Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Взаимодействие между процессами в рамках одной процессной ветки может быть показано при помощи механизма миграции стрелок с одного уровня модели на другой. Поясню. На схеме верхнего уровня один процесс связан с другим некоторым информационным потоком. При декомпозиции этих процессов на уровень вниз на схеме первого появится исходящая стрелка, а на схеме второго – входящая. В данном случае междиаграммная ссылка не используется. Однако если процессы находятся в разных процессных ветках, то использование междиаграммных ссылок при моделировании целесообразно и удобно.

Схема процесса в нотации «Процедура» при кажущейся простоте весьма информативна и удобна для описания. Можно сформулировать следующие преимущества этой нотации (в случае ее использования в Business Studio):

• представлен минимально необходимый набор графических элементов для описания процессов типа Work Flow (поток работ);

• быстрота создания графических схем для целей регламентации;

• возможность повышения информативности схем процессов за счет гибкого использования событий и именованных стрелок (одновременно с возможностью привязки документов к стрелкам и последующей выгрузки информации в регламентирующие документы);

• схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения;

• простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны – обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития);

• схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов компании;

• можно выгружать и редактировать схемы в MS Visio (при необходимости).

Среда моделирования Business Studio позволяет быстро создавать процессную модель компании. Информацию о процессах можно выгружать из системы в виде регламентирующих документов в требуемом формате.

В этом параграфе я привел описание требований к стандартному использованию нотации «Процедура» Business Studio. Но при создании корпоративного стандарта описания процессов вы можете разработать свои правила применения этой нотации. Хочу подчеркнуть, что не бывает идеальных нотаций и стандартов их применения. Важно сделать свой, понятный всем внутренний стандарт описания, опробовать его на практике, а затем использовать в текущей деятельности.

Одна из важнейших целей формирования графических схем процессов – их последующее использование в регламентирующих документах организации. По этим схемам, как правило, работают сотрудники, не обученные сложным нотациям, не имеющие навыков системного анализа. Для них очень важны простота и наглядность схем. Сложные, запутанные схемы, содержащие массу условных обозначений, плохо воспринимаются, и это затрудняет их практическое использование. Поэтому очень важен корректный выбор и использование нотации описания процессов. По каким критериям следует выбирать, как сравнивать разные нотации между собой? Рассмотрим следующие популярные нотации и попытаемся ответить на эти вопросы:

• «Простая блок-схема» (с отображением движения документов, с использованием блока «решение»);

• «Простая блока-схема» (без отображения движения документов, без использования блоков «Решение»);

• «Процедура» системы Business Studio (один из возможных вариантов представления);

• ARIS eEPC.

В качестве тестового примера я выбрал простой и понятный процесс. Результаты его описания представлены на рис. 4.7.1–4.7.5.

Рис. 4.7.1.Схема процесса в нотации «Простая блок-схема» в MS Visio (с движением документов, с использованием блока «Решение»)

Анализ доставок за предыдущий день. Корректировка графика доставки на следующий день

На рис. 4.7.1 последовательность выполнения операций процесса во времени показана при помощи жирных стрелок, а движение документов – при помощи тонких пунктирных стрелок. Блоки «Решение» использованы классическим образом. Они отображают информацию (вопросы), от которых зависит последующий ход процесса. Такой подход к использованию ромбиков – весьма распространенное явление. Но вся логика принятия решений и формирования тех или иных выходов (документов) должна заключаться внутри операций процесса. Если вдуматься, то ценность (смысл) рисования этих ромбиков не очевидна. Что это за объекты – операции процесса, события? Вроде бы ни то ни другое. Это, скорее, операторы принятия решения по какому-либо условию. Но ведь мы разрабатываем схему процесса для людей, а не пишем компьютерную программу на специальном языке. В компьютерной программе ромбик был бы полноценной операцией сравнения условий. Но на схеме процесса нужно показывать реальные объекты – процессы, выполняемые людьми, документы, информационные системы. Задумайтесь, корректно ли показывать ромбики отдельно от операции процесса на схеме? Вместо этого можно:

• описать логику принятия решения в виде последовательности операций на схеме рассматриваемого процесса;

• описать логику в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже;

• описать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем вывести в регламент выполнения процесса.

Сформулируем плюсы и минусы рассмотренного (рис. 4.7.1) способа использования ромбиков.

Плюс

1. Наглядное отображение логики выбора тех или иных выходов процесса.

2. Акцентирование внимания исполнителя на точке принятия решения/ветвление процесса в зависимости от условий

3. Схема процесса перегружена информацией.

Минус

1. Вынос логики принятия решения за пределы операции процесса (некорректно с точки зрения формальной декомпозиции процессов).

2. Неудобства при документировании процесса (приходится дублировать ромбики текстом при формировании текстового описания операции).

3. Ромбики часто используются слишком формально, без реальной необходимости

На рис. 4.7.2 приведен пример того же процесса, только описанного без использования блоков «Решение» и документов. Легко проверить, что на этой схеме на 24 графических элемента меньше, чем на рис. 4.7.1. Схема на рис. 4.7.2 выглядит гораздо проще: от графических элементов не рябит в глазах, а с точки зрения информативности она понятна и доступна конечному пользователю. Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению, то, комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании. (Еще раз замечу: не вся информация о процессе должна быть представлена на его графической схеме. При работе с объектной моделью значительная часть сведений хранится в виде атрибутов объектов в базе данных.)