Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

При выборе нотации полезно обратить внимание на следующее. Если описание процессов делается для создания регламентирующих документов, то схемы процессов должны быть просты и интуитивно понятны сотрудникам организации, информативны при минимальном наборе используемых графических символов. Нет смысла усложнять графическое представление – полезную информацию вполне можно вывести в нормативно-методические документы в виде таблиц и текста. Выбранная нотация должна быть понятна большинству сотрудников без специального обучения и длительного освоения. Конечно, можно заставить людей описывать процессы в любых нотациях (например, в UML [83]) при помощи совершенно разных средств моделирования, но затраты на внедрение таких нотаций/систем обычно значительны. Чрезмерно сложная нотация и средство моделирования сделают методы процессного управления доступными для узкого круга профессионалов из отдела организационного развития или IT-отдела, а преимущества процессного подхода не будут реализованы в полной мере.

Замечу, что если предполагается описывать процессы исключительно в целях последующей автоматизации, то лучше всего использовать нотацию BPMN [84]2.0.

Сформулируем простые критерии для выбора нотации моделирования процессов на операционном уровне:

• в нотации представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ);

• быстрота и низкая трудоемкость создания графических схем для целей регламентации;

• схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения;

• простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны – обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития);

• схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов организации.

Представьте, что вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно – у вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл, начинаете рисовать схему процесса, затем сохраняете ее, включаете в регламент, согласуете его с руководителями и т. п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре. Кроме вас еще несколько руководителей и специалистов компании время от времени мастерят регламенты процессов. В результате в организации появляется множество схем, описанных в различных форматах и инструментах. Они хаотично хранятся в файлах на компьютерах разных пользователей. Как можно оценить такое положение дел? Неужели так работать удобно? Скорее всего, нет. Сложившуюся ситуацию можно охарактеризовать так:

• процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;

• единого стандарта моделирования процессов нет;

• единого места для хранения схем процессов нет;

• внесение изменений в регламентирующие документы требует ручной работы;

• доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;

• информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.

С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов , но не готово развивать и поддерживать такую работу, осознавая запутанность существующей практики моделирования и регламентации процессов.

В таких условиях нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором.

А если в вашей компании полный порядок, означает ли это, что:

• создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;

• все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;

• выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MS Word или MS Excel;

• в базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в формате PDF и т. д.);

• обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний портал)?

Ответы «да» говорят о том, что в компании создан электронный репозиторий бизнес-процессов. Он может быть сформирован с использованием среды моделирования бизнес-процессов.

Итак, репозиторий – это специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании.

Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен – это база знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:

• быстро актуализировать модели бизнес-процессов;

• с минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы:

– регламенты выполнения бизнес-процессов;

– регламенты управления бизнес-процессами;

– технологические инструкции;

– положения о подразделениях;

– должностные инструкции сотрудников;

– прочее;

• быстрый и легкий доступ к информации по процессам через интерфейс;

• возможность использовать накопленные знания для автоматизации;

• возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;

• прочее.

Если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов в разных регионах и городах.

Создание электронного репозитория бизнес-процессов – это инвестиция в будущее компании. Почему? Судите сами: внедряя репозиторий, вы:

• выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;

• приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами, создаете в компании культуру процессного управления);

• делаете систему управления прозрачной;

• получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых персонажей» («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).

Особенно интересно связать процессы репозитория с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективностью их выполняет? Модели бизнес-процессов в репозитории могут прояснить ситуацию. Сразу станет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах применяются.

Репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий. Успех зависит от последовательного и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.