Тамара Воротынцева - Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Фразы типа «большое количество позитивных отзывов», «многолетняя практика» будут звучать убедительно, если к ним добавить конкретные цифры.

Получая деловые предложения, любой адресат ищет в них прежде всего ответ на вопрос: «Какую пользу я от этого получу?» И чем быстрее получает такой ответ, тем лояльнее становится к восприятию дальнейшей информации.

Поэтому если ваша цель – пригласить к сотрудничеству, или убедить в необходимости предпринять какие-то действия, или склонить к принятию определенного решения – используйте в письме «язык пользы».

Например:

«Для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем наше сотрудничество может быть Вам полезным».

«Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов».

«Сотрудничая с нами, Вы сможете периодически на льготных условиях (которые мы предлагаем лишь некоторым нашим партнерам) размещать на нашем сайте рекламу программ Вашей тренинговой компании. Это позволит Вам экономить рекламный бюджет и рассказывать о Ваших программах большему числу Ваших потенциальных клиентов».

Из письма-предложения руководителю провести обучающие семинары по информационным технологиям для владельцев малого бизнеса.

ГОТОВЫЕ КЛИШЕ (ИСПОЛЬЗУЙТЕ, ЧТОБЫ ПИСАТЬ БЫСТРЕЕ)

Варианты фраз-анонсов в начале делового предложения:

• Для того чтобы Вам было легче принять решение, расскажу…

• Для того чтобы Вы оценили, чем мы можем быть Вам полезными…

• Для того чтобы Вам было легче разобраться в наших видах вкладов…

• Для того чтобы у Вас было представление о спектре наших услуг, коротко расскажу…

• Для того чтобы Вы располагали информацией для принятия решения, коротко сообщу…

Фразы-клише при рассказе о конкретных свойствах/особенностях продуктов/услуг/сервиса:

• Это позволит вам…

• Это дает Вам возможность…

• то есть Вы можете…

• то есть Вы получаете…

• таким образом Вы сэкономите…

Итак, назовем полный арсенал «фишек», позволяющих сделать письмо выразительным.

1. Конкретика:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

2. Внимание к личности адресата («личный план»)

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

А теперь, пожалуйста, опознайте эти инструменты в отрывках уже знакомого вам письма.

Отрывок № 1.

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов. Я звонил и предлагал Вам выступить в качестве эксперта для нашего журнала «Новости для вузов». Спасибо Вам за приятное общение и за предварительное согласие ознакомиться с моим предложением более подробно!

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имя, название).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени;

• указание на исключительность адресата.

3. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

Отрывок № 2.

Тамара, для того чтобы Вам было легче принять решение о сотрудничестве с нами, коротко расскажу, чем оно может быть Вам полезным.

1. Выступая как эксперт на страницах наших изданий, Вы сможете легко и быстро приобретать в лице наших читателей потенциальных участников Ваших тренингов.

Наш журнал имеет внушительную аудиторию (наш подписной тираж 30 тыс. экз.). Электронная версия журнала (www.VUZ…) имеет 2200 подписчиков. Ежедневная посещаемость сайта журнала – 7000 пользователей. Поверьте, это очень хороший ресурс для продвижения Ваших программ. Наша аудитория – выпускники, а также молодежь в возрасте от 18 до 25 лет. По отзывам экспертов, уже сотрудничающих с нами (ниже я перечисляю имена), наше взаимодействие дает хороший имиджевый эффект и повышает степень интереса аудитории к именам и программам экспертов.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (цифры, названия).

2. Внимание к личности адресата:

• обращение к адресату по имени.

3. Стиль письма

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

4. Экспертное мнение, экспертный совет автора письма.

5. Указание на имеющийся позитивный опыт.

6. «Язык пользы».

Отрывок № 3

Уверен, что Вы по достоинству оцените тот факт, что в качестве экспертов в нашем издании уже выступают такие авторы, как Светлана Петрова, Ростислав Голобас, Михаил Милованов. Мы рады пригласить Вас в эту команду.

Использованы следующие инструменты.

1. Конкретика (имена).

2. Стиль письма:

• первое лицо (я, мы);

• действительный залог;

• позитивная лексика;

• эмоционально окрашенная лексика.

3. Указание на имеющийся позитивный опыт.

4. «Язык пользы».

Для того чтобы информация о том, как написать убеждающее письмо, выстроилась перед вами в единое целое, я предлагаю вам взглянуть на картинку ниже (рис. 10), а после – посмотреть на письмо, написанное по ее логике.

Рис. 10. Смысловые компоненты письма – делового/коммерческого предложения

Советы по написанию убеждающего делового письма

1. Помните о цели: не только проинформировать, но убедить!

2. Четко формулируйте суть вашего предложения.

3. Продумывайте аргументацию. Убеждать могут разные вещи: ваш успешный опыт, опыт и уверенность эксперта, конкретные факты и имена.

4. Грамотно работайте с количеством и порядком подачи аргументов: не менее трех, не более семи. Самые сильные – в начале и в конце.