Дмитрий Егоров - Управленческий учет на стероидах. Как организовать управленческий учет с использованием подходов Теории ограничений

А вот дальше снова начинаются сложности. В какой момент мы признаем изменение Прохода? Если используем классические подходы, то в момент отгрузки. Но есть специалисты, которые признают его только тогда, когда с нами рассчитались.

Как мы признаем доходы?

Есть классическая схема: по оплате, по начислению. Еще жестче схема по двум событиям: и получили оплату, и отгрузили (или нам отгрузили). Попытка организовать учет по двум событиям приводит к очень сложной организации учета. По моим убеждениям, лучше работают простые решения. С этой точки зрения, если мы хотим использовать подходы ТОС, совершенно необязательно совершать революцию в учете. Чтобы оптимальным образом организовать учет затрат, компания должна ответить на несколько вопросов:

А. В каком месте организации происходит событие, которое приводит к возникновению затрат? Это так же справедливо и в отношении доходов, но, как правило, в компании статей доходов сильно меньше, чем статей расходов. Поэтому ключевой вопрос: где происходит событие, которое приводит к возникновению затрат?

Б. Каким документом оформляются эти затраты? Дело в том, что затраты, в отличие от движения денег, – это условность, это признание того, что событие наступило. А поскольку мы занимаемся управленческими решениями, то в управлении действует общее правило, которое можно сформулировать так: не записано – значит, не существует. Если событие не зафиксировано, то его и не было. Отсюда вопрос: каким документом оформляются затраты?

Следующий вопрос, на который необходимо ответить:

В. Кто и когда создает этот документ? Здесь есть трудности. Создание документа и фактическое событие часто разнесены во времени. Нам как управленцам важно ответить: эта разница во времени между событием и его документальным отражением критична или нет? Чаще критична.

Поэтому следующий вопрос:

Г. Как этот документ попадает в учет? Если все завязано на первичные документы бухгалтерского учета, то всегда будет опоздание.

В моей практике был такой случай.

От клиента поступила просьба:

– Сделайте нам систему управленческого учета для того, чтобы мы раньше получали отчетные данные.

– Какого числа вы хотите получать данные?

– Пятого.

– У вас есть параллельный учет? Есть документы, которые фиксируют события раньше, чем это попадает в бухучет?

– Нет.

– Вы готовы инвестировать в своевременные и оперативные данные? Если да, то возможно, если нет, то вы никогда не сможете получать отчет раньше, чем бухгалтер соберет информацию.

Бухгалтеры собирают документы до 20-го числа месяца, следующего за отчетным. Если опираться на бухгалтерскую отчетность, на бухгалтерскую первичку, то к 5-му числу следующего месяца собрать всю информацию о затратах просто невозможно.

Следующий вопрос:

Д. Устраивает ли вас оперативность получения информации? Если устраивает, то нужно взять данные, которые есть, и не нужно создавать ничего специального.

В этом случае возникает другая задача – задача реклассификации, или правильного отражения в учете того, что и так уже собирается: 90% информации в учете есть, остается дополнить только 10%. Если оперативность не устраивает, то ответьте на вопросы: что следует изменить в процедуре изменения документов и отражения их в учете и как при этом максимально использовать уже существующие в организации способы? Учет сам по себе ценности не создает. Ценность появляется на основе данных этого учета.

Говоря об управленческом учете, я не устаю цитировать фразу Голдратта: «Лучше быть примерно правым, чем совершенно точно ошибаться». На этой фразе построена четвертая исходная посылка ТОС: «Никогда не говори «Я знаю» и никогда не говори «Я не знаю». Вы всегда что-то знаете и чего-то не знаете. Часто вы знаете достаточно, чтобы принимать решения. В управленческом учете нам не нужна бухгалтерская точность. Особенно когда мы говорим об операционных издержках при принятии решений. Ошибка в 10—20% не критична.

Мы стараемся максимально использовать уже существующие в компании способы учета, добавив только оперативность и/или дополнительные точки учета. Документарные ли, автоматические ли (например, сканеры штрихкодов, считыватели), или ручной ввод – каждая конкретная организация должна решать сама.

Резюмируем.

Доходы и расходы в управленческом учете целесообразно учитывать по начислению, то есть по факту совершения события, а не по оплате. Это позволяет получить не только адекватную экономику, информацию об экономике наших действий, но также ответ на вопросы, кто нам должен, сколько нам должны, кому мы должны, во что превратились наши деньги и почему столько денег на расчетном счете, а не другое количество.

Оглянувшись на рассмотренные выше основные вопросы руководителя, мы видим, что ответы на них лежат на пересечении двух измерений – «экономики» и «физики», потому что измерение «финансы» является прямым их следствием, и основное искусство управления – не путать собственные деньги с чужими, которые нам не принадлежат.

Давайте перейдем к детальному рассмотрению измерения «экономика» и начнем с затрат.

Согласитесь, странный вопрос я задаю: «Что такое затраты?»

Затраты всегда являлись самым простым элементом в учете. Одна из причин, почему компании фокусируются на сокращении затрат, на борьбе с издержками, уменьшении издержек, состоит в том, что показатель этот, в отличие от всех остальных, легко измеряется и изменения видны быстро. Если исходить из предположения, что уменьшение затрат приводит к увеличению прибыли, то борьба с затратами в условиях, когда мы не можем поднимать цены, становится одной из ключевых задач, которые решают все компании. Следствием будет комплекс мероприятий по снижению издержек и по работе с затратами. И мы пойдем от учета затрат к управлению доходами и закончим управлением обязательствами.

Это ведь вообще самая простая и понятная сущность в финансово-экономической части управленческого учета. По запросу «учет затрат» Google выдает, как он сам пишет, «примерно 30,5 миллиона результатов»; отечественный «Яндекс» тут сильно скромнее – всего 7 тысяч результатов. Казалось бы, что здесь обсуждать, всем и так все понятно…

И да, и нет.

Любому человеку, который имеет сколько-нибудь внятное экономическое образование, понятны сущность и все особенности затрат. Но большинство предпринимателей и руководителей функциональных и линейных подразделений не имеют экономического образования. И, может быть, это даже хорошо! Потому что, как говорили древние мудрецы: «Многие знания – многие печали». Часто именно отсутствие понимания всего объема проблем, с которыми придется столкнуться, и позволяет стартовать и вытаскивать невероятные проекты.