Ю. Чижова - Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

Отношения, связанные с использованием архивных документов, регламентированы нормами, содержащимися главе 6 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» [4]. Для целей указанной регламентации законодатель вводит фигуру пользователя архивными документами , под которым понимает государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Доступ к архивным документам регулируется ст. 24 Закона №125-ФЗ. Согласно Закону, пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается [4, ст. 24]:

– путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

– путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

– путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования.

При этом доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором РФ, законодательством РФ, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Необходимо отметить, что доступ к амбулаторным картам и историям болезни пациентов ограничен в соответствии с п. 3 ст. 25 Закона №125-ФЗ: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов» [4, п. 3 ст. 25].

Статьей 26 Закона №125-ФЗ пользователь наделяется правом использования, передачи и распространения информации, содержащейся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом [4, ст. 26].

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН должны обеспечивать пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН, за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством РФ могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивных документов платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут административную ответственность.

Ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов» [1, ст. 13.20] влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

– на граждан – в размере от 1 000 до 3 000 рублей;

– на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.

В соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ «Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах» в части 2 предусмотрена ответственность для должностных и юридических лиц (обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью (ООО) или унитарных предприятий (УП). Неисполнение ООО или УП обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, о государственных и муниципальных УП и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа [1, ч.2 ст. 13.25]:

– на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей;

– на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.

Также Уголовным кодексом РФ [2, ч. 1 ст. 325]) установлена уголовная ответственность за уничтожение, повреждение официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательных работ на срок до 480 часов, либо исправительных работ на срок до 2 лет, либо принудительных работ на срок до 1 года, либо ареста на срок до 4 месяцев, либо лишения свободы на срок до 1 года.

Об обязанности медицинских организаций хранить медицинскую документацию сказано в пункте 12 части 1 статьи 79 Закона от 21 ноября 2011 г. №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» [5].

Архив организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинского учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Архив может являться отдельным структурным подразделением медицинской организации, а может входить в состав отделения статистики или регистратуры.

Работа архива непосредственно подчиняется одному из заместителей руководителя медицинской организации.