Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Несмотря на перечисленные проблемы, применение нотации ARIS eEPC и соответствующего средства моделирования, безусловно, позволяет создать в организации качественную, комплексную процессную модель. Многие крупные и средние российские компании используют ARIS eEPC для описания и регламентации бизнес-процессов. Могу предположить, что в этих компаниях постепенно произойдет переход от нотации ARIS eEPC к более сложной, но и более выразительной (с точки зрения задач бизнес-моделирования) нотации BPMN 2.0.

BPMN – система условных обозначений ( нотация) и модель для описания и подготовки к автоматизации бизнес-процессов.

Разработана она компанией Business Process Management Initiative и поддерживается Object Management Groupпосле слияния организаций в 2005 году. Предыдущая версия BPMN – 1.2, последняя версия – 2.0 [98].

Нотация BPMN появилась относительно недавно. Она ориентирована на описание так называемых исполняемых процессов, то есть процессов, которые поддерживаются системами автоматизации операционных процессов – BPM.

Рассмотрим пример. В торговой компании есть отдел продаж, деятельность которого заключается в получении и обработке заявок клиентов, выставлении счетов и т. п. Структура процессов отдела следующая:

• получение заявок клиентов;

• обработка заявки и выставление счета (процесс выполняется по одинаковой процедуре несколькими менеджерами отдела);

• формирование графика доставки;

• обработка ждущих (отложенных) заявок;

• контроль остатков, рассылка информационных писем клиентам;

• изменение статуса товара в базе;

• обработка отказов.

На рис. 4.6.6 показан процесс «Обработка заявки и выставление счета клиенту», описанный в нотации BPMN. Схема рис. 4.6.6 содержит три объекта типа Gateway, восемь – типа Event и четыре операции (действия, задачи). Как видим, процесс совсем несложный, но количество условных обозначений, нужных для его описания, значительно.

Рис. 4.6.6.Фрагмент модели процесса в нотации BPMN 2.0

К нотации BPMN специалисты относятся по-разному. Для профессионалов, описывающих процессы с целью автоматизации, она весьма удобна. Более того, сейчас BPMN, очевидно, нет альтернативы. Но для руководителей и сотрудников организации, не обладающих компетенциями в области бизнес-моделирования, эта нотация слишком сложна. Применение BPMN в масштабах компании требует значительных затрат на обучение сотрудников, создание у них навыков моделирования. Это сложнее, чем при использовании более простой и понятной нотации. Поэтому выбирать BPMN можно в случае, если:

• руководители готовы тратить деньги на обучение и развитие культуры бизнес-моделирования в организации;

• руководители сами готовы активно осваивать нотацию BPMN;

• предполагается активно использовать схемы процессов в BPMN для автоматизации операционных процессов.

К сожалению, сейчас на русском языке нет книг по использованию нотации BPMN. Есть только статьи, презентации, материалы вебинаров. Специалисты, заинтересованные в ее изучении, вынуждены обращаться к англоязычным источникам. Надеюсь, что в ближайшей перспективе ситуация изменится к лучшему.

Сейчас одним из распространенных инструментов бизнес-моделирования стала среда Business Studio [99]. В этой системе реализованы четыре нотации: IDEF0, «Процесс», «Процедура», eEPC.

Нотация IDEF0 используется для построения моделей верхнего уровня, а «Процедура» и eEPC – для создания моделей типа Work Flow.

Рассмотрим подробнее нотацию «Процедура» (см. рис. 4.6.7), так как она наиболее проста и удобна для описания бизнес-процессов организации. Основные элементы нотации – это:

• операция («Действие» в терминологии Business Studio);

• событие;

• блок «Решение»;

• стрелка типа «Связь предшествования»;

• стрелка типа «Поток объектов»;

• междиаграммная ссылка (МДС);

• сноска (текстовый комментарий);

• дорожки.

Рис. 4.6.7.Схема процесса в нотации «Процедура» среды моделирования Business Studio

Ниже привожу рекомендации по использованию нотации «Процедура» в организации.

Размеры используемых шрифтов, визуальный вид объектов, цветовое кодирование могут быть реализованы в типовых настройках Business Studio. Как правило, данные настройки делаются один раз и не должны в последующем изменяться пользователями.

Дорожки на схеме процесса предназначены для отображения операций, выполняемых одним сотрудником, находящимся на соответствующей должности, либо одним сотрудником, играющим в процессе соответствующую роль. Рекомендуется использовать вертикальное представление дорожек. Можно выбирать их горизонтальное расположение, если так принято в организации.

Схема процесса располагается на листе формата А4. Какие-либо изменения размера листа, как правило, не допускаются. Это ограничение дает возможность документировать схемы процессов в привычном формате (включать в регламентирующие документы компании). Отмечу, что это важное требование и им не стоит пренебрегать.

Рекомендуемое количество операций на одном листе – от 3 до 12. Если операций более 15, необходимо либо агрегировать их, либо попытаться разбить процесс на несколько подпроцессов.

В рамке автоматически указывается название процесса. Использовать номер процесса в рамке нежелательно. Дело в том, что в справочнике процессов удобно применять автоматическую нумерацию. Если в него вносятся новые процессы, то нумерация меняется. При этом в графических схемах, которые уже включены в регламентирующие документы компании, остается старый номер процесса. Это неудобно. Именно поэтому не рекомендуется указывать номер процесса на его графической схеме.

Надписи на стрелках могут располагаться как горизонтально, так и вертикально для обеспечения визуальной наглядности.

Операции процесса должны быть связаны между собой стрелками типа «Связь предшествования». Если после выполнения операции необходимо поставить блок «Решение», то связи операций с этим блоком также отображаются при помощи стрелок «Связь предшествования».

Если между двумя операциями на схеме представлен блок «Решение», то для моделирования передачи информации/документов из одной операции в другую используют стрелки типа «Поток объектов».

В случае перехода на один уровень вверх относительно схемы подпроцесса, разработанной в нотации «Процедура», дорожки на схеме устанавливаются по должности или роли владельца подпроцесса.