Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Действующее законодательство возлагает на государственные органы, органы местного самоуправления и организации обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

Закон различает несколько видов хранения, а именно:

– постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения;

– временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.

Схематически организация хранения документов Архивного фонда РФ показана на рис. 2.

Рисунок 2. Схема организации хранения документов Архивного фонда РФ

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

– постоянно – в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях РАН;

– временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации, перечень которых устанавливается Правительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда РФ и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

– постоянно – в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

– временно – в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно, или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию РАН.

Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещается.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их поступления в государственные и муниципальные архивы [4, ст. 22]:

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ – 10 лет;

– для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

– записей актов гражданского состояния – 100 лет;

– записей актов по личному составу, записей нотариальных нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

– проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;

– технологической и конструкторской документации – 20 лет;

– патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

– научной документации – 15 лет;

– кино- и фотодокументов – 5 лет;

– видео- и фонодокументов – 3 года.

Документы медицинской организации, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.

Документы медицинских организаций, сроки хранения которых оговорены отдельными нормативно-правовыми актами, подлежат временному хранению в соответствующих архивах.

Документы Архивного фонда РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету [4, ст. 19]. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства:

– в отношении документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях действует Приказ Росархива №24 от 02.03.2020 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» [20];

– в отношении документов, хранящихся в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях действует Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [16] (далее – Приказ Минкультуры России №526).

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ определяет Приказ Росархива от 01.09.2017 №143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» [19].

Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Документы Архивного фонда РФ, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН, не входят в состав имущества архивов, музеев, библиотек, организаций.