Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

– процессов;

– организационных структур;

– прочее [88];

• описывать объекты модели:

– заполнять текстовые поля (например, указывать название процесса, его начало, завершение, требования к срокам);

– формировать списки (например, указывать должностных лиц, которые согласуют требования к выполнению процесса);

– выбирать нужные типы (например, указывать тип подразделения: «департамент» или «отдел»);

– задавать количественные параметры (например, номер грейда, количество ставок на должности или среднее время выполнения процесса);

– прочее;

• формировать отчеты:

– выгружать регламентирующие документы (регламенты процессов, инструкции по выполнению процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции);

– выгружать другие специализированные отчеты (например, отчет по движению документов – где создается, кем согласуется, кем утверждается и т. п.);

• осуществлять анализ и изменение объектной модели:

– создавать/корректировать/удалять процессы, подразделения, документы;

– переназначать исполнителей процессов;

– выявлять процессы без назначенных исполнителей;

– выявлять документы, которые никто не использует;

– прочее.

Как правило, основные пользователи сервиса описания процессов – квалифицированные бизнес-аналитики, которые проводят интервью, структурируют информацию и заносят ее в систему в виде различных моделей. В некоторых случаях руководство организации принимает решение вовлекать в работу сотрудников подразделений, которые также используют часть функциональных возможностей в рамках своих полномочий.

При выборе системы руководителям компаний стоит уделить серьезное внимание анализу функциональных возможностей и удобства использования модуля описания процессов. Этот аспект важнее, чем выбор той или иной нотации моделирования. Рекомендуется попробовать все интересующие системы, описав в них один-два пилотных процесса.

Для управления командной работой служит сервис администрирования, в рамках которого:

• выполняются настройки интерфейса системы;

• выполняются настройки ряда справочников;

• создаются/редактируются группы пользователей системы;

• определяются права для групп пользователей и отдельных пользователей;

• выполняются настройки, необходимые для отслеживания изменений в системе;

• прочее.

Сервис формирования отчетов служит для разработки шаблонов различных отчетов (генератор отчетов). При помощи определенного функционала (в системах это может быть реализовано по-разному) квалифицированный пользователь проектирует запрос к базе данных и определяет формат вывода информации в документ MS Word или MS Excel. При построении отчета его тестируют на реальной или специально подготовленной для этого объектной модели. Готовые отчеты доступны конечным пользователям системы. Из системы можно выгружать готовые к согласованию и утверждению нормативно-методические документы (регламенты, положения, инструкции) и другие нужные в практической работе документы.

При выборе системы руководитель должен выполнить анализ сервиса формирования отчетов. Лучше выбирать такую систему, генератор отчетов которой легко освоит не только программист (специалист по запросам к СУБД и написанию кода), но и обычный бизнес-аналитик.

Очень полезен сервис выгрузки моделей в HTML-формат. Он используется для размещения моделей процессов на интранет– или интернет-сервере организации. Все сотрудники (имеющие соответствующие права) могут оперативно просматривать данные на этом сервере, то есть вся регламентирующая информация по процессам становится доступной рядовому персоналу.

Анализ процессов выполняется на сервисе анализа. Как правило, он дает возможность проводить имитационное моделирование процессов, анализировать затраты и т. д.

Современная среда моделирования бизнес-процессов – это сложный пакет программных продуктов, для успешного внедрения которого организации нужны сотрудники с нужной компетенцией и опытом.

В этом параграфе мы рассмотрим особенности использования структурных моделей при описании процессов организации.

Под структурной будем понимать модель, включающую в себя упорядоченный по определенному принципу набор процессов (групп процессов) с указанием основных связей между ними.

Основное назначение структурной модели – показать, как устроен бизнес организации, раскрыть информацию об основных группах процессов и их взаимосвязях. Структурная модель не показывает последовательность выполнения процессов во времени.

Структурные модели можно использовать локально (не в системе процессов организации) для схематичного описания состава процессов, декомпозированных на следующий уровень. Например, такая структурная схема может быть представлена в регламенте двухуровневого процесса.

Для формирования структурных моделей используются соответствующие нотации: IDEF0, ARIS Value Added Chain, Value Stream Map (информационные потоки) компании Toyota, модель цепочек создания ценности и др. Информация о них содержится во многих публикациях, поэтому в своей книге я не стану касаться этого вопроса.

Структурные модели процессов, как правило, применяются для:

• описания, анализа бизнес-модели организации и определения возможных направлений ее реорганизации;

• разработки системы бизнес-процессов организации по принципу «сверху вниз»;

• системного описания процессов, которые необходимо автоматизировать (например, в ERP-системе);

• описания состава процессов, декомпозированных на следующий уровень (несистемное, фрагментарное использование).

Рассмотрим деятельность торговой компании (розничная торговля продуктами питания). На рис. 4.5.1 показан пример структурной модели процессов, выполненной без использования специализированной нотации на основе анализа цепочек создания ценности, осуществляемых компанией.

Рис. 4.5.1.Пример структурной модели торговой компании [89]

На рис. 4.5.1 видно, что в модели выделено семь групп процессов. Цель ее построения – демонстрация возможного варианта определения и группировки процессов торговой компании. Такая модель может быть представлена руководителям верхнего уровня для согласования. В дальнейшем модель используется при построении системы процессов организации.

На рис. 4.5.2 та же модель, что и на рис. 4.5.1, только выполненная в стандарте IDEF0.

Анализируя рис. 4.5.2, отмечу, что многочисленные стрелки, которые обычно представлены на схемах IDEF0, не так уж важны руководителям бизнеса для понимания и использования модели. Менеджеры крупной торговой компании, проработавшие в бизнесе много лет, хорошо представляют себе основные результаты работы каждого структурного подразделения (ассортиментная матрица, план продаж и закупок и т. п.). Поэтому загромождение структурной схемы стрелками скорее развлечение, а не деятельность бизнес-аналитика, полезная для управления. Нужно стремиться минимизировать количество стрелок, сохраняя при этом информативность схемы.