Владимир Репин - Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:

где АААА – буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.

Таблица 5.6.6.Коды документов

РПУ1, РП2 – один из возможных вариантов представления информации о форме регламентирующего документа. Так, РПУ1 означает одноуровневый регламент процесса управления [116] , РП2 – двухуровневый регламент и т. п.

АААА- 00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.

Таблица 5.6.7.Коды подразделений организации

АААА-00- 00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.

АААА-00-00- 00 – третья пара цифр определяет номер версии НМД.

Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.

Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.

Таблица анализа НМД

Наименование НМД _______________________________________

* См. главу 1.

Выводы по результатам анализа регламента:

1. _______________________________________

2. _______________________________________

Деятельность по регламентации ресурсоемка. Поэтому ею нужно квалифицированно управлять. Один из важнейших инструментов при этом – график регламентации. По каждому НМД этот график может содержать следующую информацию:

• наименование бизнес-процесса (подразделения, должности);

• тип НМД;

• номер и дата распоряжения о разработке НМД;

• плановая дата готовности НМД к утверждению;

• должность и ФИО ответственного разработчика;

• состав рабочей группы по НМД (должности и ФИО);

• список согласующих лиц (должности и ФИО);

• стадия разработки НМД (см. ниже);

• номер и дата приказа о вводе НМД в действие (для утвержденных НМД);

• проблемы (риски) при разработке НМД;

• ожидаемая дата готовности НМД к утверждению;

• прочее.

В табл. 5.8.1 представлена одна из возможных форм графика разработки НМД и примеры ее заполнения.

Табл. 5.8.1.График разработки НМД [117]

График разработки НМД ведется в MS Excel (или в другой удобной для этих целей программе).

В графике отображается текущий статус разработки документа (разработка первой версии, презентация, разработка второй версии, тестирование, разработка третьей версии, утверждение и ввод в действие). Для утвержденных и введенных в действие документов в столбце «Стадия разработки» делается запись «Действует».

Форма графика может быть изменена. Например, дополнена некоторыми столбцами (дата утверждения НМД и т. д.).

Рассмотрим вопрос контроля исполнения требований НМД. Можно выделить шесть основных возможностей (направлений) такого контроля:

1. Самоконтроль.

2. Контроль непосредственным руководителем.

3. Контроль по показателям.

4. Внутренний аудит.

5. Жесткая автоматизация.

6. Контроль, интегрированный в процесс.

Самоконтроль предполагает, что исполнитель самостоятельно отслеживает выполнение требований нормативного документа. Чтобы он это делал, необходимо несколько условий:

• знание стандарта и умение им пользоваться (быстро находить нужные требования в зависимости от ситуации);

• внутренняя мотивация выполнять требования стандарта;

• инструменты самоконтроля;

• ресурс времени.

Исполнитель должен хорошо знать стандарт/набор стандартов, по которым он действует. Кроме того, ему необходимо уметь быстро находить нужную информацию в документе, читать графические схемы бизнес-процессов и т. д. Сами стандарты должны быть доступны исполнителю в бумажной, а лучше в электронной форме (если это возможно и рационально).

Внутренняя мотивация исполнителя делать работу правильно (по стандарту) – следствие ряда факторов, таких как действующая система материального стимулирования, корпоративная культура организации, наличие руководителя-лидера, осознание рисков (в том числе лично для себя), возникающих от неправильно выполненной работы.

К полезным инструментам самоконтроля можно отнести контрольные листки, чек-листы, таймшиты, журналы и т. д. В этих документах исполнитель периодически отмечает факт и/или результат выполнения наиболее важных операций процесса. Кроме того, инструментом самоконтроля могут служить отчеты, заполняемые исполнителем в конце рабочего дня/смены.

Отмечу, что исполнителю нужен ресурс рабочего времени для осуществления самоконтроля – то есть при выполнении процессов на эту работу должно отводиться пусть незначительное, но вполне конкретное время.

Руководитель может и должен проверять соблюдение требований НМД по процессам, проводя:

• непосредственный визуальный контроль работы исполнителей;

• аудит соблюдения требований на основе анализа документальных подтверждений выполненной работы.

Периодически руководитель может визуально наблюдать за работой сотрудников, проверяя, соблюдают ли они стандарты. Нет сомнений, что он сам при этом должен знать эти стандарты лучше всех. Поэтому в первую очередь следует проверять знания и навыки самого руководителя. Это возможно, например, при проведении очередной аттестации (если они бывают в компании).

Кроме визуального контроля руководитель может проводить аудит исполнения требований стандартов сотрудниками. При этом он проверяет:

• наличие документов, подтверждающих выполнение стандартов (рабочие документы, журналы и т. п.);

• формальное содержание документов (соответствие шаблонам, наличие необходимых данных и т. п.);