Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

И как всякая наука, архивоведение имеет свою специальную терминологию, которая применяется во всех нормативных и правовых документах, регулирующих архивное дело.

Основные понятия, используемые в области архивного дела, устанавливает национальный стандарт России – «ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [25]. Приведенные в стандарте определения не являются жесткими, поэтому в разных научных и нормативных изданиях можно встретить те же определения, только несколько видоизмененные для целей того или иного издания.

Основополагающими терминами, без знания которых невозможно работать в архивной сфере, являются так называемые «родовые» понятия – архив, архивный документ и др.

Архив – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.

Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.

Использование архивных документов – применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

В медицинской организации архив является структурным подразделением медицинской организации, непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации. Может входить в состав отделения статистики организации или регистратуры.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

В архиве медицинской организации архивными документами являются медицинская документация и документы по личному составу.

Медицинская документация – это документы установленной формы, предназначенные для регистрации результатов лечебных, диагностических, профилактических, реабилитационных, санитарно-гигиенических и других мероприятий. При этом медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, где регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

В медицинской организации выделяют несколько групп пользователей архивных документов, в зависимости от их целей:

– медперсонал: врачи, лаборанты, медсёстры и пр.;

– администрация учреждения: главврач, заведующие отделениями, регистраторы;

– пациенты.

Также доступ к отдельным данным могут получить научные сотрудники (для сбора информации для своих исследований), сотрудники планово-экономических отделов (для отслеживания финансовых потоков, связанных с лечебно-диагностическим процессом).

Проникновение цифровизации во все сферы общества, в том числе и в медицину, потребовало использования новых форматов медицинских документов – электронных. Современная медицина требует создания и поддержания цифровых архивов самых разных медицинских данных.

Минздрав планирует к концу 2021 года создать централизованные архивы медицинских и лабораторных данных россиян. К этому времени вся государственная информационная система в сфере здравоохранения должна быть цифровизирована и подключена к навигационным системам и системам телемедицины [17].

Очевидно, что для того, чтобы выполнить задуманное и обеспечить пациентам своевременную и качественную медицинскую помощь, необходимы эффективные системы автоматизации обработки и хранения данных. За последние годы медицинские организации получали по различным программам (ПНП «Здоровье», Федеральная программа модернизации здравоохранения и т.д.) медицинское диагностическое оборудование с поддержкой цифровых интерфейсов, им предоставляли доступ к широкополосным каналам передачи данных, строили локальные вычислительные сети.

Совместно с бумажными медицинскими картами – а то и вместо них – медицинскими стандартами была введена электронная история болезни – информационная система, предназначенная для ведения, хранения на электронных носителях, поиска и выдачи по информационным запросам (в том числе и по электронным каналам связи) персональных медицинских записей [23].

Введено и понятие электронный медицинский архив – электронное хранилище данных, содержащее электронные персональные медицинские записи (ЭПМЗ) и другие наборы данных и программ (классификаторы и справочники, списки пациентов и сотрудников, средства навигации, поиска, визуализации, интерпретации, проверки целостности и ЭЦП, распечатки ЭПМЗ и др.).

Медицинские организации, проводящие исследования, результатом которых являются медицинские изображения, обеспечивают автоматизацию процессов получения, обработки, архивного хранения и предоставления доступа к таким изображениям. Для обеспечения долговременного хранения медицинских изображений могут создаваться централизованные цифровые архивы, обслуживающие несколько медицинских организаций.

Использование архивов медицинских изображений должно предоставить медицинским организациям:

– оперативный доступ лечащих врачей к информации о результатах диагностики пациента;

– возможность создания экспертных центров удаленной дешифровки медицинских изображений, предоставляющих лечащим врачам услуги «второго мнения»;

– доступ к единому хранилищу всех диагностических данных о пациенте.

Создаваемые цифровые архивы и программное обеспечение, используемое в аппаратуре медицинской диагностики и лабораторных комплексах, должны интегрироваться с используемой данным учреждением здравоохранения медицинской информационной системой.

Здесь необходимо отметить и главное препятствие к созданию электронных архивов в нашей стране – это неэффективное использование уже имеющейся инфраструктуры как в самих медицинских учреждениях, так и на уровне регионов, а также отсутствие механизмов финансирования столь важных задач в здравоохранении как повышение качества диагностики за счет современных цифровых технологий. И несмотря на то, что Вероникой Скворцовой поставлена задача к концу 2021 года привести все региональные сегменты в соответствие с едиными типовыми требованиями, интегрировать их вместе с единой государственной информационной системой и тем самым замкнуть единый национальный цифровой контур в здравоохранении, ведение и сохранение бумажного архива, наряду с новым электронным архивом, остается важной задачей каждой медицинской организации.