Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

Завершается процесс добавления товара в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрытьвыходят из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Количество позиций, добавляемых в спецификацию, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

В нижней части спецификации в информационной строке показывается итоговая сумма по данному документу.

Иногда бывает необходимо отредактировать ту или иную позицию спецификации (например, изменить цену или количество). Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть на ней мышью. В результате на экране откроется окно Изменение товара в спецификации, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара в спецификацию (см. рис. 4.29).

Чтобы удалить позицию из спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации.

При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно Удаление товара из спецификации, вид и состав которого соответствует окну добавления товара в спецификацию, см. рис. 4.29; для удаления нужно нажать кнопку ОК).

Сформированный документ будет сохранен после нажатия кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна.

Чтобы вывести документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. В данном случае будет сформирована печатная форма счетафактуры. Однако в данном режиме можно вывести на печать также товарную накладную по форме ТОРГ12 и товарнотранспортную накладную по форме 1Т. Для этого нужно нажать не на саму кнопку Печать, а на расположенную здесь же кнопку с изображением маленького черного треугольника. В этом случае откроется меню, в котором можно будет выбрать требуемый вид документа для вывода его на печать.

В данном разделе мы познакомимся с документом, который не оказывает непосредственного влияния на ведение учета, тем не менее постоянно используемым всеми субъектами хозяйствования.

Этот документ называется доверенностью на получение товарноматериальных ценностей. Доверенность не является первичным документом, но часто бывают ситуации, когда без доверенности первичный документ (например, товарнотранспортная или товарная накладная) является недействительным.

Наиболее характерный пример такой ситуации – это когда представитель грузополучателя (водитель или экспедитор) приехал на склад поставщика, чтобы получить по накладной причитающиеся товарно материальные ценности. В накладной должны стоять печати и подписи уполномоченных лиц как поставщика, так и получателя. Далеко не всегда водитель или экспедитор имеют право подписи документов, да и печати у них с собой не будет. В таких случаях и выручает доверенность: в ней указано лицо, уполномоченное получать ценности, она заверена печатью организации и подписями должностных лиц. Эта доверенность остается на складе поставщика вместе с копией накладной, которая причитается грузоотправителю, и является подтверждением того, что ценности по накладной были приняты представителем грузополучателя.

Доверенность заполняется на стандартном бланке, который не является бланком строгой отчетности. Тем не менее на предприятии необходимо вести регистрацию всех выдаваемых доверенностей (в журнале регистрации доверенностей) с присвоением отдельного номера каждому документу. Сотрудник, которому выдана доверенность, расписывается в ее получении в журнале регистрации доверенностей и по истечении срока действия доверенности должен отчитаться за нее. Если доверенность не использована, то ее необходимо сдать. Подтверждением использования доверенности по назначению является приходный товарносопроводительный документ на полученные по данной доверенности ценности.

В настоящее время в Российской Федерации используется два вида доверенностей: с отрывным корешком (форма № М2, утвержденная постановлением Госкомстата Российской Федерации № 71а от 30.10.1997) и без отрывного корешка (форма М2А, утверждена тем же постановлением). Доверенность с отрывным корешком используется следующим образом (на примере получения товаров по доверенности): представитель грузополучателя оставляет на складе поставщика доверенность, но при этом работник склада расписывается на отрывном корешке, отрывает его и отдает представителю грузополучателя в подтверждение того, что доверенность оставлена на складе. Оба эти вида доверенности можно сформировать и распечатать средствами программы «Бухгалтерский учет».

Для перехода в режим формирования доверенности следует выполнить команду главного меню Документы → Доверенность. При активизации данной команды на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.30.

Рис. 4.30.Оформление доверенности

В первую очередь в полях №и отследует ввести соответственно номер документа и дату его формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле №отображается следующий порядковый номер доверенности, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Действительна до указывается последняя дата срока действия доверенности. По умолчанию данное поле заполняется таким образом, что доверенность будет действительна в течение 10 дней. При необходимости можно изменить срок действия доверенности, введя в данное поле требуемое значение с клавиатуры либо с помощью открываемого по кнопке выбора календаря.

Лицо, которому выдается доверенность, указывается в поле Сотрудник. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника сотрудников выделить курсором требуемого сотрудника и нажать клавишу Enterлибо дважды щелкнуть мышью. Одновременно с данным полем будет автоматически заполнено поле Выдана.

Аналогичным образом в поле Контрагентуказывается наименование организации (ФИО предпринимателя) – поставщика товарноматериальных ценностей, которые необходимо получить. Разница заключается лишь в том, что значение данного поля выбирается в справочнике контрагентов (описание данного справочника приведено выше, в соответствующем разделе). Одновременно с данным полем будет автоматически заполнено поле На получение от.