Олег Мединов - Office 2007. Мультимедийный курс

ПРИМЕЧАНИЕ

Даже если в какой-то ячейке содержащаяся в ней информация видна не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.

В этом разделе мы рассмотрим наиболее востребованные режимы работы и возможности программы Excel 2007. Более подробно возможности Excel проиллюстрированы в видеоуроках, которые имеются на прилагаемом к книге компакт-диске.

В табличном редакторе Excel 2007 вы можете полностью автоматизировать выполнение расчетов, используя для этого формулы. Формула – это специальный инструмент Excel 2007, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных.

Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.

Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: вначале введите в ячейку знак =, затем – число, после этого – арифметический знак (плюс, минус, умножить либо разделить) и т. д., по мере необходимости. Завершите процесс ввода формулы, нажав клавишу Enter, – в ячейке вы увидите результат ее вычисления. Если выделить эту ячейку, то в строке формул отобразится введенная формула. Например, если в ячейку А1ввести формулу =25+15-10, то после нажатия клавиши Enterв данной ячейке появится значение 30, а если выделить ее, то в строке формул отобразится =25+15-10.

Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем, поскольку часто для расчетов используют не конкретные числовые значения, а адреса ячеек, в которых находятся те либо иные значения. Например, если в ячейке А1содержится значение 25, в ячейке В2– значение 15, а в ячейке С5– 10, то формулу расчета можно представить следующим образом: =А1+В2-С5. Результат вычисления данной формулы будет таким же, как и в предыдущем примере, и отобразится в той ячейке, в которую вы вводили формулу, при этом в строке формул, когда вы выделите данную ячейку, отобразится формула, а не результат ее вычисления.

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого выделите соответствующую ячейку и в строке формул внесите требуемые изменения, после чего нажмите клавишу Enter. Редактировать формулу можно также и в самой ячейке; для перехода в режим редактирования щелкните на ней кнопкой мыши и нажмите клавишу F2.

ПРИМЕЧАНИЕ

Операнд – это элемент вычисления (константа, функция либо ссылка), а оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel 2007 используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого выделите требуемый диапазон ячеек (либо несколько ячеек, расположенных на расстоянии друг от друга), затем в первую ячейку диапазона введите требуемую формулу и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Любую формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1ввести формулу =В1+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

Если вам нужно не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую, то выделите ячейку с формулой, подведите указатель мыши к любой границе выделенной ячейки так, чтобы он принял вид крестика, и, нажав и удерживая кнопку мыши, перетащите формулу в требуемое место.

Чтобы скопировать в буфер и затем вставить в нужное место не формулу ячейки, а только ее значение, полученное вследствие вычисления формулы, выделите ячейку, затем скопируйте ее содержимое в буфер обмена, переместите курсор в то место, в которое нужно вставить значение, и выполните команду контекстного меню Специальная вставка. В результате откроется окно Специальная вставка(рис. 3.7), в котором установите переключатель Вставитьв положение значенияи нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.7.Настройка специальной вставки

В данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Вы можете также выполнять многие виды расчетов с помощью специальных встроенных в Excel 2007 функций.

Функция – это изначально созданная и заложенная в программу формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (примеры имен – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКСи т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов). Аргументами функций могут быть числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

Вы можете вводить функции как в ручном, так и в автоматическом режиме. В последнем случае используют мастер функций (рис. 3.8), открываемый кнопкой Вставить функцию, которая расположена на ленте Excel 2007 на вкладке Формулы.

Рис. 3.8.Мастер функций

МУЛЬТИМЕДИЙНЫЙ КУРС

Используя для расчетов функции, помните, что каждая из них имеет строго определенный синтаксис, которого непременно следует придерживаться. Даже несущественное, на первый взгляд, отклонение от синтаксиса повлечет ошибки в расчетах либо вообще сделает их невозможными.

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы в категории. Выбор категории осуществляется из раскрывающегося списка Категория, при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию. Выделите требуемую функцию и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно, содержимое которого зависит от конкретной функции, в котором укажите ее аргументы.

Чтобы ввести функцию вручную, выполните следующие действия. Вначале введите знак равенства, потом – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые необходимо заключить в круглые скобки и разделить точкой с запятой. Например, вы хотите рассчитать сумму чисел, которые расположены в ячейках В7, Е5и С2. В этом случае введите в строку формул значение =СУММ(В7;Е5;С2)и нажмите клавишу Enter– результат вычисления отобразится в активной ячейке. Обратите внимание, что имя функции введено русскими буквами, а аргументы, которыми в данном случае являются координаты ячеек, – английскими.