Корин Грант - Вы приняты!

1. Используйте приветствие («Здравствуйте», «Добрый день») и завершение («С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и так далее).

2. Указывайте тему сообщения.

3. Используйте только полные предложения, избегайте стиля СМС.

4. Пишите только то, что можно безбоязненно показать другим. Если сообщение содержит щекотливую информацию (или еще хуже – сплетни) о другом сотруднике, не отправляйте его. Всего одна кнопка – и ваше письмо получат все коллеги, включая и начальника. У электронной почты нет гарантий конфиденциальности.

5. Вполне допустимо использовать неформальный, дружеский тон. Профессионал не обязан напоминать автоответчик или сборник деловых клише. Будьте собой – но улучшенной версией себя.

6. Не нажимайте на кнопку «Ответить всем», за исключением случаев, когда вы действительно считаете, что все должны знать ваш ответ. Это же верно и в отношении групповых рассылок.

7. Старайтесь не ставить адресатов в скрытую копию. Она пригодится, только если вы одновременно отправляете письмо сразу многим людям и при этом хотите сохранить их конфиденциальность.

8. Перечитайте написанное и убедитесь, что вы не ошиблись в адресе, прежде чем отправить сообщение.

9. Если вам трудно написать электронное письмо, может быть, лучше поговорить с человеком лично или по телефону.

10. Используйте обычный шрифт, избегайте подчеркиваний, полужирного шрифта и курсива. Текст, написанный заглавными буквами, создаст впечатление, что вы кричите на получателя. Если вам необходимо выделить особо важную часть, можете просто сделать короткий список из маркированных пунктов. Слишком длинное сообщение может означать, что лучше поговорить с адресатом лично или написать документ с кратким изложением инструкций или ключевых вопросов.

Поддерживайте порядок в своем почтовом ящике, сортируя сообщения по папкам в соответствии с их темой или функцией. Это поможет сократить количество входящих и почувствовать себя организованным человеком.

Еще один аспект профессионального общения, о котором стоит помнить, – это язык тела. Ярче всего он проявляется во время совещаний. Обратите внимание, как ведут себя другие. Вы заметите, что люди, которые пользуются наибольшим доверием и к которым все прислушиваются, обычно демонстрируют свой интерес к теме обсуждения с помощью языка тела. Постарайтесь сидеть прямо, лицом к собравшимся и поддерживайте зрительный контакт с тем, кто сейчас говорит.

Аманда устроилась координатором проекта в крупную медиакомпанию три недели назад. Оказалось, что работа сильно отличалась от студенческой жизни! Невозможно вздремнуть после обеда или посмотреть сериал днем. А как тяжело вставать по утрам в 7:00, чтобы вовремя добраться до офиса! Но Аманда очень хочет преуспеть в своей новой роли. Она знает: если постараться, эта должность приведет к более интересной работе, позволит обзавестись невероятно полезными связями и добиться места старшего редактора, о котором она мечтает.

Непосредственная начальница Аманды – Керри – пока в полном восторге от своей подчиненной. Керри заметила, что Аманда всегда приходит на работу чуть раньше и задерживается после 17:00, когда рабочий день окончен. Это так отличается от того, как вел себя стажер Чарли в прошлом году! Он почти всегда опаздывал на 5–10 минут, зато уже в 16:59 был готов покинуть офис. Работал он хорошо, но никогда не выдвигал идей и не проявлял желания участвовать в дополнительных проектах.

В офисе всегда найдутся какие-нибудь отвлекающие факторы. Некоторые из них помогают наладить отношения с коллегами и обмениваться опытом (перерывы на кофе, обмен планами на выходные). Другие менее полезны (сплетни о знаменитостях, общение с университетскими друзьями по WhatsApp). Что мешает вам сконцентрироваться на работе? Как с этим бороться?

Откажитесь от привычки постоянно проверять телефон и соцсети в рабочее время. Лучше держать телефон в сумке или в ящике стола и не доставать, пока он не зазвонит или не начнется перерыв. Вероятно, многие ваши коллеги пользуются телефонами, когда захотят. В будущем и вы сможете спокойно это делать, но сначала надо продемонстрировать, что вам можно доверять, и работать не отвлекаясь. А лучший способ сделать это – убрать телефон из виду.

Этот совет можно отнести и к социальным сетям. Если вы не работаете в сфере СМИ и массовых коммуникаций, вряд ли вам необходимо держать открытым Facebook. Даже если вы заглянули в него всего пару раз, если это заметят коллеги, может сложится впечатление, что вы недостаточно загружены работой, раз тратите время зря.

Переведите телефон в режим вибрации и предупредите друзей и родственников, чтобы они не рассчитывали на немедленный ответ, когда вы на работе. Сообщите наиболее значимым людям номер рабочего телефона, чтобы с вами можно было связаться, если это действительно необходимо. Теперь можете спокойно убрать телефон в сумку или ящик стола, зная, что не пропустите ничего действительно срочного, что не может подождать до обеденного перерыва.

Офис – это реальный мир в миниатюре. Здесь работают люди с разными жизненными историями, образованием, воспитанием, особенностями личности, культурными традициями и целями в жизни. Бывает сложно понять, кто есть кто, поэтому проявляйте осмотрительность. Уважительно относитесь ко всем – и не прогадаете.

Постепенно вы поймете, кто в организации принимает решения и кто наиболее влиятелен. Иногда оказывается, что благодаря сильному характеру и многолетнему опыту человек, стоящий ниже вас по должности, пользуется б о льшим авторитетом, чем вы и ваш непосредственный начальник.

Постарайтесь понять границы вашей сферы ответственности. У компании в целом есть определенная стратегия, и каждое подразделение должно играть свою роль. Скажем, вы работаете в отделе маркетинга. Ваша работа заключается в том, чтобы обеспечить признание бренда и продуктов компании на целевом рынке. Джон работает в финансовом отделе и следит за тем, чтобы все функциональные подразделения укладывались в свой бюджет. Ваши цели не всегда совпадают: например, вам необходимо 30 000 фунтов (2,6 млн рублей) на рекламную кампанию, а он просит урезать расходы. Из-за этих расхождений могут возникнуть трения между разными подразделениями одной организации, хотя они и стремятся к общей цели.

Один из способов выяснить цели каждого из функциональных подразделений – узнать критерии оценки их результативности. Наверняка у них есть целевые показатели (например, «не превышать бюджет более чем на 1 % от предусмотренных расходов» или «увеличить продажи на 5 % к 2020 году»). Эти показатели помогут прояснить мотивацию сотрудников и порядок действий. Какие критерии используются в вашем функциональном подразделении?