Галина Горелкина - 5 шагов к управлению бизнесом. Практическое пособие

– Еще участие в тендерах тоже нужно, чтобы там отчетность была. Если там будет не в порядке, там просто даже не допустят к торгам.

Учет – это язык финансов. Так же, как и при работе с иностранными компаниями, нужен английский язык, так же вам нужно понимать учет Вашего бизнеса.

Двойная запись бухучета – представляете, что это такое? Гениальное изобретение, которое у нас есть. Оно примерно называется как в мультике – если где-то что-то прибыло, значит, где-то что-то убыло. Да, верно, дебет-кредит. Кто знает, что это такое?

Дебет – это приход, а кредит – это расход. Давайте возьмем на более понятных историях, это, например, люблю я малину (товар). Есть такое, самолетик называют, или корзинка. Дебет – это «+», кредит – это «-».

То есть, смотрите, так же как деньги мы считаем, такие самолетики можно и по деньгам, по товару, и по оборудованию, и даже по долгам сделать.

Например, если я купила корзинку малины, товар у меня прибыл. Я пишу в строке товар, на какую сумму? Например, на 1000 рублей. Но, я же потратила деньги, правильно? 1000 рублей. Значит, у меня денег уменьшилось, я здесь пишу Кредит (-) 1000 рублей. Могу здесь написать 1500 рублей? Сразу баланс не сходится, сразу понятно, что где-то кто-то что-то украл. Если муж сказал, что у него 1500 ушло, я на чеке вижу 1000, значит, 500 куда-то ушло. У нас в семье не такие отношения, но в бизнесе, согласитесь, всякое бывает.

Вот, это и есть система двойной записи: сумма должна быть одна, и если где-то что-то прибывает, то, где-то что-то убывает. Так же, если мы начислили налог, у нас затрат стало больше, мы на затраты еще добавили сумму налога, и, когда мы его оплатили, мы, соответственно, отразили, что количество денег у нас уменьшилось.

Это настоящая система, которая позволяет в любой момент, если все операции у нас учтены по бухучету и он ведется верно, мы можем понять, сколько у нас сейчас товара. У нас на 1000 рублей товара, мы же можем еще что-нибудь приобрести кроме малинки. Купили воду, муку, еще что-то, потом неприятность – у нас сгнила малинка. Нам что надо делать – списать эту малинку, мы смотрим, сколько она стоит, списываем малину. Акт составляем, это в бухучете справка специальная составляется. Списали малину, ее не осталось. Списываем за счет кого? За счет материально-ответственного лица, который отвечал за хранение, или из своей прибыли – если сами виноваты.

Движения, которые здесь происходят, называются обороты. И по итогам работы мы считаем сальдо. Сальдо – остаток. По товарному счету у нас не может быть отрицательного сальдо. Так же как по деньгам у нас не может быть отрицательного сальдо. Потому что мы не можем списать больше малины, чем ее было, или муки, например. Если у нас был один компьютер, мы только один и можем списать, мы не можем списать их больше.

– Можем списать муки больше, я шучу, если мы ее взвесим, она наполнилась водой и стала весить больше.

– Нет, это есть нормы естественной убыли. Это коррекция на коэффициенты, это другое немножечко. Мы не можем больше списать, чем ее есть. И, соответственно, если, проверяя, бухучет вы видите, что у вас по товарному, по денежному счету – отрицательные кассовые остатки (сразу вы увидите в программе красные цифры), значит, бухгалтер где-то ошибся или какие-то операции неверно отразил или не учел.

Понимая такие основы, можно хотя бы сверху проверить своего бухгалтера, не вникая в какие-то мелочи. А если вникнуть – то вообще – можно постоянно его контролировать. Ведь за ведение бухгалтерского учета отвечает генеральный директор. Даже, если у вас в штате есть бухгалтер. Перенести ответственность Вы можете только на стороннюю компанию, которая ведет учет у вас по контракту.

Нюансы: Есть еще пассивные счета, активно-пассивные. Например, доход у вас может быть, у вас может быть доход, а может быть убыток. Поэтому, там сальдо может быть и в дебете и в кредите, здесь уже как вы отработали, так и будет. По этим счетам вы можете понять, что у вас – убыток либо прибыль, и какая сумма.

По нашему законодательству, учет вы можете вести самостоятельно, вы можете передать штатному бухгалтеру, либо вы можете передать на такую же компанию, как у меня, либо в аутсорсинговую компанию.

– Вы имеете в виду генеральный директор, то есть, не как собственник, а как генеральный директор может вести?

– Да, генеральный директор принимает решение, как ему вести учет. В любом случае, за учет отвечает он, и если он сам ведет, и если учет ведет у него штатный бухгалтер. За бухучет, за своевременную сдачу отчетности отвечает он. Мало того, ни в одной декларации не подписывается главный бухгалтер. За все отвечает генеральный директор, вот на это хочу обратить ваше внимание. Даже если вы наняли бухгалтера, и вы ему верите, отвечать все равно за это будете вы. А случаи бывают разные, бухгалтера – это, в основном, женщины, они могут сделать случайную ошибку, забыть вовремя сдать отчет, в конце- концов на что-то обидеться и все.

– А почему? Все равно же есть ответственность главного бухгалтера. Почему, директор один несет ответственность, главный бухгалтер тоже.

– Главный бухгалтер несет ответственность только если вы это докажете в суде.

– То есть, она некорректно вела, или как это доказывать?

Во-первых, бухгалтер должен быть оформлен. Во-вторых, написаны все должностные обязанности и его функционал, и потом, декларацию все равно подписываете вы. Да, декларация заполнена неправильно, но вы же ее подписали. Вы еще попробуйте возложить эту ответственность.

У меня был один директор, он пришел и говорит: «Можно заключить договор и работать под вашей компанией? Я бухгалтера приведу, вы его будете контролировать.» Потому что если передать на аутсорсинг, то в контракте написана ответственность, кто отвечает за этот контракт. Вот именно с таким контрактом генеральный директор может передать ответственность.

Кейс: У одного гражданина было алкогольное кафе. Бухгалтер дважды подал в «Росалкоголь» декларацию несвоевременно, кафе лишили алкогольной лицензии. Он пришел и говорит: «И что мне теперь с этим кафе делать? Чай подавать там?» То есть, прибыльность бизнеса существенно упала, вообще необходимость в этом кафе просто отпала. Что он может с бухгалтера взять? Ничего, он же сам подписывал эти декларации. То есть, он может не выплатить последнюю зарплату, подать в суд и долго с ней судиться, а этот бухгалтер еще может угрожать: «А я вот это знаю про вас, вот это знаю, могу сообщить куда следует, и вам же будет хуже». Были случаи, неоднократно. Поэтому все в ваших руках, только контроль.