А. Егоров - С компьютером на ты. Самое необходимое

♦ Создать.При нажатии этой кнопки открывается новое окно Word.

♦ Открыть. С помощью данной опции можно открыть текстовый документ — нажмите кнопку, в открывшемся диалоговом окне Открытие документавыберите файл и нажмите кнопку Открыть. В выпадающем меню можно выбрать тип открываемого файла.

♦ Сохранить. При первом сохранении открывается диалоговое окно, в котором вам предложат выбрать тип сохраняемого файла и задать его имя (по умолчанию имя файла — Документ1). Документы, набранные в Word, можно сохранять в нескольких форматах:

• текст в формате Word (документ сохраняется с расширением doc);

• как Web-страницу (потом сохраненный текст можно без проблем открыть в браузере либо разместить в Интернете, файл будет иметь расширение htm или html);

• в формате RTF (Rich Text Format, расширение — rtf);

• также можно сохранить файл в любом другом из полутора десятков форматов, которые поддерживаются программой. На практике документы чаще всего сохраняются в формате DOC или RTF.

При выборе опций Создать, Открытьили Сохранитьв правой части меню кнопки Office(см. рис. 4.3) показывается список Последние документы, в котором отображается список документов, с которыми вы недавно работали. Чтобы выбрать документ, просто щелкните мышью по его имени.

♦ Сохранить как— сохранить копию документа. При наведении мышью на это меню, откроется список форматов, в которых можно сохранить документ (рис. 4.5).

♦ Печать— при выборе этого меню откроются три опции: Печать, Быстрая печатьи Предварительный просмотр. Рассмотрим эти опции подробнее:

• Печать— с помощью данной опции вы можете распечатать документ, выбрав принтер (если он у вас вдруг не один) и количество копий. Также можно выбрать, какие именно страницы вы хотите распечатать. Подробнее о печати документов рассказано в разд. 4.6 ;

• Быстрая печать— распечатка всего документа без каких-либо параметров;

• Предварительный просмотр. Используя эту кнопку, можно просмотреть весь документ перед его печатью. Подробнее об этом рассказано в разд. 4.6.

♦ Подготовить— еще одно меню опций, в котором можно настроить разрешения документа, настроить цифровую подпись и зашифровать документ. Рассмотрим опции этого меню подробнее:

• Свойства— при выборе этой опции открывается окно свойств документа (рис. 4.6), где вы можете редактировать информацию о документе — имя автора, тему, ключевые слова и многое другое;

• Инспектор документов— при выборе этой опции открывается одноименное окно (рис. 4.7), в котором вы можете запустить поиск в документе исправлений, скрытого текста и т. д. Выберите, что вы хотите найти (установите флажок напротив соответствующего пункта), и нажмите кнопку Проверить;

• Зашифровать— установить пароль на документ. Если вы хотите защитить ваш текст от посторонних глаз, то установите на него пароль, введя его в открывшемся окне (рис. 4.8). При вводе пароля учитывается регистр букв и — самое важное — если вы потеряете (или забудете) пароль, то восстановить его будет невозможно. Если вы установите пароль на документ, то при следующем его запуске появится окно ввода пароля;

• Ограничить разрешения— ограничение возможности редактирования, просмотра или распечатки документа определенными пользователями. Используется такая возможность чаще всего на предприятиях или в организациях, где иногда нужно ограничивать доступ определенных групп сотрудников к некоторым документам. Для более подробного изучения данного вопроса советую обратиться к литературе по Word 2007;

• Добавить цифровую подпись— добавить электронную подпись, подтверждающую подлинность составления документа определенным лицом. Такую подпись можно либо получить у одного из партнеров Microsoft, либо создать собственную. Подробнее о цифровых подписях читайте на сайте http://office.microsoft.com;

• Пометить как окончательный— при выборе этой опции документ будет помечен как окончательный и сохранен;

• Проверка совместимости— при выборе этой опции Word проверит документ на наличие возможностей, которые не поддерживались ранними версиями Word.

♦ Отправить— в данном меню находятся опции по отправке документа в виде сообщения электронной почты, как вложения в сообщение или факс через Интернет. Рассмотрим каждый пункт немного подробнее:

• Электронная почта— отправка документа как сообщения электронной почты. При выборе этой опции откроется программа Почта Windows (либо другая почтовая программа, установленная как программа по умолчанию), окно создания сообщения, где в поле ввода текста будет текст документа;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате PDF— при выборе данной опции также запустится окно создания письма, однако созданный или редактируемый вами документ будет вложен в электронное письмо в формате PDF. Более подробно об электронной почте и о файлах-вложениях рассказано в главе 7;

• Отправить по электронной почте как вложение в формате XPS— документ также будет приложен к сообщению электронной почты, но в формате XPS;

Формат PDF (расшифровывается как Portable Document Format) — разработка компании Adobe ( http://www.adobe.com). Документы данного формата можно читать с помощью бесплатной программы Adobe Reader. Ее можно скачать с сайта http:// www.adobe.comили с моего сайта.

Формат XPS (XML Paper Specification) является электронным форматом файла с неизменным макетом. В XPS можно сохранить, например, бланк договора и отправить его по электронной почте. Затем этот документ удобно заполнять и сохранять уже готовые договора отдельными файлами.

• Отправить факс через Интернет— отправка документа по факсу через Интернет. В России данная услуга пока не действует, и на момент подготовки второго издания на странице справки ( http://office.microsoft.com/ru-ru/marketplace/EY010035751049.aspx) было вывешено объявление, что идет составление списка компаний, с помощью которых можно будет отправлять факсы через Интернет.