Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Опытный медицинский архивариус, как правило, в процессе работы запоминает признаки, характерные для документов, приходящих из каждого структурного подразделения, и на основании них безошибочно может определить фондовую принадлежность документов. Однако в случае необходимости установления принадлежности документов с глубокими хронологическими корнями, необходимо учитывать следующее:

– в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

– учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

– в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Хронологическими границами архивного фонда являются [15, п. 2.8]:

– для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

– для объединенного архивного фонда организации – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

– для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы – систематизированного списка наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, их функций и направлений деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.

Вполне возможно, что на практике – например, при реорганизации учреждения – медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда – то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией .

Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:

– определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

– распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является дело или единица хранения – совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации [15, п. 2.9].

Все дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов [15, п. 2.11].

Схема классификации дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.

Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:

– структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

– хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

– корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

– авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Облегчить процесс составления классификационной схемы помогут четыре практических правила.

1) Для систематизации используйте только основные признаки – структурный, хронологический, функциональный.

2) Используйте только два систематизационных признака.

3) Одним из двух из признаков систематизации выбирайте хронологический;

4) Выбранные систематизационные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Таким образом, опираясь на приведенные правила, можно построить несколько типовых классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический [28, с. 97].

При хронологически-структурной схеме все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп – по структурным подразделениям.

Например:

«Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР».

1933 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

1940 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

Эпидемиологический отдел

Микробиологический отдел

…

В соответствии со структурно-хронологический схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

Дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом одного из признаков – номинального, хронологического, авторского, корреспондентского или предметно-вопросного.

В процессе распределения дел по схемам классификации необходимо соблюдать правила определения хронологических границ документов [28, с. 101]: