши сотрудники печатали много документов в цвете даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Предлагаю запретить цветную печать справок, основных страниц отчетов и технической документации и печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима.

Как отреагирует президент на подобное обращение? Скорее всего, никак. Вопрос мелкий и явно может быть решен без участия первого лица. Иначе президенту придется вникать во все детали канцелярского обеспечения, и у него не останется времени на решение по-настоящему серьезных задач.

А что, если добавить эмоций?

Геннадий Станиславович, здравствуйте!

В прошедшем году наши сотрудники печатали МНОГО документов в цвете, даже тогда, когда могли бы обойтись черно-белой печатью. Это может нас разорить! Мы скоро потратим весь бюджет компании на закупку цветных картриджей! Давайте запретим это безобразие!!? Надо разрешить печатать в цвете только обложки и те страницы, где такая печать действительно необходима!