Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

В своей работе медицинский архив руководствуется следующими законодательными актами:

– Федеральный закон №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан РФ» [5]. Ст. 79, п.12, ч.1. возлагает ответственность за хранение на медицинскую организацию;

– Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 [4]. Закон устанавливает общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

– Приказ МЗ СССР от 30.09.1949 №718 «О вводе в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР» [14] (Внимание! Документ утрачивает силу на территории Российской Федерации с 01.01.2022 в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 16.11.2020 №1850 );

– «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [26] (Внимание! Фактически утратили силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 года N 526);

– Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [15];

– Приказ Минздрава России от 22.01.2001 №12 «О введении в действие отраслевого стандарта «Термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» [11]. Приказ устанавливает единую терминологию для нормативных документов системы стандартизации в здравоохранении. В частности, определяет понятие медицинских документов: медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг;

– Приказ Минздрава России от 15.12.2014 №834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению» [9];

– ГОСТ Р 52636—2006 «Электронная история болезни. Общие положения» [23]. Стандарт устанавливает общие положения для разработки требований к организации создания, сопровождения и использования информационных систем типа «электронная история болезни» при оказании медицинской помощи, в т.ч. регулирует организацию электронного архива медицинской организации (электронного медицинского архива, далее – ЭМА);

– Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 №687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» [7]. Устанавливает правила обработки персональных данных, которая осуществляется при непосредственном участии человека, подразумевает создание для персональных данных отдельных носителей информации или выделение в формах (бланках) специальных разделов или полей, и определяет меры по обеспечению безопасности персональных данных при их неавтоматической обработке.

– Приказ Росархива от 20 декабря 2019 №236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» [20]. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

– Приказ Минздрава России от 17.06.2013 №379 «Об утверждении перечня документов Министерства здравоохранения Российской Федерации, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности» [10]. Согласованный с Росархивом перечень документов Минздрава, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с указанием сроков хранения документов.

– Письмо Минздрава России от 07.12.2015 №13—2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» [21]. В письме в ответ на поступающие обращения из субъектов РФ по вопросу определения сроков хранения медицинской документации, Минздрав России сообщает, что до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению к данному письму. Для остальных форм, не указанных в данном приложении, действуют ранее изданные и частично отмененные приказы, а именно:

– Приказ Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» [12] (Внимание! Документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минздрава СССР от 05.10.1988 №750. Письмом Минздравсоцразвития РФ от 30.11.2009 №14—6/242888 [22] сообщено, что до издания нового альбома образцов учетных форм учреждения здравоохранения по рекомендации Минздрава России используют в своей работе для учета деятельности бланки, утвержденные Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030).

Более подробно вопрос сроков хранения медицинских документов будет рассмотрен в теме о комплектовании архивов в рамках проведения экспертизы ценности документов.

Таким образом, в своей деятельности архив руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами по организации архивного дела и делопроизводству, а также Положением об архиве медицинской организации и организационно-распорядительными документами самой организации, которые утверждаются руководителем медицинской организации.

Архив является самостоятельным структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или одному из его заместителей.

Деятельность архива осуществляется на основе текущего и перспективного планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности работников за надлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей и отдельных поручений заведующего архивом.