Юрий Михайлов - Связи с общественностью по-русски

1 . Контролирует соблюдение программы и протокола меро приятия и, прежде всего, его продолжительность и продуктивность.

2 . Выполняет возложенные на него специальные функции (см. выше), взаимодействует с обслуживающим персоналом ресторана (бизнес-центра), в котором происходит мероприятие.

3 . По просьбе руководителя компании принимает участие в процедуре ответов на вопросы, аудио– или стенозаписи происходящего.

4 . Следит за тем, чтобы каждому приглашенному были обеспе чены оптимальные условия для участия в пресс-ланче.

5 . Вручает журналистам папки с пресс-китом, сувениры.

Подытоживая, заметим, что работа ответственного по организации пресс-ланча не заканчивается одновременно с последним произнесенным на мероприятии словом. Ведь, как правило, именно ответственному по завершении пресс-ланча предстоит:

• проводить гостей;

• проконтролировать расчеты с лицами, обеспечивавшими непосредственную подготовку мероприятия (ресторан, PRагентство и пр.);

подготовить и представить руководителю компании оперативный отчет о мероприятии, дав, таким образом, первую (предварительную) оценку его эффективности;

• обеспечить мониторинг СМИ на предмет освещения в них деятельности компании в контексте информационной составляющей пресс-ланча;

• получить (самостоятельно сформировать) итоговый отчет о результатах мероприятия, бегло проанализировать его и представить на рассмотрение руководителя предприятия.

Как уже знают читатели, в практике осуществления связей с общественностью значительное место, наряду с сообщениями для СМИ, отводится также заявлениям представителей руководства предприятия, распространяемым в устной (в виде выступления, спича) или – несколько реже – письменной форме. Основу такого заявления в обоих случаях образует текст.

Удовлетворение потребности в создании подобной PR-продукции обеспечивается посредством спичрайтинга. Суть спичрайтинга сводится к способности и готовности сотрудников отдела по связям с общественностью придумывать и фиксировать в письменном виде тексты речей, выступлений и заявлений, озвучиваемых для СМИ от имени руководства предприятия – например, на таких мероприятиях, как пресс-конференция (см. в этой связи предыдущую главу).

Правомерно ли в этой связи говорить о существовании отдельной спичрайтерской технологии? Пожалуй, да.

Дело в том, что, во-первых, выступление (речь, заявление), сделанное для СМИ от имени руководства предприятия, следует рассматривать как специфическую разновидность PR-мероприятий, в котором соединяются воедино информационный (передача сведений, образующих содержание выступления), коммуникационный (непосредственный контакт выступающего с аудиторией) и организационный (точная «привязка» выступления по месту и времени) компоненты. Во-вторых, специальные требования налагаются на поведение, действия выступающего.

Наконец, в-третьих, свою специфику – стилистическую, композиционную и т. п. – имеет и сам текст выступления. Все эти об- стоятельства обязан учитывать и спичрайтер – сотрудник отдела по связям с общественностью, осуществляющий подготовку текста выступления.

Для того, чтобы процесс подготовки и само выступление увенчались успехом, следует уяснить и неукоснительно соблюдать ряд правил, позволяющих создавать оптимальные тексты. Об этих правилах мы и будем говорить в дальнейшем.

Подготовка текста начинается с момента получения и уяснения сотрудником отдела по связям с общественностью соответствующего задания – например, в форме устного указания руководителя отдела. В результате уяснения сути задания сотрудник-спичрайтер должен получить ответы на следующие вопросы:

1) кто будет выступать;

2) какова тема выступления;

3) какова цель выступления;

4) когда состоится выступление, какова его предполагаемая продолжительность;

5) где будет проходить выступление, какой общественной ау дитории оно будет адресовано;

6) какие дополнительные средства информационного воздей ствия на аудиторию предполагается использовать в процессе выступления;

7) предполагаются ли по итогам выступления обмен мнениями (дискуссия) или ответы на вопросы;

8) какие источники информации для подготовки текста высту пления имеются в распоряжении спичрайтера.

Коротко остановимся на рассмотрении наиболее важных показателей выступления (см. пп.1-4). Выступление от имени предприятия может быть поручено или человеку из руководства, или одному из сотрудников корпоративной PR-структуры (например, пресс-атташе).

Главное, чтобы выступающий владел информационным материалом и мог донести его содержание до сведения аудитории кратко, внятно и вместе с тем убедительно. Последнее в значительной степени зависит от темы выступления.

Строго говоря, выступление для СМИ – событие не рядового порядка, для этого необходим соответствующий информационный повод, как то:

1) торжественное событие в жизни предприятия (юбилей, на граждение, успешная реализация особо важного проекта и т. п.);

2) значительное достижение в хозяйственной деятельности предприятия (к примеру, существенное или опережающее прогнозируемое улучшение ключевых производственных показателей);

3) заключение предприятием крупных (важных) бизнес-согла шений (с партнерами, инвесторами, посредниками, конкурентами и т. д.);

4) внеплановые мероприятия, не являющиеся следствием кри зиса (внеочередное заседание акционеров, совета директоров и т. п.).

Особое значение выступления от имени руководства приобретают в периоды кризисного и пост-кризисного PR-реагирования (см. в этой связи заключительную главу данного пособия).

Что касается цели выступления, то она может быть определена как аргументированное изложение позиции предприятия по какому-либо конкретному вопросу (в общем случае – в связи с событиями или фактами, соотносимыми общественностью с имиджем предприятия).

Последним основным показателем являются временные рамки выступления – его предполагаемая дата, время начала и продолжительность. Дата и время начала представляются особенно важными показателями, поскольку фактически предопределяют сроки подготовки текста выступления. В свою очередь, продолжительность оказывает существенно влияние на структуру и композицию текста выступления, а в отдельных случаях – на выбор аргументации и даже на стиль его изложения.