Коллектив авторов - Управление в социальной работе. Учебник

Координация – как разновидность управленческой деятельности – призвана обеспечивать согласованность работы подразделений и должностных лиц в процессе выполнения планов, плановых заданий. Координационная деятельность позволяет: обеспечивать «равномерный» ход выполнения задач, взаимодействие, взаимообеспечение и помощь, отслеживать наличие и движение ресурсов и их использование, согласовывать сроки, способы действий и др. Координирующие меры могут осуществляться как в виде предварительного согласования действий (ресурсов, структур, полномочий) в планах, так и в виде реакции согласования на возникающие помехи и проблемы при достижении цели.

Технологическая последовательность координирующей деятельности, как правило, включает:

• выяснение причин отклонений от планов;

• определение состава и содержания мер и дополнительных работ (действий), заданий;

• определение резервов и ресурсов для выполнения этих мер;

• уточнение распределения обязанностей и функций, ответственности и полномочий;

• определение порядка корректирующих действий и доведение его до исполнителей.

Такая деятельность на практике реализуется в форме регулярного и оперативного воздействия линейных руководителей и функциональных служб на все элементы процесса достижения целей организации. При этом координирующая деятельность направлена на сглаживание отклонений в рамках установленных планом норм.

Таким образом, координирующая и регулирующая деятельности имеют много общего. По существу это две стороны одного явления – корректировки деятельности организации на пути движения к цели. Корректировка осуществляется путем регулярного и оперативного воздействия на коллективы людей и управляемые процессы с целью минимизации отклонений от плановых норм. При этом следует отметить, что деятельность органов управления и должностных лиц по регулированию и координации занимает значительное место в их повседневной организаторской деятельности по выполнению планов организации.

Для оценки результатов функционирования социальной организации используется понятие «эффективность». При определении эффективности целесообразно соотнести результат (эффект), полученный социальной организацией в соответствии с ее целевым назначением, и затраченные на достижение этого результата временные и материальные ресурсы (запасы сырья, технические и денежные средства и т. п.).

Здесь мы возьмем за основу смысл слова «эффект»: впечатление, производимое кем-либо или чем-нибудь на кого-либо; действие как результат чего-нибудь, следствие чего-нибудь; средство, с помощью которого создается какое-нибудь впечатление. Чтобы достичь эффекта (результата) в деятельности, необходимо выбрать и реализовать конкретный способ достижения цели, то есть определить конкретные силы и средства (активные ресурсы), которые будут задействованы, объекты приложения усилий, а также условия исполнения предписанных действий, то есть порядок, последовательность, методы и приемы использования сил и средств.

Эффект от воздействия на субъекты деятельности приводит к тому, что у этих субъектов изменяются мнения относительно чего-либо, суждения о чем-либо или впечатления и оценки.

Соотношение эффекта (результата) и затрат характеризует эффективностькакой-либо деятельности или, иными словами, степень достижения цели деятельности.

В соответствии с этим эффективность системы есть степень соответствия реальных результатов применения системы требуемым или степень достижения цели применения системы.

Суть критериев и показателей оценки эффективности выражается в соотношении полученных полезных результатов к объему используемых ресурсов, в том числе финансовых (как частный, но широко распространенный случай: к текущим издержкам). Общая формула эффективности:

Э = Полезные результаты / Использованные ресурсы

Социальная эффективность отличается от экономической прежде всего спецификой числителя: здесь используются показатели, с разных сторон характеризующие изменение качества жизни людей: показатели смертности, рождаемости, реальных доходов населения, количества студентов и т. д.

Повысить эффективность можно двумя способами: увеличивая полезные результаты опережающими темпами по сравнению с ростом затрат и экономя ресурсы (снижая издержки). В прошлом главный упор делался на снижение издержек. Магистральный путь на будущее – улучшение качественных параметров выпускаемых товаров и услуг (повышение их потребительской ценности и тем самым верхнего предела рыночной цены) за счет материализации успехов науки и других достижений человеческой мысли.

Эффективность процесса управления или просто управления есть степень соответствия реального (фактического или ожидаемого) результата управления требуемому (желаемому) или, иными словами, степень достижения цели управления.

Ключевым в данном определении является слово «степень», которое в соответствии с толковым словарем русского языка означает сравнительную величину или меру, характеризующую в данном случае близость достигнутых результатов поставленной цели управления. С учетом этого для количественной оценки эффективности необходимо:

• задать цель управления;

• определить функцию соответствия цели и реальных результатов управления;

• на основании функции соответствия определить показатель эффективности;

• обосновать множество требуемых значений этого показателя;

• сформировать критерий эффективности.

В соответствии с понятиями общей теории управления цель управления определяется как желаемое (требуемое) множество состояний системы управления и активно взаимодействующих с ней элементов окружающей среды в желаемые моменты времени.

Степень соответствия результата управления цели управления оценивается с помощью функции соответствия. Функция соответствия представляет собой вектор-функцию, которая включает множество частных функций, определяющих степень соответствия между частными показателями всех исследуемых состояний системы управления и их желаемыми (целевыми) значениями. Функция соответствия определяет показатель эффективности управления.

Из анализа приведенных понятий можно сделать следующий вывод:с одной стороны, эффективность процесса управления зависит от степени соответствия (близости) достигнутого результата управления поставленной цели, от свойств системы управления, реализующей данный процесс, затраченных ресурсов, времени и условий реализации, то есть внешних факторов; с другой стороны, на эффективность управления влияют свойства самого процесса управления, и прежде всего качество принятого решения. Поскольку основу процесса управления составляет управленческое решение, рассмотрим основные понятия, касающиеся эффективности самого решения.