Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Важнейший фактор успешного внедрения – наличие в организации нескольких специалистов, которые могут:

• разрабатывать и изменять систему процессов организации;

• согласовывать процессы по входам/выходам;

• проводить интервью, получать и структурировать информацию по процессам;

• описывать процессы в нужных нотациях в среде моделирования;

• настраивать среду моделирования, в том числе формировать шаблоны отчетов для выгрузки регламентирующих документов;

• управлять изменениями объектной модели организации;

• обучать сотрудников организации принципам и методам описания процессов;

• прочее.

Разработка и внедрение в организации системы описания процессов – довольно сложный и длительный (3–6 месяцев) проект, для успешного выполнения которого руководители организации должны выделить адекватные человеческие и финансовые ресурсы.

Пример.В торгово-производственной компании среднего размера приняли решение описывать бизнес-процессы. После проведения формального тендера приобрели среду моделирования процессов. Одному из сотрудников организации было поручено ее использовать. На методическое обеспечение, обучение персонала, настройку системы (справочники, отчеты) денег не выделили. В результате уполномоченный сотрудник в течение нескольких месяцев пытался описывать процессы на свой страх и риск. Полученные модели оказались весьма сомнительного качества. Кроме того, попытка документировать процессы окончилась неудачей, поскольку: а) заранее не были продуманы требования к информации, которую следовало использовать в описаниях процессов; б) у сотрудника, работающего со средой моделирования, не хватило квалификации для настройки необходимых шаблонов отчетов.

В этом параграфе мы обсудим вопрос создания так называемой объектной модели организации.

Моделирование организации предполагает определение и подробное описание таких объектов, как:

• процессы;

• владельцы/исполнители процессов (подразделения, должности, бизнес-роли);

• ресурсы: документы, файлы, ТМЦ65;

• инициирующие и завершающие события;

• термины;

• цели и показатели деятельности;

• физические лица, занимающие соответствующие должности;

• прочее.

Каждый из этих объектов обладает рядом атрибутов. Например, для него могут быть определены название, тип, текстовое описание, требования к срокам.

По ходу моделирования объекты контактируют между собой, и эти связи также могут иметь определенный тип и соответствующие атрибуты.

В результате моделирования появляется объектная модель организации [85] – упорядоченная совокупность объектов, связанных между собой определенными способами.

Четкая структура этой модели и наличие связей позволяют в дальнейшем получать любые регламентирующие документы (регламенты, инструкции, положения) и необходимые отчеты.

Объектная модель реализуется только в виде соответствующей базы данных. Ее структуру, разработанную для решения задач бизнес-моделирования, можно называть метамоделью [86]организации.

На рис. 4.3.1 показано, как в результате деятельности по моделированию с использованием метамодели получается комплексная объектная модель организации.

Рис. 4.3.1.Связь объектной модели и метамодели организации

Метамодель организации, по сути, – это совокупность связанных таблиц СУБД (системы управления базы данных), и она может расширяться по мере необходимости. Например, для такого класса объектов, как должность, можно дополнительно определить следующие атрибуты:

• наименование должности;

• номер грейда;

• лицо, назначающее сотрудника на данную должность;

• лицо, осуществляющее представление на данную должность;

• показатели оценки эффективности;

• прочее.

Для успешного внедрения системы описания процессов нужны квалифицированные специалисты, способные грамотного осуществлять изменения (доработки) в метамодели организации.

Замечу, что далеко не в каждой среде моделирования есть средства управления метамоделью. Но, как показывает практика, эта возможность очень ценна и востребована при практическом описании процессов организации.

Сейчас на рынке представлено множество программных продуктов для моделирования деятельности организации. Эти продукты относятся к так называемым средствам Business Process Architecture или Enterprise Architecture, то есть программным инструментам, предназначенным для проектирования бизнес-процессов и бизнес-архитектуры компании. Руководителям и специалистам, внедряющим процессный подход, важно понимать общую архитектуру систем такого класса.

Рассмотрим архитектуру типовой среды моделирования процессов, представленную на рис. 4.4.1. Такая среда, как правило, имеет модульную структуру, которая определяется соответствующими сервисами. В конкретных системах сервисы могут объединяться в рамках единых программных решений, а также существовать и использоваться по отдельности в виде модулей.

Рис. 4.4.1.Архитектура типовой среды моделирования процессов

Информация о деятельности организации (справочники процессов, подразделений, документов, схемы процессов) хранится в промышленной базе данных, например MS SQL Server. Есть отдельный сервис, который используется для администрирования: создания/изменения/архивирования баз данных, создания новых пользователей, назначения прав доступа и т. д.

Сервис управления метамоделью – важнейший инструмент бизнес-моделирования. Он позволяет расширять метамодель, предлагаемую поставщиком системы, и создавать новые списки, перечисления, атрибуты для существующих классов объектов. В некоторых системах предусмотрена возможность определять новые классы объектов и связей между ними. Фактически в такой системе доступно спроектировать любую нотацию, которая может потребоваться в организации.

Возможность расширения метамодели важна для полного и адекватного моделирования, решения практических задач, возникающих у разных групп пользователей внутри организации.

Основной сервис среды моделирования – сервис описания [87], где можно:

• создавать различные справочники:

– процессов;

– подразделений;

– должностей;

– документов;

– терминов;

– прочее;

• формировать схемы: