Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Ландшафт презентаций выводит нашу способность строить взаимоотношения с аудиторией на совершенно новый уровень – то, чего никогда не сможет сделать сам по себе ни один инструмент подготовки презентаций.

Причина, по которой я делаю это смелое утверждение, проста: в его основе лежит склонность людей высматривать возможности и использовать их. Как только мы поняли динамику конкретной презентационной ситуации и применили это понимание, чтобы подобрать подходящие инструменты и выбрать верный подход к повествованию, – мы автоматически делаем шаг вперед с точки зрения вовлеченности аудитории. Возросшая заинтересованность слушателей не только дает нам прекрасный шанс достичь своих целей (вспомните «непременно – надо – хорошо бы»), но позволяет обратиться к конкретным потребностям нашей аудитории.

Факт остается фактом: более ясное понимание ландшафта презентации в сочетании с презентационным миксом дает нам колоссальное конкурентное преимущество, полезное для внутренних презентаций и конференций и совершенно бесценное в случае презентаций для клиентов или инвесторов.

Весть о нашей методологии оптимизации презентаций привела к тому, что нам стали звонить нуждающиеся в поддержке и консультациях международные компании. Это всегда были очень захватывающие проекты, в которых сочетались командировки в интересные места и возможность работать с поистине изумительными людьми и компаниями.

Но среди всех наших ранних международных проектов есть такой, который по ряду причин стоит несколько особняком. Мы много лет работали с европейскими представительствами одного немецкого производителя программного обеспечения, оказывая им всяческую поддержку с самыми разными видами презентаций. Мы помогали готовить торговые презентации, стартовые совещания, внутренние презентации – и всякий раз в работе с визуальным представлением материала использовали PowerPoint.

Не сомневаюсь, что они называли нас своими «ребятами с PowerPoint». Это нас вполне устраивало: у них было много работы для PowerPoint, а у нас была отличная репутация в отрасли и, в конце концов, с ними было просто очень приятно работать. Затем известия о нас дошли до Соединенных Штатов.

Меня пригласили принять участие в конфиденциальной телефонной конференции, на которой было объявлено, что компания находится в процессе приобретения одного из крупнейших конкурентов. Это приобретение должно было очень сильно повлиять на и без того успешный бизнес: шансы пересмотреть свое предложение и сделать его более выгодным, возросшее влияние на динамичном рынке, возможности для еще более глубокого погружения в растущую клиентскую базу – все было просто замечательно! Среди прочего им нужна была презентация PowerPoint для обучения и подготовки продавцов, которые будут работать на международном рынке. Меня пригласили в США, и я прибыл к ним в офис свежим и отдохнувшим, поскольку летел бизнес-классом и остановился в одной из лучших гостиниц на Восточном побережье.

Когда представители высшего руководства (выглядевшие, надо сказать, очень дорого) заняли свои места в комнате за закрытыми дверями, мы приступили к процессу оптимизации презентации. Мы составили представление об аудитории потенциальных клиентов, обсудили цели и очень быстро нашли неотразимое ключевое сообщение (торговое предложение было таким великолепным, что все эти шаги дались очень легко). Затем мы перешли к работе над контентом.

И вот здесь меня прошиб холодный пот.

Тепловая карта аудитории говорила о том, что среди слушателей будут в основном любители фактов с заметной долей визионеров. Этого можно было ожидать: речь шла о продаже высокотехнологичных продуктов с многомиллионной ценой. С точки зрения контента технический характер нового комбинированного решения требовал довольно быстрого погружения глубоко в детали, а это могло отпугнуть визионерскую часть аудитории. Мы, конечно, гордимся тем, что можем делать с помощью программы PowerPoint такие вещи, для которых она не была изначально предназначена, но это было уже слишком.

Мне ничего не оставалось, кроме как озвучить свои опасения. Я повернулся к своим высокопоставленным и щедрым хозяевам и с дрожью в голосе пробормотал неизбежное:

– PowerPoint для этого не подойдет. Я не вижу, как можно реализовать это с помощью обычных слайдов.

В комнате, разумеется, воцарилась тишина. (О боже…)

Однако я не сдался и стал объяснять, что история сама по себе чрезвычайно убедительна, но если мы вцепимся в PowerPoint, то рискуем потерять аудиторию, которая может и должна проглотить все то, что мы собираемся сказать.

Я предложил продолжить размышлять в визуальном ключе и посмотреть, куда нас приведет дальнейшая работа. По правде говоря, в зале повисло отчетливое ощущение, что все идет не так, как надо, и виной тому я. (О Господи боже мой!..)

Добавьте сюда то, что по итогам каждой презентации отдел продаж получал наглядный перечень требований, которые потенциальный клиент выписал на доске собственноручно. Это позволяло пересылать результаты, полученные с помощью интерактивной доски Smartboard, по электронной почте и вставлять их непосредственно в документацию, а затем ссылаться на них, формируя по-настоящему индивидуальное и уникальное предложение.

Так из нескольких мгновений паники родилось решение, которое превзошло все наши ожидания.

Что же до меня, то лично я в итоге стал кардинально иначе смотреть на сам процесс подготовки и проведения презентаций. Бросив вызов принятым нормам и смешав ингредиенты, мы сумели сделать великолепную историю еще более мощной и привлекательной для аудитории. Все было просто: мы взяли правильный инструмент и применили его в правильный момент к правильному контенту – и, сделав это, мы случайно создали новый подход к презентациям. Так появился на свет презентационный микс.

Мы больше не считаем, что презентации непременно должны быть выдержаны в одном формате. Наши клиенты в целом приняли идею о том, что оптимизация сообщения и истории – первая и часто самая сложная стадия процесса создания презентации. Визуализация этой истории, ее превращение в набор презентационных продуктов – в значительной мере развлечение. Именно это позволяет нам эффективно вовлекать во взаимодействие любой тип аудиторий с любым количеством слушателей и в любой ситуации таким образом, чтобы получить радикально иной результат.