Олег Мединов - Office 2007. Мультимедийный курс

ПРИМЕЧАНИЕ

Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей чисел по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому.

Ячейки взаимосвязаны при участии в тех либо иных расчетах и вычислениях – вычитании, сложении и т. д., а также при использовании функций. Нередко одна и та же ячейка задействуется сразу в нескольких формулах либо функциях.

Чтобы выделить нужную ячейку, щелкните на ней кнопкой мыши либо, используя клавиши управления курсором, переместите рамку выделения. Если нужно выделить диапазон, то, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите указатель в любое место, в зависимости от требуемого размера диапазона. При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной (но все равно она входит в состав диапазона).

Возможности программы предусматривают выделение нескольких ячеек, не являющихся смежными, а разделенных другими ячейками. Для этого щелкайте кнопкой мыши на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. По такому же принципу можно выполнить выделение нескольких расположенных по отдельности диапазонов.

При работе с большими объемами данных активная ячейка (то есть ячейка, на которой установлен курсор) может исчезнуть из поля видимости – например, после использования полосы прокрутки либо в иных случаях. Чтобы быстро найти ее, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+BackSpace.

Вы можете добавить ячейку в любое место рабочей области. Для этого на вкладке Главная, которая расположена на ленте Excel 2007, в панели Ячейкинажмите кнопку Вставитьи в открывшемся меню выберите пункт Вставить ячейки; также можно воспользоваться командой контекстного меню Вставить <���объект>. Затем в открывшемся окне укажите направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места для новой ячейки и нажмите ОК.

Для удаления из ячейки всего содержимого выделите ее и нажмите клавишу Delete(так же очищается и предварительно выделенный диапазон). Если же требуется не просто очистить содержимое ячейки, а удалить и ее саму, то выделите ее и выполните команду контекстного меню Удалить. В результате откроется окно (рис. 3.2), в котором нужно выбрать направление сдвига – влево либо вверх. В соответствии с выбранным направлением после нажатия кнопки ОКданные будут перемещены на место удаляемой ячейки.

Рис. 3.2.Настройка удаления ячейки

Вы можете объединить несколько расположенных рядом ячеек в одну, равную по размеру выделенному диапазону (при условии, что этот диапазон прямоугольный). Для этого выполните команду контекстного меню Формат ячеек(ее можно вызвать также комбинацией клавиш Ctrl+1) и в открывшемся окне установите флажок объединение ячееквкладки Выравнивание, нажмите кнопку ОК. Чтобы разъединить ранее объединенные ячейки, снимите данный флажок и нажмите кнопку ОК(не забывайте, что предварительно следует выделить разъединяемую ячейку или обрабатываемый диапазон).

Не все знают, каким образом следует вводить данные в ячейки выделенного диапазона, хотя на самом деле это достаточно просто. Выделите диапазон, а затем введите данные, которые появятся в первой его ячейке (она не затемнена), после этого перейдите к следующей ячейке, нажав клавишу Tabили Enter, и заполните ее. Когда вы аналогичным образом заполните последнюю ячейку диапазона, то снимите выделение с диапазона, нажав любую клавишу со стрелкой.

В случае надобности вы можете весь выделенный диапазон быстро заполнить одним и тем же значением: введите это значение в первую ячейку выделенного диапазона и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Порядок работы с диапазонами рассматривается в видеолекции «Понятие диапазона. Выделение диапазона».

Вводить в ячейку отрицательные данные можно одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» либо заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enterскобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно выполнить настройку, в результате применения которой отрицательные значения будут выделяться красным цветом. Для этого выделите ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, потом выполните команду контекстного меню Формат ячееки в открывшемся окне на вкладке Числов поле Числовые форматывыберите значение Числовой. Затем в правой части вкладки в поле Отрицательные числащелкните кнопкой мыши на требуемом формате представления отрицательных чисел и нажмите кнопку ОК.

Не все пользователи умеют правильно вводить в ячейки дробные значения. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты «/» (эта черта называется «слэш») Excel 2007 автоматически преобразует его в дату. Например, если вы введете значение 1/5, после нажатия клавиши Enterоно автоматически преобразуется в 01.май, а при выделении данной ячейки в строке формул отобразится значение 01.05.2008(указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно вначале ввести 0, затем нажать клавишу Пробели лишь после этого ввести дробное значение.

Текст в ячейку обычно вводят с клавиатуры. Учтите, что при вводе текста большого объема может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. Однако это только иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Чтобы убедиться в этом, установите курсор в ячейку с введенным текстом и посмотрите на строку формул – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого вы переместите курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация «не пострадала».

Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Чтобы перейти в режим редактирования содержимого ячейки, установите на нее указатель и дважды щелкните кнопкой мыши либо нажмите клавишу F2. В результате в ячейке появится курсор ввода текста, переместите его в требуемое место клавишами управления курсором, после чего внесите необходимые исправления. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно только в том случае, если в настройках программы в разделе Дополнительно(подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить редактирование в ячейках.