Саймон Мортон - Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления

Внезапно оказывается, что за формат презентации отвечает аудитория, а выступающий может призвать себе на помощь любое сочетание доступных ему инструментов и форматов.

Это интересно, это релевантно, это ярко.

Располагая ясным пониманием того, что такое ландшафт презентации, мы можем наконец перейти к изобилию презентационных инструментов. Правильное применение этих инструментов в составе презентационного микса обеспечит опору нашим новым идеям и поможет добиться столь важного для нас вовлечения аудитории.

Давайте посмотрим, какие рабочие инструменты есть в нашем распоряжении. Поскольку таких инструментов очень много, эта задача может несколько обескураживать.

С соблазном попробовать что-то новое сталкиваются все докладчики в мире – либо в силу самого фактора новизны, либо потому, что это выглядит круто с точки зрения аудитории.

Когда компания Apple выпустила iPad, сотрудники компаний стали в спешном порядке переводить свои презентации из PowerPoint в Keynote (а это был довольно неспешный процесс на заре существования iPad), чтобы руководители могли опробовать новинку на ближайшем заседании правления. Несмотря на весь свой лоск и элегантность, из-за отсутствия VGA-порта первые iPad были страшно неудобны для презентации перед аудиторией из более чем трех человек. Но пользователи не сдавались.

В начале 2011 года появился Prezi – онлайновый инструмент для работы с презентациями, который позиционировал себя как нечто принципиально иное. И вновь: всякие красоты вроде смещений и наплывов, а также отход от привычных норм пришлись по душе многим, несмотря на периодическое нытье зануд.

Я очень хорошо помню разговор с одним рекламным агентством, обратившимся к нам за помощью. Ведущий докладчик прекрасно понимал, что Prezi не годится для его аудитории и сообщения, но чувствовал себя обязанным использовать этот инструмент, потому что «от нас ждут, что мы осваиваем все самые современные технологии». Даже если инструмент совершенно не подходит для работы? В лучшем случае это опрометчивый шаг, а в худшем – проявление неуважения к аудитории.

Увы, исчерпывающего руководства, предписывающего, какой инструмент следует использовать в том или ином сценарии презентации, не существует. Однако цель лаборатории презентаций – дать вам достаточно информации для правильного выбора, когда придет время. Прелесть идеи ландшафта презентации и методики презентационного микса состоит в том, что их глубокое понимание позволяет вам применять эти инструменты в самый подходящий момент, добиваясь искренней вовлеченности аудитории.

В конце концов, никто не запрещает в разгар неформальной презентации включить компьютер и показать слайды, если это будет лучшим способом заинтересовать аудиторию. Если один инструмент не дает нужного результата, переходите к другому.

Презентационный миксер (схема внизу) – это просто основанная на опыте практическая рекомендация – итог нашей работы с сотнями компаний и тысячами презентаций, каждая из которых попадала в одну из трех категорий.

Опираясь на эту схему, я решил составить список «обычных подозреваемых» среди презентационных инструментов. В следующем разделе описаны их сильные и слабые стороны, указано, где и с чем их следует использовать, а самое главное – обозначен тип аудитории, для которого тот или иной инструмент подходит лучше всего.

Как я уже говорил, PowerPoint – основное орудие большинства бизнес-докладчиков по всему миру. Часто можно встретить утверждение о том, что каждый день в PowerPoint создается 30 миллионов презентаций (причем эта оценка была сделана еще в 2001 году!). В 2012 году компания Microsoft объявила, что программа PowerPoint установлена на 1 миллиарде компьютеров в мире. Такая популярность неизбежно превращает название этой программы в синоним слова «презентация» (и чаще даже в синоним словосочетания «плохая презентация»).

PowerPoint начал свою карьеру в 1987 году как программа для Macintosh под названием Forethought. После того как его приобрела компания Microsoft (к слову, вопреки желанию Билла Гейтса), он стал популярным и поселился на компьютере практически каждого делового человека.

На одного любителя PowerPoint найдутся десять таких, кто говорит, что это инструмент массового разобщения и источник многих бед в сегодняшнем бизнесе, ибо он упрощает данные до абсурда и не способствует пониманию материала слушателями. Однако здесь упускается из виду самое главное: PowerPoint – это все лишь программный продукт. Винить его в том, что бизнес-презентации отвратительны, – все равно что попрекать телевизор отсутствием интересных передач в вечерней сетке вещания.

Истина находится где-то посередине: PowerPoint – это не манна небесная и не исчадие ада. Как с любой современной технологией, благословения и проклятия следует адресовать прежде всего пользователю.

Многие вещи PowerPoint может делать очень хорошо. Он очень прост в использовании – несмотря даже на то, что в последних версиях появились весьма мощные функции работы с графикой и видеоматериалами.

В сравнении с другими инструментами эта программа отличается гибкостью и предлагает широкий выбор форматов вывода для созданных слайдов: видео, распечатка, PDF-файл, а с помощью соответствующих плагинов – и такие чрезвычайно удобные веб-форматы, как Flash и HTML5.

В умелых руках эта программа может быть также мощным инструментом для интерактивных презентаций, позволяя оратору углубляться в данные в соответствии с вопросами, которые задают слушатели, и сферой интересов аудитории. Однако и эти, и многие другие возможности PowerPoint либо остаются для большинства горе-дизайнеров тайной за семью печатями, либо используются чудовищно неправильно.

Парадоксально, но факт: источником большинства проблем PowerPoint является именно простота его использования. Интуитивная понятность и широкая распространенность приводят к тому, что любой бизнесмен, на компьютере которого стоит Office, убежден, что располагает всем необходимым для создания визуальной презентации. Однако в силу уже описанных выше причин для создания увлекательной и эффективной презентации совершенно недостаточно просто собрать вместе кучу анимированных слайдов. К сожалению, PowerPoint внушает пользователям ложное чувство безопасности и дает необоснованную уверенность в том, что обеспечивает их всем необходимым.